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業務の棚卸しは改善の基本

あらためて全容を見直し、業務改善を促す方法をご紹介

業務改善・業務棚卸しのポイント

  • 現在の業務を棚卸しすると、通常業務の中の効率が悪い部分が見つかります。
  • 例えば、「必要のないプロセス」「外注すべき業務」などが分かります。
  • 業務の棚卸しによって得られる効果とそれを活かした改善案をご紹介します。

[2015年10月 6日]

業務の棚卸しを行うことで、現状の業務における課題が見つかる!

業務棚卸しを行うと、今の業務の問題点と改善すべきポイントが見つかります。例えば、

  • 必要のない手順を踏んでいる業務
  • 時期ごとの業務量の偏り
  • 外注化・システム化すべき業務

などが分かります。業務の棚卸しをして、現状の業務を正しく把握し課題を特定することが、業務改善のためには欠かせません。

業務の棚卸しで何が見つかる? 具体的な効果とその手法をご紹介

業務の実態を把握し共有することで、他の人に割り振れるようになる

業務の棚卸しは業務の担当者や業務区分などを明確にするため、これまであいまいだった業務を誰でも理解可能な形にできます。そうすることで、特定の人物以外でも業務を行うことができるようになります。

例えば、「Aさんに渡す」という業務を棚卸しすると、実は「外部へ郵送する」という業務であったかもしれません。この業務が「配送業者へ引き渡す」ことだと分かれば、次は梱包や宛名書きのルールを定めることで誰でもこの業務を行うことができるうえ、Aさんが休んだら郵送物が滞る、ということもなくなるのです。

業務の繁閑を把握して、業務量を平準化できる

業務棚卸しをすると、その業務が月にどれくらい行われるのかなどが分かります。時期ごとに業務を行う量が異なる場合には、そのピークとなる時期が把握できるのです。

業務が忙しくなる時期は、それに伴い時間もコストも普段よりかかり、品質も落ちがちです。しかし業務の棚卸しをして繁閑を把握しておけば、事前に対策をしておくなどの対応が可能になります。棚卸しをして業務量をならすことで、安定して品質の高いものを提供できるのです。

自動化・外注化すべき業務を見つけて業務効率を改善できる

業務棚卸しによって、組織が抱える仕事を自動化する、あるいは、外注業者へアウトソーシングしたり、設備・システムを導入すべきか判断でき、効率化を図ることができます。そのために、これらの手段が導入できる業務かどうかを振り分ける必要があるのです。外注の効果や設備やシステム導入時のコストパフォーマンスを予測することにもなるため、自社で負担になっている作業のみをアウトソーシングしたり必要な設備のみに投資したりと、結果的にコスト削減や業務の効率化をもたらします。

業務の棚卸しは目的に応じてさまざまな活用法があります。組織に合った発見ができるように棚卸しをすれば、業務効率の改善や事業計画を考えるヒントにもなるのです。

最新の情報を反映させて、業務の変化に対応することが重要

業務の棚卸しをする際には、業務を「誰が行っているか」「どれくらいの頻度で必要となるのか」などの情報が必要となりますが、それは常に一定のものではありません。担当者が変わりプロセスそのものが変化することもあれば、自社や市場の変化により業務量が変わることもあるでしょう。このような変化を反映させて棚卸しをすることで、現状取り組むべき改善ポイントが見えてくるのです。

ERPでリアルタイムに情報を管理して現状の課題を明らかに

実際の棚卸し作業は、関係者のヒアリングなどだけで簡単は終わらず、さらにリアルタイムに情報をアップデートする場合は、より手間がかかります。

そこで各部門の情報を統合して集積するERPを導入することで、リアルタイムで変化を追うことができます。情報の更新に時間がかからないため、ヒアリング等に必要となる時間も最小限に抑えられ、業務棚卸し作業自体も効率化できるのです。

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ただ、いきなり業務の棚卸しをするのは難しい・・・

業務改善のためにいざ棚卸しをしようと思っても、下記のような不安はつきものです。

  • かえってコストがかかるのでは?
  • 自社に合った基幹ソフトは?
  • 棚卸しをした後はどうすればいい?

ぜひ、大塚商会にお任せください。

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