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初めての総務【第2回】総務の心得

総務の基本シリーズ第2回は、総務に携わる際の心得についてです

会社の事務作業全般に関わる総務業務を行う際に、何に気を付けなければならないのでしょうか。総務業務の4本柱とその心得を解説します。意外な能力が求められるかもしれません。

[2020年 5月27日公開]

「総務の役割=総務業務」の4本柱とは

総務業務の心得を説く前に、総務の役割について職務分掌の視点から解説します。あまり聞きなれない言葉かもしれませんが、職務分掌とは組織の中で職責(職務を果たすべき責任)や職権(職責を果たすうえで必要な権限)を明確にするために、職務ごとに整理・配分された役割のことです。社則などの規定によく出てくる表現です。
総務の職務分掌は以下の4点になります。

  1. 経営トップのサポート
  2. 全社的コミュニケーションの管理
  3. 他部門のサービススタッフ
  4. 全社的活動の推進・運営

これらの業務を推進することで、ソフト面・ハード面ともに働きやすい環境を構築するのが総務部門の役割だといえます。

総務の心得は全社的な視点とクリエイティブ精神

それでは、それぞれの業務に携わる際の心得を解説していきます。

1.経営トップのサポート

総務は事務部門の中枢として、経営トップに最も近いところに位置しています。具体的な業務には、秘書的な役割として経営者のスケジュールや行動のサポートがあります。また、経営層から頼られる参謀役として、さまざまな支援も行います。

加えて、経営者の意思を社員に周知徹底するのも重要な役割であり、経営者の意向を正確に読み取ることが重要になります。そして社内全体に精通し、迅速かつ的確な判断を行うことが求められます。

会社に不祥事が発生した場合は、記者会見の準備やスピーチについての進言と原稿作成・質疑応答対策のサポートなどを行います。経営トップの一言で会社の評価が分かれることも多々ありますので、とても難しい業務となります。

2.全社的コミュニケーションの管理

会社の組織は、担当する業務によって部門ごとに分かれています。しかし、製品を製造して販売するというように、各部門が連携することで一つの仕事が完結しています。こうした社内各部門の連携・調整を行うのが総務部門になります。ここでの心得は、業務を円滑に推進するための潤滑油としての役割を果たすよう努めることです。また相互に協力・連携させるために、各部門を横断的につなげることを心掛けましょう。時として部門ごとの意見が平行線をたどり、部門間では解決できない場合もあります。この場合はまさに潤滑油として交渉や根回し、協力要請、アドバイスなどを行い、問題解決に向けて調整を図ります。

もう一つの心得は、全社員に社内の情報を正確に伝えることです。会社の大まかな動きや社員の動向は社内報で周知し、規則やルールについては研修を行います。ただ情報を伝えるだけでなく、あわせて社内の気運を高めることも視野に入れながら行動しましょう。

世の中では総務というと地味で無口な存在と捉える方も多いようですが、円滑なコミュニケーションが求められる部門でもあるのです。

3.他部門のサービススタッフ

これは前回の総務の仕事でご説明したように、「庶務業務」としてほとんどの企業の総務担当者が行っている業務です。事務用品や備品の管理、会議室の手配など細かな作業が多いですが、これらが滞ると社員に大きな不便や負担を強いることになります。この業務の心得は「気遣い」です。

例えば備品管理を行う場合は、欠品しないように在庫管理を的確に行う必要があります。そのうえで各部門の動向に注意を払い、一時的に消耗が多くなりそうなものはあらかじめ必要な量を確保しておくなど、対応が後手にならないように心掛けましょう。また、設備の状況(故障・破損など)を随時把握して修理や交換を早めに行うなど、社員が快適に仕事をできるようにしましょう。

4.全社的活動の推進・運営

企業では全社員が一体となって取り組む活動を行うことがあります。例えば全社的なコスト削減活動や安全推進キャンペーンなどです。また公式行事として●●周年事業、入社式、株主総会、OB会、社葬などがあります。情報セキュリティ向上やコンプライアンス強化、環境問題対策などの全社プロジェクトも、総務が事務局となり運営管理を行います。さらに社員親睦を目的として全社で行う行事(暑気払いや忘年会、社員旅行、スポーツ大会)やCSR活動(地域のお祭りへの参加)など、多岐にわたる社内イベントの推進・運営も総務部門が中心となって行います。ここでは活動目的達成のため、けん引力を発揮することが総務の心得となります。自らがリーダーとなり事業や活動を盛り上げていきましょう!

もう一つ付け加えなければならないのが、職務分掌を超えた業務です。事業活動の進展においては、どこの部門にも属さない全く新しい業務が発生する場合があります。この場合、総務部門がその業務を扱うことになります。

例えば新型ウイルス感染症対策として、急きょ全社員がテレワークなどの在宅勤務を行うことになったとします。その際、テレワークの設備や勤務形態を管理する業務が発生しますが、総務部門がテレワークの環境構築と労務管理に対応することになります。

また、社会情勢や環境が変化する中で、会社が事業を継続・発展させるために必要な新規業務はまず総務が携わります。その後に、必要に応じて新規業務を担当するセクションや部署を構築します。工場の設備が整うまで、総務部員が総出で新製品の梱包(こんぽう)を手作業で行っていたなどの逸話がある企業も珍しくありません。この場合は、会社の最先端の業務を開発するという意識でクリエイティブ精神を大いに発揮しましょう!

地味で裏方の存在とされる総務部門は、本当は創意工夫が必要なクリエイティブな部署なのです。受け身の姿勢ではなく、みんなが安心して働きやすい環境を積極的に創造することを期待しています。

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。