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用度品の管理

用度品の適正管理で業務の効率向上とコスト削減を推進

用度品とは、生産や販売の資材を除く、企業が購入する「モノ」です。購入と在庫管理を適切に行うことで、無駄なモノや高額なモノを減少させることができます。

[2020年 4月30日公開]

用度品の分類と取り扱い方法

用度品は帳票類や文房具など、業務の遂行に欠かせないものです。
例えば、顧客に提出する企画書をプリントアウトしようと思ったときに、用紙がなければ営業活動にも大きな支障が出ます。このようなことが起きないように、用度品の管理は在庫管理と発注のタイミングがポイントとなります。

用度品は、常備品と非常備品に分類されます。

常備品

日常的に業務で使用する事務用品・帳票類です。消耗品として、管理担当者(部署)が必要な数量を把握して計画的に発注・購入し、常に適正な数量の在庫を保ちます。

発注・購入の時期やタイミングを定めます。文房具などは、需要が高まる異動時期や移転・レイアウト変更時に欠品が出ないように、前もって発注を行います。

帳票類などの印刷物は、印刷納品の期間と毎月の使用量を考慮して「伝票が残り●冊ならば発注する」など発注の基準を定めます。コピー用紙なども同じように残量と消費量を勘案して、余裕を持ったタイミングで発注するようにします。

通常は発注基準に基づいて、見積りを複数社に依頼します。それから発注承認を得て購入し、各部署に分配します。在庫切れに気付くのが遅れて慌てて発注すると、購入価格が割高になる場合や、必要な仕様のものが入手できないこともあるので、棚卸しなど在庫管理は厳重に行ってください。

非常備品

必要に応じて購入する物品です。
例えば、社内イベントで急に間仕切り(パーティション)が必要になり購入する場合は、非常備品としての購入となります。

非常備品として購入した物品は、備品管理表を作成して管理します。OA機器や機械設備など、物品によっては償却資産となり、固定資産税の対象となる場合もあります。この場合、減価償却期間などを定め、固定資産台帳に記帳して管理します。また、故障・破損による修理、廃棄、買い替えなども適切に管理していく必要があります。

非常備品の購入は急な発注となる場合も多いですが、購入理由を十分に吟味して必要のない物品の購入は避けましょう。

用度品の管理

用度品の管理方法はおおむね以下の3通りになります。

1.集中管理

総務部門が会社全体の用度品を一括して管理する方法です。まとめて発注できるためコスト削減に貢献します。一方、在庫管理が煩雑となり欠品が生じる可能性が高まります。

2.分散管理

フロアや部署ごとに管理担当者を決めて、用度品の管理を行う方法です。日常的に在庫管理が行えるので、大量に必要になる時期の予測も含めてきめ細かな管理が可能となります。ただし、発注は担当ごとにバラバラとなるため、コストが割高になるという懸念があります。

3.併用管理(集中+分散)

用度品の種類によって、集中管理と分散管理を使い分ける方法です。
例えば、印刷が必要な帳票類は総務部が集中管理し、デスクや椅子などの什器(じゅうき)は各部署で管理するようにします。ニーズとコストの観点から管理方法を柔軟に組み合わせるのもよいかもしれません。この場合、管理形態の違いを明確にして従業員への周知徹底を図ることが大切です。

文房具などの用度品は、単品では少額なものが多いですが、全体で集計すると日常的に大きな出費となることがあります。無駄に消費することがないように、用度品は大切に扱いましょう。

参考

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

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