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RPAでルーティンワークから解放! 労働時間86%減の例も!

雑務とコストを大幅削減! IT時代の必須ツール!

定型作業を自動化するRPAは、いまや大手企業だけでなく中堅・中小企業や自治体でも導入が増えています。自動化できるのは定型作業が主ですが、活用次第では業務時間の86%を削減できたという例もあります。導入後に失敗しないために、幾つかのポイントを確認しておきましょう。

ルーティンワークの負担を軽減するRPAとは?

RPAとは、Robotic Process Automation(ロボットによる作業自動化)の略で、主にPC上で行う定型作業をコンピュータープログラムで自動化することです。人手不足を背景に企業の働き方改革が求められる中、自動化できる作業はコンピューターに任せ、人が行うべきことに時間を使うことで人間の負担を減らしつつ競争力を高めようという流れが生まれています。

今まではRPA導入には高い費用がかかっていたうえ、操作できる人材もそれほど豊富ではありませんでした。しかし現在はさまざまなメーカーから企業規模やニーズに合った製品が発売されているほか、クラウドサービスのように導入ハードルが低いサービスも登場し、裾野が広がっています。

2018年には400億円ほどだった市場が2020年度にはおよそ1.5倍の666億円に成長すると、株式会社矢野経済研究所が「RPA市場規模推移・予測」で報告しているほか、地方自治体においても都道府県の約3割、指定都市の約4割がRPAを導入済みという総務省の「地方自治体におけるAI・RPAの実証実験・導入状況等調査」があるなど、民間だけでなく公的な組織でも業務効率向上の手段として活用され始めています。

引用元:総務省自治行政局行政経営支援室「地方自治体におけるAI・RPAの 実証実験・導入状況等調査」(http://www.soumu.go.jp/main_content/000624150.pdf)
引用元:株式会社矢野経済研究所「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)市場規模推移・予測」(https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2085)

難易度で分類される三つのクラス

RPAはレベルにより3段階にクラス分けされています。

クラス1は、一般的にイメージされるRPAのことで、ルールベースで決められた作業を自動化する段階です。マニュアル化された作業など、定型業務の自動化を行います。

クラス2は、EPA(Enhanced Process Automation)と呼ばれるものです。Enhancedとは「強化・改善された」という意味で、クラス1のRPAに一部AI-OCRなどのAI技術を用いて、非定型作業まで自動化を行います。なおAI-OCRとは、AIの画像認識技術を活用することで通常のOCRよりも精度の高い読み取りを可能とした技術です。手書き文字や定型位置以外に記載された文字も認識できます。

クラス3は、CA(Cognitive Automation)と呼ばれるものです。Cognitiveとは「認知」という意味で、ルールベースではなくAIと同等の技術でデータ分析を行い、意思決定までを行います。まだクラス3は実用段階には至っていません。

RPA導入で自動化できるルーティンワークの例

RPAの適用範囲は主にPCを操作して行う事務作業が対象です。特にWebサイトからの情報収集や社内システム間連携、繰り返し行う作業などを得意としているため、そのような業務はRPAによる自動化が期待できます。

例えば、こんな業務が自動化できます。

  • Excelに入力されたデータを社内の経理システムに転記する
  • 自社で販売している商品がネット上において幾らで販売されているか、複数サイトで定期的に価格を調べる
  • 社内システムに保存されているデータを、クラウドサービスに転送する
  • フォームの入力項目に記載漏れがないかチェックする
  • 転記ミスがないか、同一性チェックをする

RPA導入のメリットと期待できる効果

RPA導入のメリットとしては下記のような効果が挙げられます。

人件費削減

単純作業をロボットが行うことで人件費を削減することができます。どんなに遅くまで稼働させても残業代もかからず、ロボット運用費は人件費より低コストです。

茨城県は2019年6月に、年間3,201時間かかっていた業務がRPA導入によって433時間になり、86.5%の削減効果があったと発表しました。これは「財務会計システムへの入力業務」「教職員の出張旅費の入力業務」など4業務で実証実験を行ったもので、類似する40業務にもRPAを適用すると、最大で年間46,011時間(人件費換算で86,949千円)の削減効果が期待できると試算しています。

引用元:茨城県ホームページ「RPAにより対象業務の労働時間86.5%の削減効果が判明」(https://www.pref.ibaraki.jp/kikaku/ict/20181101.html)

付加価値の高い業務に集中できる

人が行っていた作業をロボットが肩代わりするため、浮いた時間を別の付加価値が高い作業に充てることができます。

ミス防止

単調な作業になればなるほど、うっかりミスなど人的な誤りが起きてしまいます。ロボットが作業を行うことで、人為的な単純ミスを防止することができます。

24時間365日稼働させることができる

ロボットはプログラムなので、休憩も休日も不要で毎日24時間稼働させることができます。ただ、もしプロセスの設計にミスがあった場合、それに気付くこともなく誤った結果を量産することになるため、定期的なチェックは欠かさないようにしましょう。

RPAの導入を成功させるには

RPAを導入する企業は増えている反面、話題だからとやみくもにツールを導入し、結局はうまくいかずに挫折してしまうケースも散見されます。
導入を成功させるためには、以下のようなことに気を付けると失敗が起こりにくくなります。

1)トップダウンで導入する

経営層がRPA導入の必要性・重要性を理解し、トップダウンで導入プロジェクトを進めることが重要です。中には「なぜこんな面倒なことをやらなくてはいけないのか」「ロボットが私の仕事を奪うかもしれない」といった社内での不満や不安が生じる場合もあるため、目標を掲げ、RPA導入により社員にどのような利益があるかを明確にするなども有効です。面倒なため手を付けなかった、類型化された作業を担う人材を追加採用するのがRPAであって、全社の労働力を削減するのが目的ではありません。

2)適切なツールを選定する

多くのメーカーからさまざまなRPAツールが販売されています。導入時にはツールの操作性や価格、規模など、どの製品が最も自社に適しているかをよく検討してから選定するようにしましょう。

3)サポートする部署・担当者を用意する

RPAツールは基本的にプログラム知識がない現場担当者でも操作できるようなUIになっていますが、全てを現場担当者に任せてしまうと、複雑なロボットを作成できなかったり、出来の良くないロボットが生まれてしまったりする恐れがあります。

IT部署がサポートを担当するほか、全社のRPA運用を支援する専門の部署を立ち上げることも有効です。

RPA専門業者のもとでの導入もおすすめ

自社だけで取り組むことに不安がある場合は、専門知識を持った外部企業にサポートをお願いするのもおすすめです。大塚商会では、蓄積した経験・ノウハウを生かしてRPA関連サービスをご提供しています。

自社でのRPA導入実績で蓄積したノウハウをベースに、充実したRPA関連サービス・サポートを提供(大塚商会のERPソリューション情報サイト ERPナビが開きます)

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