役立つ! 総務マガジン

サテライト・シェアオフィス活用法

テレワークはサテライト・シェアオフィスの活用で効率アップ!

テレワークで注目を集めているのが、サテライトオフィスとシェアオフィスです。会社でも自宅でもない新しい職場環境を活用して業務効率向上を図りましょう。

[2020年11月25日公開]

サテライトオフィスとシェアオフィス

オフィスと自宅の中間のような位置付けがサテライトオフィスやシェアオフィスです。どちらも小規模なオフィススペースですが、デスク・椅子、照明、電源、通信回線などが用意され、会社のデスクと同じように作業することができます。一般的に、サテライトオフィスは企業が設置・運用するスペースで、シェアオフィスは運営会社が貸し出すレンタルスペースです。

サテライトオフィス

サテライトオフィスは、企業が目的に応じて用意する簡易なオフィススペースです。例えば、得意先の近くに営業担当者を常駐させる場合などに設置します。迅速な対応が可能になり、担当者も会社と取引先を往復する労力を削減できるメリットがあります。この方法は、従来企業の地方進出や長期間工事などの際、仮設事務所のような役割として活用されていました。

最近注目されているのは、テレワークに対応するために企業が用意するサテライトオフィスです。このテレワーク型のサテライトオフィスには2通りのタイプがあります。

(1)サテライトオフィス(自宅タイプ)

テレワークの主なメリットは通勤にかかる時間と労力、感染症リスクを軽減させることです。しかし、「自宅に仕事をする環境が整っていない」「オンとオフの切り替えができない」「雑談など業務以外のコミュニケーションが取りづらく、閉塞(へいそく)感を感じる」などのデメリットも指摘されています。

そこで会社が住宅街の近隣に設置して、通勤の負担を軽減しつつ、会社と同じような職場環境を提供するのが自宅タイプのサテライトオフィスです。自宅タイプのサテライトオフィスは、通常勤務とテレワーク両方のメリットを生かしています。住宅街がある郊外のターミナルエリアに設置されることが多く、自社で用意します。またグループ企業や提携企業と一緒に用意するケースも増えています。

(2)サテライトオフィス(地方タイプ)

基本的な機能は自宅タイプのサテライトオフィスと同じですが、目的が若干異なります。地方タイプの目的は、地方に居住している(もしくは親族の介護などで地方に転居した)人材を活用することです。

テレワークでできる業務は、基本的にネット環境があればどこでも行うことができますが、打ち合わせや面談などで定期的に出社することもあります。また何らかの形で会社への帰属意識を高めていくことも必要です。

しかし、その都度、時間と交通費をかけて本社まで呼び出すのは非効率です。そこでサテライトオフィスを全国各地に設けて、オフィスの分散と広域化を推進します。今後、働き方改革や少子高齢化が進むにつれて、人材確保が困難になるといわれています。地方にサテライトオフィスを設けて人材を獲得することは、大きな解決策になるのではないでしょうか。

シェアオフィス

シェアオフィスは、複数の企業や個人にビジネスで利用するため、貸し出される共有のオフィススペースです。大別するとレンタルオフィスとシェアオフィスの二つのタイプがあります。

(1)レンタルオフィス

都市部では、主に個人起業家のSOHOや弁護士、税理士などの事務所として利用されていました。専用ブースが用意され、専用の電話番号も取得できます。会議室やOA機器も共用できるため、オフィスを賃借する場合に比べて、低コストで事業を開始することが可能です。さらに定員に応じて必要な専用スペース(1名~数名程度)を借りることができます。セキュリティも高いため、最近では企業がサテライトオフィスとしてレンタルするケースも増えています。

(2)シェアオフィス

シェアオフィスでは、フリーアドレスのように自由に場所を選んで作業します。カフェやファミレスなどで仕事をする形に近いかもしれません。そのため、企業の法人利用以外に社員が個人的に借りて仕事を行う場合も多いようです。最近では、ビジネスホテルが宿泊者の少ない昼間の時間帯に空いている部屋をシェアオフィスとして貸し出すケースも多くなっています。必要に応じていつでも気軽に利用できるのがメリットですが、自由に利用できる分、セキュリティは脆弱(ぜいじゃく)な場合があります。

サテライトオフィスとシェアオフィスについて説明してきましたが、どちらもオフィススペースとしての機能や設備に大きな違いはありません。また、サテライトオフィスとしてシェアオフィスの一部を賃貸する場合もありますので同意語として用いられることもあります。

いずれにしても、通勤など移動にかかる労力を軽減しつつ、コミュニケーション不足などテレワークのデメリットを解消できるかもしれません。異業種同士の交流などにより、新鮮な発想や新規ビジネスが生まれる可能性も秘めています。また、託児サービスや居酒屋スペースなどの特色のあるシェアオフィスも続々と登場しています。

サテライトオフィスとシェアオフィスのチェックポイント

前述したとおり、サテライトオフィスとシェアオフィスは新しい働き方に対応しています。一方で、設備やサービス内容によっては自社の業務に適さない場合もありますので、利用に当たっては十分にご注意ください。

費用

サテライトオフィスの場合は、オフィス同様に賃貸料+内装工事・什器(じゅうき)・通信回線などの設備費用が発生します。自社で負担するのが難しい場合はシェア(レンタル)オフィスの利用を検討しましょう。

シェアオフィスの場合は利用会社と運営会社間での契約となりますが、利用料の立て替えなど社員の負担が発生しないように配慮しましょう。

利用カードなどを社員に発行して、必要なときにいつでも気軽に利用できるようにします。社員の利便性を向上させることが、利用率の向上にも役立つはずです。

利用時間・立地

深夜の時間帯や休日の利用が可能か、また可能な場合は防犯対策がしっかり施されているかの確認を行ってください。
立地については、交通機関からの距離やコンビニの有無など周辺の利便性を確認しましょう。また、深夜・休日も環境に変化がないかを確認しましょう。

防犯・セキュリティ

部外者が容易に立ち入れないかなどの防犯設備(防犯カメラ・オートロックなど)と施設のセキュリティ対策を確認しましょう。またシェアオフィスの場合は、検温・消毒・飛沫(ひまつ)防止パーティション、ソーシャルディスタンスなどの感染予防対策もチェックしましょう。

さらにネットワーク環境がセキュリティの脆弱なWi-Fiの場合は、モバイルルーターを持ち込むなどの対策が必要となります。

それからセキュリティで特に注意したいのが「防音」です。電話やビデオ会議などで会話内容が周囲に漏れないようにしましょう。また仕事に集中したいときに周りから声が聞こえてくるのもストレスがたまります。

そのほかにも複合機や郵便・宅配物の受け取り、飲食・休息スペースの有無など自社の業務環境に準じて詳細を確認してください。

サテライトオフィスやシェアオフィスはこれからの会社の姿

サテライトオフィスやシェアオフィスはテレワークで注目を集めていますが、まだ草創期の段階です。しかし、企業優先の終身雇用型から仕事優先のジョブ型の働き方が増えてくると、新たなワークスペースとしてサテライトオフィスやシェアオフィスの需要が増えていくと予測されています。

災害時のリスク分散や人材確保の観点からも、個人ごとの小規模オフィスが分散するようなアメーバ型の組織形態が、これからの時代に対応する新しい企業組織となるのではないでしょうか。

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。

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