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本当に役立つBCPにするために、維持・更新活動を継続していこう

BCPを計画倒れにしないために必要なことは、改善を継続的に行うことです。「継続は力なり」ではありませんが、作成したまま放置せず、少しずつでもいいので改善することで業務継続力は高まっていきます。そのために必要なことは、計画内容を定期、不定期を問わず演習することです。演習を行い、机上では問題ないと考えられた行動計画に思わぬ落とし穴がないか、何度もチェックし続けましょう。

演習のスタートは机上演習から

策定されたBCPに基づいて、すべての行動計画を実施するのは大変です。BCP全体を通した演習をムリに行うのではなく、BCP発動手順の中から一部分を取りだして行う演習であれば、それほど参加者に大きな負荷をかけることなく実施できるでしょう。

まず、机上演習から始めることをお勧めします。この演習はBCP策定プロジェクトのメンバーが中心となって行うことになりますが、メンバーごとの役割を確認し、それぞれのメンバーが予定されている活動を行うことができるかどうかを確認します。

例えば、とあるBCPでは、Aさんが緊急連絡のスタートとされていました。また、Aさんが不在の時はBさんが、と補佐役も設定されていたので、Aさんがお休み、あるいは出張中であっても、問題はないはずでした。しかし、過去三カ月の二人の行動を確認すると、双方同時に出張している日が、5日あったことが判明しました。

二人とも出張、あるいは連絡が取りにくい環境にいる場合、次善の策を立てておかなければならないことが、机上のシミュレーションでも見えてきました。また、議論を深めることで、当初想定していなかった状況が明らかにされるという効果も期待できます。

このように、「演習」を行うことで、作成した手順書の漏れや不備をなくし、さらに実効性の高い計画へと改善できます。それだけでなく、関係するスタッフの対応力も高まることでしょう。

株式会社OSK
ソリューション本部 ITコンサルタント課
コンサルタント 石山 修 氏

効果的な、突然のBCP発動

これはある企業経営者が実際に行っていた「演習」の方法です。休日前日の夕方、社長が突然BCPを発動し、緊急連絡網による所在、安否確認を指示しました。

BCP策定プロジェクトメンバーにも、事前に演習を行うことは通知していません。社長いわく「事前に発生が分かっている地震がありますか?」だからだそうです。「もしも」は、ある日、突然、予告もなしに発生します。台風などのように、ある程度事前に予測が可能な場合もありますが、多くの災害は、予測困難でしょう。

この演習の結果、全員の安否確認が取れるまでに、想定していた倍の時間が必要になってしまいました。ビルの地下にある居酒屋にいた社員の安否確認が最後まで取れなかったとのことでした。これ以外にも、いくつか連絡が取りにくい状況があることが分かり、改善策を盛り込むことになったとのことです。この例にあるように、「演習」を効果的なものにするために、いくつかの要件を考えておく必要がありそうです。

  1. 関係者が継続的に演習に参加できること
  2. 演習の目的と目標が設定されていること
  3. 演習のテーマや方法を変えること
  4. 演習の範囲を固定しないこと
  5. 実施計画を評価し、改善につなげられること

最低でも上記5項目を盛り込んだ「演習」を考えておくことが重要になるでしょう。

演習の二つのタイプを有機的に結んで効果を高める

「演習」には机上演習を代表とする「討論型」と、火災訓練のような「実地型」があります。

討論型

  • 机上演習
  • 教育・研修・セミナーなど

実地型

  • 訓練タイプ
    • 避難訓練
    • 消火訓練
    • 救護訓練、など
  • シミュレーションタイプ
    • 本部設置手順
    • 緊急時の連絡
    • などの策定されている手順を機能ごとに分けてシミュレーションを実施
  • 全社規模演習
    • できるだけリアルな環境での策定されたBCPの有効性を検証

最後の全社規模演習は、本番に近い形で人員や経営資源を動かすことになりますので、事前に入念な準備が必要になります。部分的、あるいは機能ごとの演習は、負担はそれほど大きくはないでしょうから、繰り返し実施できると思います。しかし、全社規模演習は費用も時間も掛かりますので、頻繁に行うことは難しいでしょう。全社規模の演習に関しては、年間の企業活動の中に組み入れて、年に1回は実施するといった方法が現実的だと思われます。

演習は足りないところを発見する場

演習後の会議で、「あれができていない、これもだめ」というように、できていないことが噴出することがあります。なぜこのような意見が出てくるのでしょうか。それは、作られた計画通りに実施しようとする思いが強いからだと思われます。

「演習」は、シナリオ通りにやることが目的ではありません。むしろ、シナリオ通りに進めることができない、あるいは難しい点を見いだす場と考えるべきです。もしもの時に大切なことは、「臨機応変」です。だからといって、個々人の判断に任せれば混乱に拍車を掛けることになりかねません。BCPとは、混乱を回避する指針としてのシナリオであり、可能な限り短時間で業務を稼働させるための施策だといえます。ぜひこれを念頭に置いて、BCPの策定を行っていただきたいと思います。

株式会社OSK
ソリューション本部 ITコンサルタント課 コンサルタント 石山 修 氏

システム監査技術者/テクニカルエンジニア(システム管理)
情報セキュリティスペシャリスト/ISMS審査員補

金融機関においてシステム開発業務を経験後、システム監査・情報セキュリティ監査から情報セキュリティ対策支援、システム運用管理支援といった情報システムに関するリスク管理を中心にコンサルティング業務を行う。データセンター事業にけるBCP運用支援など幅広い領域でのコンサルティング業務に従事している。

株式会社OSK

<コラム>BCPここが鍵

第5回 演習のファシリテータはいつも怒られる

演習はいざ実施するとなると準備する側は大変です。何度もファシリテータを経験してきたプロでも苦労します。組織のご担当者が経営トップや社員を集めて演習を仕切るのは大変なことでしょう。

多くの場面でファシリテータが参加者から攻められる特徴的な二つの指摘があります。

  1. 演習の準備不足という指摘
    「このシナリオはそもそも現実的でない、もっと違う場面が想定された方がよい」
    「参加者全体の動きがスムーズでない、もっと効果的にできるよう準備すべきだ」
  2. 社内規定や教育不足という指摘
    「そもそも、上記のシナリオに対し、組織がどう動くのかを決めておくべきで、それを教育してから演習を実施すべきだ」

限られた時間で準備し、全体の事業継続の対応能力を上げるために演習を行います。事前にすべてを想定するのは不可能です。断固たる強い思いを持って演習を仕切りきってください。

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ニュートン・コンサルティング株式会社
代表取締役社長 副島 一也(そえじま かずや) 氏

1991年、日本アイ・ビー・エムに入社。トップセールスとして活躍。1998年より、英国にて災害対策や危機管理などのコンサルティングを行うNEWTON ITの立ち上げに参加。取締役を経て代表取締役に就任。2005年のロンドン同時多発テロからのBCP発動も経験する。2006年、現在のニュートン・コンサルティングを日本で設立し、代表取締役に就任。英国で培ったリスクマネジメントのノウハウを日本で展開し、多くの企業に真に役立つ経営システムを提供すべく、常に最先端の取り組みを推進している。(社)日本BCP促進協会 理事、BCAO理事等を務める他、危機管理分野における第一人者として講演実績も多数。

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