役立つ! 総務マガジン

テレワークの環境整備で業務効率アップ!

テレワークの課題解決を図り、業務効率の向上を目指す

コロナ禍により急速に普及が進んだ「テレワーク」。業務効率向上などの成果を得るためには、ソフトとハードの両面からテレワーク環境を整える必要があります。

[2020年 9月23日公開]

テレワークの導入と課題

テレワークは在宅で仕事ができるため、通勤時間の削減と疲労軽減、育児・介護と仕事の両立をはじめとするワークライフバランスの実現など、さまざまなメリットが生じます。コロナ禍での政府の緊急事態宣言を受け、感染拡大防止のためテレワークによる業務が推奨され、導入が一気に進みました。

しかし、ビデオ会議などにも慣れ、ネットワーク回線を利用した在宅での作業はある程度うまくいっているものの、本来の目的である「業務効率の向上」を達成している企業はまだ少ないようです。

それは、パンデミックや大規模災害発生時において通勤が困難な場合に導入する「緊急処置としてのテレワーク」にとどまっているからではないでしょうか。非常時に業務を遂行できるテレワークはリスクマネジメントの観点で重要ですが、それ以上に有効活用するために、テレワークの業務環境をあらためて整備してみてはいかがでしょうか。

テレワークを円滑に行うためには労務環境をはじめさまざまな環境やルールを整備する必要がありますが、ここではテレワークを快適に行うためのハードとソフトの両面の環境整備についてご紹介します。

テレワークの環境整備~ハード編~

テレワークを行うためのハード環境は、大別するとPCやネットワークに代表されるIT環境とオフィス(自宅)での作業環境の二種類があります。

共通するのは「オフィスと自宅の差をできるだけ少なくする」ということです。どちらでも同じように仕事ができるとストレスが減少し集中力が高まります。またセキュリティ水準も同一に整えることにより安心してテレワークを行えます。

(1)IT環境

オフィスと自宅のどちらでも利用できるように手軽に持ち運び可能なノートPCを標準とします。
ビデオ会議を利用することを前提とし、内蔵カメラ付きなどテレワークに適したものを選定します。

ネットワークはVPNのようなセキュリティ対策を施し、容量の大きいファイルや画像データでも素早くやり取りできるように、できるだけ高速大容量回線を用意します。
自宅の場合は、住居環境により利用できるネットワーク回線が限定されることもあります。会社からモバイルルーターを貸与するなど、自宅環境のハード面を整備するためのサポートを積極的に行いましょう。

携帯電話は会社備品として貸与し、内線機能も使って社内外から連絡が取りやすいようにします。
個人のスマホを業務で利用することもできますが、できれば仕事とプライベートは切り離して利用した方が運用管理上も安心です。なお機器にはセキュリティ対策を施したうえで貸与します。

テレワーク勤務で生じる公私の境目がなくなるというストレスをなくすためにも、通信手段はプライベートとは別に用意することをおすすめします。

IT環境の整備

PC
業務遂行に適したスペック+ビデオ会議機能
ネットワーク
  • VPNなどのセキュリティ対策
  • モバイルルーターの貸与
データセンター
業務に必要なデータの閲覧・編集/加工・蓄積(作業用PCにデータを残さない)
携帯電話・スマホ
  • 顧客対応や業務連絡用として使用(会社貸与)
  • 勤務時間外は電源をオフにして、自動応答メッセージで対応するのが望ましい

(2)作業環境の整備

自宅の作業環境

オフィスの作業環境は労働安全衛生法によって、明るさや空調、温度、騒音などが規定されています。自宅の場合は居住環境により異なりますが、厚生労働省からテレワークに適した自宅環境のガイドラインが公表されています。

オフィスの作業環境

テレワークの導入で社屋内に余剰スペースができ、その不要なスペースの賃貸契約を解除したり、小規模なオフィスや郊外への移転を検討したりする企業が増えています。

また、新型コロナウイルスの社内クラスターの発生を避けるため、オフィスのレイアウトを変更する企業もあります。具体的には、従来多く見られた島型のデスク配置を社員同士が対面しないように背面型の配置に変更したり、フリーアドレス型のデスク配置を導入したりするなどの対策を講じています。

オフィスレイアウトの変更を検討する際は、デスクの配置だけではなく、換気や室温・湿度などの空調や照明にもご注意ください。会議室もビデオ会議を前提としたシステムの導入や防音対策を検討しましょう。

環境整備は一過性ではなく継続して行うようにします。オフィスの固定費を削減し、その分をテレワークの環境整備に充てるなどの事業投資予算を検討し、定期的に導入効果を確認することが重要です。

テレワークの環境整備~ソフト編~

テレワークを円滑に導入するためには、共通のソフトウェアを利用することがポイントです。ここでいう「共通」とは、同一のアプリケーションを使用するだけでなく、バージョンも統一することです。オンラインでデータをやり取りするうえで、相手のバージョンと合わせる手間をできるだけ少なくしましょう。

利用アプリ
  • サブスクリプションで最新かつ共通のアプリを使用
  • アップグレードのタイミングや運用管理の手間(人員の増減による変更作業など)を軽減
外部にデータを送る場合
原則PDFや暗号化したファイルを送付

社内データの扱い

文書のデジタル化と情報共有
業務に必要なデータは全てデジタル化し、データベースとして活用します。個人情報など高いセキュリティが必要な情報を扱う場合は、アクセス権限をはじめ、取り扱いルールを確立して運用管理を徹底してください。

経費精算や稟議書などの申請から承認までは、全てオンラインで完結するようにします。押印が必要な書類は必要最低限に絞ります。
最近は官公庁への提出書類もほとんどが電子申請で処理できるようになっています。社内で利用する書類作成や承認を簡素化することで業務効率が大きく向上し、その分本来の仕事に集中できます。

テレワークの環境整備~まとめ~

テレワークの推進は将来の事業投資と捉え、全社的に対応することで大きな効果を得ることができます。特に全社共通の基幹システムは、旧態依然としたシステムが部分的に残ってしまった場合、業務効率向上を妨げる足かせとなることがあります。

環境を整備するのと同時に、ルールを定めて周知することも大切です。あまり複雑で厳しいルールは利用者のストレスを高め、利用の妨げになる場合もありますので、単純明快なルールにすることが基本です。

テレワークの環境整備は将来につながるインフラ整備と位置付けて、しっかりとした基礎を再構築しましょう。

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。