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文書管理

多くの企業が失敗する文書管理。気になる成功のポイントとは

文書管理のポイント

  • オフィスは紙書類が多いと、業務に無駄が多くなりがちです。適切な文書管理により、紙文書に関する無駄な時間を1日10分削ることができれば、1年で5日分もの時間を節約できます。
  • 文書管理システムを導入してもうまく運用できない企業は数多くあります。「電子化」「データの保存」「データの使用」の各段階で気をつけるべきポイントをご紹介します。

紙文書の利用は無駄が多い…。1日10分の削減で、年5日分の効果

「オフィスや机の上が書類であふれていて作業しづらい」「必要な文書がどこにあるか分からない」など紙文書に関するお悩みはありませんか?
紙文書はかさばりやすく整理に手間がかかるだけでなく、必要な文書を必要な時に探すのに時間がかかりがちです。
紙文書を電子化して、これらの無駄な時間を1日10分短くできれば、1年間では5営業日分も時間を節約することができ、業務の効率を大きく上げることができます。(注)

  • (注)月20日勤務、1日の勤務時間を8時間とした場合

多くの企業で電子化への取り組みはうまくいっていない?

紙文書を電子化できるようなシステムを導入したからといって、すぐに書類探し・整理の時間を無くせるわけではありません。実際、電子化に取り組んだものの、うまく進められていない企業は少なくないようです。
原因として「従業員のITスキルに差がある」、「運用ルールが守られていない」などさまざま理由がありますが、共通しているのは誰でも簡単に使える仕組みが作れていない、という点です。

電子化による文書管理で失敗しないための三つのポイントをご紹介

誰でも文書管理システムを使える仕組みづくりのために「電子化の手間の軽減」「データの整理方法の統一」「データの使用ルールの整備」の3点を徹底することが重要です。解決例をご紹介します。

ポイント1誰でも手間なく電子化できる仕組みづくり

解決策複合機だけで電子化作業を可能に

文書を電子化した後、毎回パソコンでフォルダーを移動したり、名前を付けたり、保存形式を変更したりするのは大変…。これらの面倒な作業が原因で電子化が進まないケースがよくあります。
複合機にアプリケーションを追加して、タッチパネル上の単語帳からキーワードを選ぶだけで簡単に保存先・ファイル名・保存形式を指定できるようにすれば、誰でも手間なく電子化できるようになります。

ポイント2ITに詳しくない方、紙での業務に慣れた方への配慮

解決策文書管理ソフトで実際のキャビネットと同じように書類を整理

電子化した際のよくあるトラブルは「使い方が分からない」「どこに何のデータがあるのか一目で分からない」といったことです。これを防ぐには、ITに詳しくない方や紙での業務に慣れた方への配慮が必要です。
文書管理システムを利用すれば、データを実物のキャビネットやバインダーと同じように表示できるので、誰でも簡単にデータを使えるようになります。

ポイント3ミスによるデータ消失や勝手な閲覧・編集の防止

解決策アクセス権の設定・ログの管理で使用ルールを徹底

電子化されたファイルの使用方法についてルールがないと、誰がいつ編集したものなのか、最新のファイルはどれなのかなどが分からなくなってしまいます。
事前にアクセス権を設定し、閲覧・編集などの権限を定めておけば、重要なファイルを勝手に変更されてしまう心配はなくなります。また、利用履歴を確認できるようにすれば、何か異変があった場合も速やかに状況確認することができます。

100万社を超える実績の中から、関連する事例をご紹介

大塚商会から提案した製品・ソリューションを導入いただき、業務上の課題を解決されたさまざまな業種のお客様の事例をご紹介します。

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