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マイナンバーと企業の情報インフラ整備(前編)

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • よく耳にするようになったマイナンバー。その3用途のうち、「税金、社会保障」の2点はあらゆる企業に関係する。きちんとした事前準備でトラブルなく対応したい。
  • 厳格な取得・管理運用が必要な「マイナンバー制度」に対応した新しいルールを策定し、全社員に周知徹底を行う必要がある。現在の情報管理体制を見直そう。

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【社長の課題】マイナンバーの仕組みとは?

社員50名を抱える会社を経営している。最近テレビCMでもよく目にするようになった「マイナンバー」。10月から番号が通知されるらしいが、会社の業務にどのように関係してくるのだろう?人事や経理の担当者からはマイナンバー対応のシステムへと変更しなければならないのですがどうしますか?と相談されている。このところマイナンバー関連のセールスも頻繁に受けるようになった。マイナンバーの制度とは一体どんな仕組みなのか?会社としてどのように対応しなければいけないのだろうか?

経営者向け「マイナンバー」概論

【課題】「マイナンバー」の基礎知識

最近よく耳にするようになった「マイナンバー」。公的な手続きに必要な番号とのことだが詳細をよく知らない。この“番号”は何のために発行されるの?

【解決策】税金や社会保障の不公平をなくすための制度

「マイナンバー(個人番号)」は、主に税金、社会保障、災害対策の三つの用途で利用されます。これまでは住民基本台帳番号で一部を管理していたものを、さらに発展拡大した制度となります。その理由は、複数箇所から給与の支払いを受けている方や家賃収入や原稿執筆料、講演料などで給与以外に収入のある場合など、トータルで正しい数値収入額を把握し、税金や社会保障の不公平をなくすためです。会社には法人番号が付与交付されます。2015年10月に通知開始、2016年1月から行政手続きで必要となります。(須田)

会社で取り扱うマイナンバーとは?

【課題】会社でマイナンバーを取り扱うのはどんな場面?

個人に通知されるマイナンバーは、会社のどんな場面で取り扱うことになるのだろうか?個人と法人では用途が違うと思うのだが…。具体的な用途と取り扱いについて知りたい。

【解決策】給与・社会保険の手続きでマイナンバーが必要

会社では、給与の年末調整で源泉徴収票を発行する際、他から収入がないか照合するために、マイナンバーを記載することが義務付けられます。これは社員とその扶養家族だけでなく、顧問契約を結んでいる弁護士、公認会計士、税理士、社会保険労務士などをはじめ、社外講師や一時的に雇ったアルバイトスタッフなど、会社として報酬を支払う全ての個人が対象になります。同様に社会保険や雇用保険の資格取得届や喪失届などの年金事務所や公共職業安定所に提出する資料書類にも記載しなければなりません。(須田)

マイナンバー情報はどのように管理するの?

【課題】マイナンバーの取得と管理方法はどのようにするの?

報酬の支払いや社会保障の手続きに必要な社員(扶養家族含む)・外注スタッフのマイナンバーは会社としてどのように取得するの?また取得したマイナンバーの管理はどうするの?

【解決策】本人確認手続きをルール化して管理は厳重に!

従業員とその扶養家族、外部個人のマイナンバー取得の際は「本人確認」が義務付けられます。免許証などの身分証明書と番号通知書等の番号記載書類で確認します(但し、雇用関係のある従業員の場合で、個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元(実存)確認書類は必要ありません)。来年1月以降は、本人の申請で写真入りのマイナンバーカードが交付されますので、その場合はマイナンバーカードのみで確認ができます。マイナンバーの利用は税務・社会保障・災害対策に限られていますので、それ以外の利用が厳しく制限されており、正当な理由なく故意に番号を漏えいすると刑罰の対象になります。全社的に運用管理も含めてマイナンバーの取り扱いルールを定める必要があります。(須田)

【総評】マイナンバー対応に必要な情報管理体制の構築

税金や社会保障の不公平をなくすために導入される「マイナンバー(個人番号)制度」。経理・人事部門だけでなくさまざまな部署の担当者もマイナンバーを取得・管理する可能性が出てくる。マイナンバーは特定個人情報の一部であり、いずれは金融分野や医療分野でも利用が検討されるなど、恒久的な管理が求められる。現在の個人情報の管理体制を見直し、マイナンバーの取得・管理運用に対応した新しいルールを策定し、全社員教育を含めて周知徹底を行う必要がある。

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マイナンバーと企業の情報インフラ整備(後編)

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