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業務改善の基礎 見える化することから始める

まずは見える化から業務改善! 業務の見える化の効果をご紹介

業務改善・見える化のポイント

  • 業務の見える化をすることで、仕事の効率を下げる「ムリ」「ムラ」「ムダ」が見つかります。
  • 例えば、「部門ごとの作業量の偏り」「特定社員に対する負担」などが分かります。
  • 「業務の見える化」で、業務改善のヒントを見つける方法をご紹介します。

[2015年10月 6日]

業務の見える化で業務効率を上げられる部分が分かる!

業務改善の第一歩は、業務の見える化をすることから始まります。例えば、

  • 社員が抱えるムリな仕事
  • 社員ごとの仕事量のムラ
  • ムダな業務やプロセス

など、業務の見える化ができると効率が悪い部分が見えます。見えてきた課題を解消することで、業務効率を高めることができるのです。

業務の見える化で何が分かる? 代表的な効果をご紹介

社員の「ムリ」を発見し、業務パフォーマンスを維持できる

業務の見える化ができると社員の抱えている仕事量が把握できるため、効率的な仕事の割り振りができるようになります。一人ひとりの仕事量が見えないと、上司が部下へ無理な仕事を割り振ってしまい、チーム全体での作業効率が低下してしまう恐れがあります。

例えば、特定の社員にばかり過度な負荷をかけてしまうと、業務パフォーマンスが低下するばかりか、心身の疲労が原因で離職してしまうかもしれません。業務の見える化によって無理な仕事がなくなると、社員のパフォーマンスが維持できます。

仕事の繁閑や社員の能力の「ムラ」を把握して、最適な分配ができる

業務の見える化で、時期ごとの仕事量や社員ごとの能力のムラが分かります。仕事の繁閑のムラや社員の能力の差がなくなると、一人ひとりの業務量が安定化して、忙しい社員や暇な社員の差がなくなります。

例えば、特定の社員の業務が手一杯になってしまうと、納期に遅れたりクオリティが下がったりすることがあります。時期ごとの仕事量や、社員の能力のムラを把握することで最適な資源分配ができます。

仕事の「ムダ」をなくして、必要な業務に注力できる

業務の見える化によって仕事のムダが見つかると、社員が限られた時間のなかで多くの業務をこなせるようになります。その結果、残業時間が削減されたり空いた時間で別の作業を覚えたりと、今まで以上に仕事の成果が増えるはずです。例えば、今まで手作業で集計していた経費申請業務などを、表計算ソフトや専門ソフトに移行すると作業時間を削減ができるようになるといったケースもあります。

その他にも業務の見える化を行うと、リスクを認識してミスを回避できるなどさまざまな効果があります。業務改善を始める第一歩として業務の見える化は大きな効果を持つのです。

単一業務ではなく会社全体の業務を効率化することが重要

特定の部門の負担が軽減されたとしても、他の部門へ負担がかかるようでは、会社にとって有意義ではありません。そのため、業務の見える化を実行する際は、部門ごとではなく企業全体でどの程度の負荷がかかっているかを理解する必要があります。

企業全体で見える化することで、部門を超えた業務のつながりなどが把握できるため、企業全体の効率を考えた業務改善につなげやすくなります。

ERPを導入して、手軽に企業全体の業務を見える化できる

企業全体の業務を効率化するにあたって、従来のシステムでは業務ごとにデータが分断されているため、企業全体の業務を見える化するのは困難です。

企業のヒト・モノ・カネの流れを一つのデータベースで管理するERPを導入することで、企業全体の業務を手軽に見える化することができます。部門を超えた業務のつながりも、関連するデータとともに把握することができるので、企業全体の効率を考えた業務改善のヒントが得られるのです。

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