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マイナンバーと企業の情報インフラ整備(後編)

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • マイナンバーの取り扱いには中小規模事業者に配慮された対応方法も定められている。現実的にできる範囲でマイナンバーの安全管理措置を行おう。
  • マイナンバー制度対応は、全社の情報管理体制を見直す良いきっかけとなる。社の実情にあったプランを策定するには、ぜひプロフェッショナルに相談してみよう。

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【社長の課題】マイナンバー対応の具体的な準備について

社員50名を抱える会社を経営している。2016年1月からの「マイナンバー」導入にあわせて、そろそろ準備を始めなければと思っている。うちの会社ではどんな準備や対策が必要なのだろうか?マイナンバーは社員や協力スタッフのプライバシーに関わる番号なので、取り扱いも慎重にしなければならないと思っている。マイナンバーはどんな業務で必要になるのだろうか?また取得した番号の取り扱いはどうしたら良いのだろうか?何から手を付けていけば良いのか、実はよく分からない。

マイナンバー対応準備はルール作りから

【課題】マイナンバー取り扱い方法は会社によって違うの?

マイナンバー対応に着手しようと思っているが、経理システムの変更や情報セキュリティの強化など、手間と費用がかかりそう。うちのような小規模な会社でも大企業並みの対応をしなければならないの?

【解決策】中小規模事業者に配慮された安全管理措置の対応

マイナンバーのガイドラインでは「安全管理措置の構築」が求められています。この構築には資金力と人的リソースが必要なため、ガイドラインには中小規模事業者に配慮された対応方法が併記されています。例えばマイナンバーの管理担当者が異動になった場合、安全管理措置では規定とマニュアルできちんと管理しなければなりませんが中小規模事業者の場合は「確実な引き継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する」ということになっています。現実的にできる範囲でマイナンバーの安全管理措置を施してください。(山口)

マイナンバー対応で必要な準備は?

【課題】マイナンバー対応で具体的に準備することは?

マイナンバーの対応を始めるにあたってまず何をすれば良いのか?準備しなければならないことを具体的に教えてほしい。

【解決策】事務範囲の洗い出しと基本方針の策定を行う

まずマイナンバーが関わる事務範囲を洗い出して明確にします。社内外の報酬支払だけでなく、会計事務所などにマイナンバーを委託する場合はそれも取り扱い範囲です。次に利用目的を明確にします。マイナンバーの利用目的を逸脱しないようにしてください。また、担当者を決めてください。その後にマイナンバーの安全管理措置を会社としてどのよう取り組むかという「基本方針」を策定します。その基本方針に沿って取扱規定を定め、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理を行います。(山口)

自社に適したマイナンバー対応準備と対策プラン

【課題】自社のマイナンバー対策プランがほしい

マイナンバー対策を自分たちだけで策定した場合、内容の漏れや偏りが心配。我が社の実情に合った対策プランを提案してほしい。

【解決策】バランスのとれた総合的な視点でリスクを顕在化

大塚商会では、安全管理措置のガイドラインに基づいた「チェックシート」「基本方針雛形」「取扱規定雛形」の3点をセットにした「マイナンバー対応パック」をご用意しています。ぜひお問い合わせください。さらに、「マイナンバー簡易診断サービス」(10万円)として「チェックシート」にご記入いただいた内容に沿って訪問、インタビューのうえ、特定個人情報管理に基づくリスクを分析、報告会を実施してリスクの高い課題を可視化します。リスクを顕在化させた適切な対応方法をご提案いたします。(山口)

【総評】全体を俯瞰したバランスの良い取り組みを

マイナンバーの取り扱いは、永続的なものでありリスクも高い。場当たり的な対応をしてしまうと、どこかで漏れが生じ事業継続に大きな危機を招きかねない。そのため、長期的な視点で全体を見渡した「基本方針」が重要だ。システムの変更といった技術的な対応に目を奪われがちだが、まずは特定個人情報の安全管理措置の土台を固めよう。特定個人情報に限らず情報セキュリティ対策はインターネットの進化とともにさらに強化が求められる。経営者には将来や会社の状況を俯瞰(ふかん)した視点での客観的な判断が望まれる。

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マイナンバーと企業の情報インフラ整備(前編)

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