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生産性を上げる! 時間の使い方セミナーをレポート:第2部

“時間管理”は“自己管理”限られた時間の中で最大限の効果を上げる

第2部では、いよいよスケジュールの実行について学んでいきます。三つのポイント「自分一人で行う仕事から始める」「時間密度を上げる」「突発の仕事への対応力をつける」をご紹介します。

時間の使い方セミナーについて

第1部では、自身のワークスタイルを見定めることで現状を把握し、優先順位に沿ってスケジュールを立てる方策について解説します。
第2部では、実際にスケジュールを実行する段で注力すべきことや、実現可能なスケジュールを継続して立てていくための仕事の見直し方法についてご紹介します。

講師紹介

間宮 美奈

大塚商会で教育研修の講師・企画・提案・コンテンツ作成を担当。米国NLP認定プロフェッショナルコーチ、マイクロソフト認定トレーナーの資格保持。

第2部:実行可能なスケジュールを継続して立てるために心掛ける三つのポイント

実行可能なスケジュールを継続して立てていくために心掛けるポイントは、「自分一人で行う仕事から始める」「時間密度を上げる」「突発の仕事への対応力をつける」の三つです。

1)自分一人で行う仕事から始める

他人と協働でやる仕事の時間は全てを自分の思うように進めることは難しく、予定が見えにくい部分です。自分がコントロールできる自分一人で行う仕事から開始することを心掛けると、スケジュールの調整も容易になり、臨機応変な対応も可能となります。

2)時間密度を上げる

限られた時間内で仕事の効率を上げることを「時間密度を上げる=生産性を上げる」と表現しますが、時間密度を上げるには「仕事の処理スピードを上げる」ことが求められます。

仕事の処理スピードを上げる工夫

モチベーションをアップさせる

  • 達成可能な目標を設定する。(達成を重ねると自信につながる。数字で計れる目標を設定することも大事)
  • 先にある自身の成長を想像する。
  • ご褒美を用意する。

仕組み化する

  • 繰り返し行う単純作業の労力を減らす。(仕組み化する)

各グループワークで仕組み化のアイデアを出し合いました。普段、当たり前のように行っていた業務を見直し、「ここはもっと簡素化できるね」「そこにはこんなやり方がいいんじゃない」など、解決策も次々と出ていました。

グループワークで出たアイデア

  • 報告書などはパターン化させる(決められたフォームを使う)
  • いざという時に頼める人や味方を作っておく(孤立は業務に支障が出る)
  • 情報を共有する(みんなで使えば全体の作業効率が上がる)
  • 自分の行動パターンを作る(突発的な事項にも流されないように)

講師からは、仕組み化の例として、次のような提案がありました。

  • 単語登録機能(日本語入力で「なのる」とタイプすると「〇〇社の〇〇でございます」などと自動入力される機能。メール本文などで活用)
  • PowerPointのテンプレート(スライドマスター)
  • Excelのマクロ
  • ショートカット(キー・メニュー):参考図書「アウトルック最速仕事術」(2019/ダイヤモンド社)
  • 業務マニュアル
  • チェックリスト

人材育成支援サービス【IT関連コース】

Microsoft Officeをはじめ、グループウェアや情報セキュリティなどを学べる基礎コースから、データベースなどの専門的スキルを学べる上級コースまで、IT関連のコースを幅広くご用意しました。

WinActorとは、2010年にNTTの研究所で産まれた国産のRPAソリューションです。Windows端末から操作可能なあらゆるアプリケーション(Excel、ブラウザー、ERPなど)の操作手順をシナリオとして学習し、自動化できます。

WordやExcel、Access、PowerPointの基本操作からマクロやVBAなどの上級コースまで、受講者のレベルに合わせて幅広くラインアップしています。

3)突発の仕事への対応力をつける

突然想定外の仕事が発生しても、次のようなポイントを押さえておけば慌てることはありません。

  • 自分の予定が把握できている。常にスケジュールを俯瞰(ふかん)で見る癖をつけましょう。
  • 現在の仕事と突発の仕事の優先順位が付けられる。
  • 仕事にかかる時間の見積りができる。その仕事をこなすためにどのくらいかかるのかをできるだけ正確に予想しましょう。

また、日ごろから注意すべき点として、「定期的に仕事の棚卸しを実施する」「突発の仕事を減らす工夫も必要」も指摘。突発の仕事を減らすには、連絡がありそうな相手には先回りしてこちらから連絡をするなど、突発で起きる仕事を「予定の仕事」に変える意識が必要です。

見直し・改善の工夫

現状を見直し、より生産性を高めるためのポイントとして、次の3点が挙げられました。

  • そもそもの目的は何かを考え、「必要でないことはやめる」こと
  • 分解して考えること
  • 先読みすること

締めくくりに、グループワークで本日のセミナーで気付いたこと、仕事で生かせることについて意見を出し合いました。

グループワークでシェアした意見

  • 優先順位を明確にすること。(とかく簡単なもの、やりたいことから始めてしまうが、優先順位に従うことで生産性が上がることがよく分かった)
  • 仕組み作りを心掛けるというのは、これまで分かっていたようで身についていなかった。
  • 完璧さを求めない。70点を目指す。
  • 時間内に終わらせようと意識して心掛けること。
  • チェックリストは大事。やることを全部書き出すと安心できる。
  • 一番元気がある時間に一番重たい仕事、頭を使う仕事を行う。
  • 一日の中でメールを見る時間を決める。(気付いたら一日中メール対応だけしていた、ということに陥らないようにするため)

最後に

時間管理の基本は、「自分の時間は自分で組み立てるもの」という能動的な意識を持つことです。毎日の仕事に追われていると、いつの間にか時間に流されてしまい、思い通りに動くことなど不可能だという気分に陥りがちです。時間をクリエイトするという視点が、自発的な行動を促す第一歩となります。また、仕事を思い通りにこなすためには、具体的なノウハウも身につけることが大切です。

普段何気なく使っているハードやソフトのツールにも、仕事の時間を短縮してくれる機能がたくさんあります。本セミナーでは、時間に対する意識改革の方法と、時間を使いこなすノウハウの両方を身につけることができます。新入社員のみならず、部下を持ち仕事量も増える中堅社員の皆さんにとってもおススメの講座です。

このように大塚商会では、さまざまな「現実的に仕事に役立つ」テーマで多彩なプログラムを実施しています。ご興味のある内容が見つかりましたら、ぜひご受講ください。皆様のご来場を心よりお待ちしています。