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テレワーク時代の資産管理

在宅勤務で必要な企業資産をどのように管理すればよいのか

無駄な出費の削減と税務処理上の観点から、会社の資産管理は正確かつ迅速に行わなければなりません。会社の資産が社員の自宅などに分散した場合、どのように管理すればよいのでしょうか。

[2021年 1月13日公開]

資産管理方法の変化とは

企業の資産は大別すると、「固定資産」と「流動資産」の二つに分けられます。

1.固定資産

固定資産は、1年以上の長期にわたって保有し、取得価額10万円以上の資産の総称です。
厳密には以下の三つに分類されます。

  1. 有形固定資産:土地・建物・車両・各種設備など
  2. 無形固定資産:ソフトウェア・特許権・その他の知的財産権など
  3. 投資その他の資産:出資金・貸付金・投資有価証券など

2.流動資産

企業の資産の中で、製品や売掛金など1年以内に現金化または費用化できるものを流動資産といいます。原則として1年以内に現金化できるものを指しますが、建設業などにおいて、完成までに時間を要し、売掛金の現金化に1年以上かかる場合も流動資産として扱われることがあります。

総務が管轄する主な資産管理は、固定資産の有形固定資産と無形固定資産です。これまではPCをはじめIT機器やデスク・椅子などの有形固定資産は、オフィス設備として社内で利用されていました。しかし、働き方改革の推進やコロナ禍でのテレワークの普及でPCなどオフィス設備の一部が、在宅勤務用として社員の自宅などに分散するケースが増える傾向にあります。

オフィスのデスクや椅子は長時間仕事をしていても疲れないように作られていますが、今はテレワークを始めたばかりで、取りあえず家の食卓などを利用して仕事をしている人も多いと思います。

しかし、テレワークが定着すると在宅勤務の時間も長くなりますので、子供部屋のように、仕事用のデスクや椅子を備えた「仕事部屋」を設ける家庭が増えてくるでしょう。その際、PC同様にデスクや椅子などの什器(じゅうき)備品も会社が貸与するケースが想定されます。

従来と同じ方法で資産管理を行う場合、総務担当者は資産管理台帳を持参して社員の自宅を訪問し、会社が貸与しているPCなどを確認することになります。
このような手間をかけていたのでは、業務効率向上を妨げ、総務担当者はテレワークができなくなります。そこで新しい資産管理方法に変更する企業が増えているのです。

IT資産管理方法は「有形固定資産+無形固定資産」の一元化に

テレワークの浸透により、不動産や設備、備品など会社にある資産の管理だけではなく、在宅勤務で貸与するPCやソフトウェア(ライセンス)が資産管理の重要なポイントとなります。

前述した固定資産の分類はあくまで税務上のものです。有形固定資産であるPCには無形固定資産のソフトウェアがインストールされています。この両方が存在しないと機能しないため、貸与するPC・スマホなどのデジタル機器とインストールされているソフトウェアのライセンス管理を同時に行う必要があります。それ以外にも、関連するサーバーやネットワーク機器も「IT資産」としてまとめて管理するとさまざまなメリットが見えてきます。

IT資産

下記に挙げた品目は、手作業で管理すると相当の時間と労力が必要になります。そのため、機器類にはバーコードやQRコードを出力したシールを貼り、スマホなどで読み取り管理します。ソフトウェアはバージョン、ライセンス情報をインストール時に登録して管理します。専用の管理ソフトもいろいろありますので、自社の運用に適したものを検討しましょう。

  • PC
  • スマートフォン・タブレット端末
  • ルーター
  • サーバー
  • ハードディスク
  • 複合機(コピー機、スキャナー、プリンター)
  • Webカメラ、スピーカー
  • OS・ソフトウェア
  • PC周辺機器(モニター、キーボード、マウスなど)
  • オフィス電話、FAX
  • 回線(契約)

管理ソフトの中には、使用状況をリアルタイムに記録することができるログ管理の機能が付いているものもあります。
資産の管理だけでなく、セキュリティの向上や、機材やソフトの更新にかかる予算の計上にも役立ちます。

テレワーク時代の資産管理~まとめ~

テレワークの目的は業務効率の向上です。手作業で煩雑だった資産管理も、システム化することで労力が軽減され、効率よく正確に管理できるようになります。

テレワークはこれからますます普及していくと予測されています。それを見込んで、企業によってはオフィスの縮小や郊外への移転を始めているところもあります。働き方だけでなく社会全体が多様化する中で、柔軟な経営を目指すためには、有形固定資産を最小限に抑え、レンタルやサブスクリプション(定額利用)サービスを活用するのも一つの方法です。

社会の変化を踏まえて、経営の方向性とそれに適した資産管理方法を検討してみてはいかがでしょうか。

参考

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。