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災害発生から24時間を乗り切るための初動対応計画

多くの人はこれまで体験しなかったような出来事に出会うとパニックに陥りがちです。 何事もはじめが肝心。スタート地点で方向を間違えると取り返しがつかなくなります。 そこで、今回は、災害発生から24時間という大混乱状況をどう乗り切るのかを考えます。

初動対応計画の目的は、人の命を守ること

ニュートン・コンサルティング株式会社
コンサルタント 高橋 篤史 氏

初動対応計画の目的は“人命保護”です。事業継続計画の目的は文字通り、“事業を継続する”ことですが、「初動」と「継続」二つの計画は切り離すことのできない補完関係にあります。BCPの目的である“事業継続”を実現させるためには人的資源の確保(人命保護)ができなくてはならず、従業員の生活を守るためには事業を可能な限り継続させてゆかなければならないからです。

地震を例に初動対応の中身を紹介しましょう。まずはご自身の安全を守ること。何よりそれが最優先になります。そして、身の安全が確保できたら、次のステップである、自社と自社に関わる関係先の被害状況を把握しなければなりません。
ここで大切なことは、災害の発生タイミングによって異なる対応が必要ということです。一つは昼間、つまり会社が活動しているとき。そしてもう一つは夜間です。同じ初動対応といっても、この2つは大きく異なります。業務時間内であれば、以下のような手順が一般的です。

  1. 安否確認
  2. 被災状況の確認
  3. コミュニケーション
  • 外部にいる社員との連絡
  • 取引先への情報提供、情報収集
  • 世の中がどうなっているのかを確認
  • 帰宅の判断 → 一斉帰宅の抑制

特に業務時間内に発災した場合は、何よりも早く家庭の被災状況を知りたいと考えるのが通常ですので、平時から、自宅近くの避難場所や災害時の連絡方法などを決めておくなど、いわば「家庭のBCP」を整備しておくことが重要です。

これに対して、夜中の場合はまず「安全を守る」、「連絡を取れるようにする」ことが優先されます。昼間は「安全確保、安否確認、コミュニケーション、行動」という順序になっていたものが、勤務時間外だと「安全確保、コミュニケーション確保、行動」となるのです。
仮に情報が途絶えた場合、独自の判断で行動が起こせるように順序だてた、チェックリストのようなものが重要になってきます。次にやるべきことを見落としなく進められれば事業所単位で意思決定ができるようになり、本部の情報から孤立した際にも業務継続の準備が進められるでしょう。計画を立てる際はえてして被災の影響を軽く見込んでしまいがちですが、さまざまなレベルの災害に対応するためにもなるべく深刻な状況からリストアップしておくべきです。

立派なマニュアルがあっても、見ている時間はありません

上記のことを踏まえ、初動対応計画やマニュアルには、安否確認方法や被災状況の確認方法、コミュニケーションの方法などを示しておきましょう。
ただし、初動対応計画を策定し、立派なマニュアルを作っても、災害が発生した時にはいちいちじっくりと読んでいる時間も余裕もありません。そのため初動対応に関しては特に訓練を繰り返し行うことが大切になります。例えば地震発生時、事業所内にいる社員は机の下で身を守るとマニュアルにあったとしましょう。いざ試してみたら、机の下にものが置かれていて入れないスタッフが何人かいるといったことが発見されるかもしれません。取るべき行動を正しく列挙してあっても、想定している以外のことが必ず発生するものです。少しでも被害を減らすために、訓練を定期的に繰り返して不備を洗い出し、改善していくことが不可欠なのです。

さらに、電源喪失といった事態も十分発生し得るでしょう。コンピューターが使えなくなるため、入ってくる情報が激減し、コミュニケーションが取りにくくなってしまいます。
このような環境下での被災状況確認は、30分程度でできるチェック項目にとどめ、手をつけられる点を見失わないことが重要です。例えば倉庫であれば、電源が失われた瞬間から在庫の詳細が分からなくなります。この場合、「手動でカウントした現在庫をホワイトボード等にまとめ、どれから復旧するのかを所定のルールで検討しはじめる」などのシナリオを平時に準備し、トライアルを通して備えておくと安心です。

プロの視点 初動対応の規範は常に携行

ニュートン・コンサルティング株式会社
代表取締役社長 副島 一也 氏

まず、災害発生時に会社に「来てほしい」なのかそれとも、会社に「来てほしくない」なのかを明確にすることが重要です。そして、総合初動対応マニュアルの整備と同時に、携行バージョンの作成をお勧めします。冊子ではなく、1枚のカードでかまいません。名刺くらいの大きさであれば、財布にも、定期券入れにも収納できます。常に持ち歩ける形で配布することで、いつ災害に遭遇しても取るべき対処が一目で分かるのです。

災害発生直後では、ほとんどの社員が最初に気にかけるのは家族であって、決して会社ではありません。ですから、その家族と社員みんなを守るのだという気持ちを「カード」に載せてきちんと伝えましょう。そのメッセージは、必ず会社のパワーへとつながるのです。

ニュートン・コンサルティング株式会社
コンサルタント 高橋 篤史 氏

SI企業にて、顧客のシステム構築に20年間携わる。ITシステムとリスクの関連に着目しコンサルタント職に転じた後、内部統制、情報セキュリティ構築をはじめ、BCP策定、BCMS認証取得支援の実績を数多く持つ。ITのみならず想定しうるさまざまなリスクと向き合い、企業活動の最適化を目指す「攻め」の仕組みを構築する姿勢が評価されている。

ニュートン・コンサルティング株式会社
代表取締役社長 副島 一也(そえじま かずや) 氏

1991年、日本アイ・ビー・エムに入社。トップセールスとして活躍。1998年より、英国にて災害対策や危機管理などのコンサルティングを行うNEWTON ITの立ち上げに参加。取締役を経て代表取締役に就任。2005年のロンドン同時多発テロからのBCP発動も経験する。2006年、現在のニュートン・コンサルティングを日本で設立し、代表取締役に就任。英国で培ったリスクマネジメントのノウハウを日本で展開し、多くの企業に真に役立つ経営システムを提供すべく、常に最先端の取り組みを推進している。(社)日本BCP促進協会 理事、BCAO理事等を務める他、危機管理分野における第一人者として講演実績も多数。

ニュートン・コンサルティング株式会社

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