まずはお気軽にご相談ください。

【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-579-215(平日 9:00~17:30)

生産性を上げる! 時間の使い方セミナーをレポート:第1部

“時間管理”は“自己管理”限られた時間の中で最大限の効果を上げる

忙しい毎日の中で効率よく仕事をこなすためには、時間管理のテクニックが欠かせません。本レポートでは、働き方改革が進む現代において限られた時間を有効に活用し、仕事を思い通りに進めるためのヒントをご紹介します。

時間の使い方セミナーについて

第1部では、自身のワークスタイルを見定めることで現状を把握し、優先順位に沿ってスケジュールを立てる方策について解説します。
第2部では、実際にスケジュールを実行する段で注力すべきことや、実現可能なスケジュールを継続して立てていくための仕事の見直し方法についてご紹介します。

講師紹介

間宮 美奈

大塚商会で教育研修の講師・企画・提案・コンテンツ作成を担当。米国NLP認定プロフェッショナルコーチ、マイクロソフト認定トレーナーの資格保持。

第1部:時間管理のベースとなるスケジュール作成を上手に進める三つのポイント

次々と押し寄せる仕事の予定をスムーズにスケジュールに組み込むには「現状の把握」「仕事発生時に即スケジュール入力」「優先順位をつける」を繰り返し行うことが重要です。具体的な方法についてご紹介します。

自身のワークスタイルをつかみ、現状を把握する

セミナー参加者が自身のワークスタイルを知るための演習に挑みました。

日ごろの仕事に取り組む姿勢や考え方についてどの程度当てはまっているかに着目します。「私はいつも仕事のお尻ばかり気にして動いているわ」「僕は人に任せるのが苦手で全部自分でやろうとするからすぐに手一杯になっちゃうなぁ」など、普段あまり気にしなかった自己のワークスタイルや改善したい部分が見えてきたようです。

この演習で、ワークスタイルには「スピード重視」タイプと「クオリティ重視タイプ」があり、自分がよりどちらタイプに傾いているかを知ることができます。どちらのタイプが良い、ということではなく、自身のワークスタイル傾向を把握することで、次のステップである「スケジュール入力」がスムーズに行えるようになるのです。

仕事発生時に即スケジュール入力

仕事の漏れを防ぎ、おのおのの業務に付随する作業を把握するためにも、「仕事が発生したとき」に、「確実にスケジュールを立てる」ことが必要です。

参加者からは、「全ての業務をスケジュールに組み込むのはムリがある」という意見も出ました。避けられない会議や残業、普段から容易に終われない仕事を持っていたりする場合はどうすればいいのでしょうか。講師の間宮からのアドバイスは、「仕事への見方を変える意識を持ちましょう」ということでした。

  • そもそも「残業ありき」で仕事に臨んでいませんか?
  • 「これを今行わないと、次の仕事に進めない」と思い込んでいませんか?

本当にその作業が必要かどうか、常に新たな目でスケジュールの内容を見直すことが大切です。会議の時間も開始時間だけでなく終了時間も決めて臨むなど、能動的に働きかける工夫を心掛けてみましょう。

効果的な優先順位の付け方

多くの人が「緊急で重要」な仕事を真っ先に終わらせようとしますが、「緊急ではないが重要」な仕事をいつまでも後回しにせずに、早めに取りかかることが大事です。

また、「緊急ではなく重要でもない仕事」は、なくしてしまうか、減らすことを試みることも大切です。この部分の仕事を極力なくすことが、より重要な仕事に取り組む時間を増やすことにつながります。

セミナー参加者は、実際に自分たちの仕事を「緊急で重要度も高い」ものから「緊急ではなく重要度も低い」ものまで四つに分類してみました。

付せんを片手に真剣な面持ちで業務の割り振りを行うセミナー参加者たち。

各グループからでた意見

  • 重要度も緊急度も高い仕事がトラブル対応という場合は、スケジュール進行が突発的な事項に左右されやすいため、いかにそのトラブル対応を効率的に解消させるか、そして通常業務に戻った際にすぐ次のやるべき仕事に取り掛かれるように行動パターンを整えることが重要だと感じた。
  • 緊急性もなく重要度も低いのに時間がとられる仕事というのが意外に多いことが分かった(社内向け報告書や会議の資料作りなど)。こういう仕事にはあまり時間をかけずに済むような工夫が必要だと感じた。
  • 緊急度が低いものに限って時間が取られる仕事が多いと感じている。80%の(それほど重要ではない)仕事をどれだけ効率よくこなすかを考えることが大切だと感じている。

講師によると、結果を出す人は、速やかに優先順位をつけて行動を開始するサイクルを身につけている人が多いのだそうです。彼らは何が一番自分にとって重要なのかを理解しながら目標に向かうため、結果も出やすいのではないかと考えられます。

判断基準に迷うときには、自分にとって何が重要なのかを考え、仕事での優先順位の付け方について、見直してみましょう。以上で、第1部を締めくくりました。

まずはお気軽にご相談ください。

製品の選定やお見積りなど、100万社ものお客様に支えられた多数の実績でお客様のお悩みにお応えします。まずはお気軽にご相談ください。

お電話でのお問い合わせ

【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-579-215(平日 9:00~17:30)

*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。

ページID:00167991

ナビゲーションメニュー