まずはお気軽にご相談ください。

【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-579-215(平日 9:00~17:30)

複合機のマルチな機能を使って仕事を快適に

複合機はコピーするだけの機械ではない

最近の複合機にはアプリケーションを設定でき、ビジネスの場でさらに複合機の活用が便利になりました。複合機とアプリケーションの組み合わせでできる業務改善についてご紹介します。

複合機から始められる業務改善のポイントは「電子化」

印刷した書類・文書で発生する問題が「保管運用・保管スペース」と「印刷コスト」。そんな問題を解決する方法が「書類・文書の電子化」です。書類・文書の「電子化」で改善できる方法についてご紹介します。

電子化された書類・文書の検索性向上により業務も効率化

電子化に対応したアプリには自動でフォルダーに保存するものや、電子化した書類のテキスト情報をデータとして残せるものもあります。これにより文書の検索性が向上し、文書探しにかかっていた負担を大幅に削減し、業務の効率化つなげることができます。

スマートフォンやタブレットの活用で外出先での業務を効率化

電子化した書類は、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で閲覧ができることはもちろん、受信したFAXデータの閲覧から返信をしたり、登録された名刺データに基づいて現在地から近くの訪問先を検索したりなど、外出先で起こる業務を効率化することが可能になります。

FAXも電子化で印刷コストを削減

印刷された書類・文書で不要なものが多いのが「FAX(ファクス)」です。身に覚えのない広告がFAXで送られてくるなんてことありませんか? 複合機では、受信したFAXも印刷せずに電子化されたデータとして残すことが可能なため、不要な印刷コストを削減することができます。また、データで保存されたFAXも使い方次第で「外出先から確認」なんてこともできたりします。

書類・文書の電子化で空いた保管スペースを有効活用

書類・文書によって廃棄できないものも多く、保管スペースの問題は常につきまとってきます。そういった書類も「電子化」することで、保管スペースにも余裕を持たせることができ、ほかの用途に有効活用することさえ可能になります。

文書紛失のリスクを軽減

情報漏えいの多くは紙文書が原因であるため、電子化することで紙文書の持ち出しによる紛失を軽減することができます。また、操作ログ管理をすることで、情報漏えい抑止の効果にもつながります。

複合機にアプリケーションをプラスするだけで「電子化」がさらに便利に!

「電子化」といわれても、大量の書類を一つ一つスキャンしてファイルを整理するも意外と大変です。大塚商会がおすすめする製品は、複合機+アプリケーションという新しい活用方法でさらに電子化業務を簡単にします。

契約書類や名刺の電子化を簡単にする「Quickスキャン」

書類・文書といっても、種類や利用目的や保管方法はさまざまです。また、大量の書類を一つずつ電子化してパソコンから任意のフォルダーに保存するのも一苦労ではありませんか?

大塚商会がおすすめする製品「Quickスキャン」は、複合機からスキャンした書類・文書の保管先を指定(フォルダー・クラウドサービスなど)でき、ファイル名さえも設定できるため、「スキャンしてPCからファイルを移動」なんて面倒な管理作業も不要になります。

Quickスキャンについて詳しく見る

FAX(ファクス)電子化(ペーパーレス)が簡単にできる「Easyファクス」

受信したファクス(FAX)文書が印刷されることなく、データとして保管できる製品でおすすめは「Easyファクス」です。「Easyファクス」は受信データを自動でフォルダーに振り分け保存し、リネーム処理まで行えるため、「いつ届いたFAXか?」もデータで確認できるようになります。

Easyファクスについて詳しく見る

出力された書類の操作履歴で情報漏えいを抑止する「Logキャプチャ NX Plus」

情報漏えいの原因の多くは、紙媒体といわれています。「Logキャプチャ NX Plus」は、コピー、FAX送信、プリント、スキャンなど、「いつ、誰が、どんな操作をしたか」をログとして残せるため、情報漏えい抑止効果につなげることが可能になります。

Logキャプチャ NX Plusについて詳しく見る

  • * 今回ご紹介した製品はリコー社製の複合機でご利用いただけます。その他メーカー製品でご検討の場合は大塚商会へ一度ご相談ください。

複合機製品の見直しでつながる、オフィス環境の改善

最近の複合機では、直感で操作しやすいタッチ形式の操作パネルや、省スペース・省電力にこだわった機種、ICカードによる個人管理機能など豊富な製品や機能が増えてます。

機種によってはアプリケーションで改善できることの幅も広がってくるため、オフィスに設置されている複合機からコストや業務の見直しをしてみませんか?