まずはお気軽にご相談ください。

【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-579-215(平日 9:00~17:30)

PDF+クラウドの活用で会社の提案力アップ(前編)

クラウド営業・業務プロセス効率化

【この記事のポイント】

  • Adobe Document CloudがモバイルとPDFの親和性を高める。クラウド上にファイルシステムを構築でき、編集まで可能になるため、変更をいちいち元データで行う必要がなくなる。
  • 編集不可、印刷のみ不可などの細かな権限付与や、PDFファイルが開かれたかどうかの追跡ができる。PDFをハブとしたモバイルビジネススタイルが今後はアドバンテージとなる。

「Adobe DCとAdobe CC」についてまとめた資料をご用意しました。

「Adobe DCとAdobe CC」についてまとめた資料をご用意しました。ダウンロードは無料!

【社長の課題】PDFの運用管理向上で業務効率アップ

創業7年目のインターネット広告代理店を経営している。ネット広告はスピードが大事。顧客のリクエストにすばやく対応するために、デザインデータをPDFに変換しモバイル活用している。外出先で必要なPDF資料はメール添付で送付し利用しているが、多くのメールに埋もれてすぐに探し出せないことも。PCやタブレットで利用できるPDFは便利なので、もっと効率的に運用する方法を知りたい。また、公開前の新製品写真など守秘義務が必要なPDFのセキュリティ管理はできないだろうか。

PDFをさらに効率よく活用するには?

【課題】PDFを共有データとして有効活用したい 

うちの会社では全員にiPadを持たせてPDFデータを活用しているが、メール添付のファイルが探しにくいという不満が出ている。PDFの作成も各自それぞれが行っているので無駄が多い気がするのだが。

【解決策】クラウドでPDFを作成から利用まで一元化

PDFを作成するアプリ「Acrobat」を提供しているAdobe社のAdobe Document Cloud(以下、Adobe DC)のご利用をおすすめします。これはPDFの作成・編集から保存・共有までクラウドを利用して一元的に管理・運用ができるサービスとなっています。作成したPDFファイルは、Adobe DCに案件ごとのフォルダーとして分類保存することができ、それぞれの関係者へ共有ファイルとして送信されます。受信者はどこからでもドキュメントを確認しダウンロードすることが可能です。(大坂)

PDFの情報共有とセキュリティの両立

【課題】広く情報共有したいけどセキュリティも心配

PDFのドキュメントは広く見てもらいたいものから、開発途中のマル秘情報までさまざま。流出すると大きな事故になるものには気を付けたい。また価格や仕様が古いファイルが流出しないようにしたいのだが。 

【解決策】セキュリティレベルによってファイルを安全に保護

セキュリティをかける場合、PDFにパスワードを設定していると思います。Adobe DCではさらにきめ細かく、書き込みなどの編集や印刷、コピーを制限するための権限パスワードを設定することが可能です。さらに重要なドキュメントは「e-sign」(電子的な署名)で利用状況をリアルタイムで追跡できます。ドキュメントに最適なセキュリティを施すことにより安心してご利用いただけます。古いドキュメントの利用防止としては、クラウドに最新のファイルとして同期・保存する機能や有効期限の設定などもお勧めです。(大坂)

PDFの新しい活用で働き方が変わる?

【課題】PDFの新しい活用法とは? 

Adobe DCを利用するとPDFの使い勝手が良くなりそうだが、ほかに便利な使い方や機能はあるの? クラウドで使える容量はどれくらい? 費用は?

【解決策】モバイルでの使い勝手と社内文書管理が向上

Adobe DCは、スマホやタブレットからの署名・編集機能や写真のPDF変換機能などモバイルでの新機能が追加されています。また、メール添付で送った場合ではファイルが開かれたかどうかは分かりませんが、Adobe DCでは追跡管理ができ、利用状況をリアルタイムに把握することができます。さらにネット上で承認ができますので決裁にかかる時間が短縮できます。Adobe DCの利用で提供されるストレージの容量はライセンスにより2GB~20GBと大容量で、1ライセンスあたり月額1,490円となっています。(大坂)

【総評】互換性の高いPDF活用で働き方を変える

専用のアプリケーションが無くても作成した通りに閲覧できるPDFはいまや業務の共通ファイルとなっている。そのPDFとクラウドを統合したのがAdobe DCだ。モバイル活用のポイントは適切なファイルの運用管理だ。外で必要なファイルをリアルタイムに利用できなければタブレットを持つ意味はない。同時にセキュリティも内容や利用者によってきめ細かく管理できなければリスクが生じる。これからはAdobe DCの利用で情報共有の促進と有効活用を図ることが企業のアドバンテージとなっていくのではないだろうか。

株式会社ビジネスボックス 及川 昭理

経験豊富な大塚商会による資料がダウンロードできます。

「Adobe DCとAdobe CC」についてまとめた資料をご用意しました。

  • ダウンロードは無料!
  • 過去の資料もまとめてダウンロード可能

資料をダウンロード(無料)

PDF+クラウドの活用で会社の提案力アップ(後編)

「いまどきのIT活用」から同じキーワードや課題の記事をご紹介

  • 情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化

    テレビ会議の活用で一体化と効率化を推進!(後編)

    これまでの会議スタイルをなるべく踏襲してテレビ会議システムを構築することが望ましい。タッチパネル操作タイプも登場して、使用はますますカンタンになってきている。

    [2016年 8月30日公開]

  • 情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化

    テレビ会議の活用で一体化と効率化を推進!(前編)

    テレビ会議はますます低コスト化と品質向上が進み、比較的安価に遠隔地の会議室を臨場感の高い大画面と高音質で接続できるようになってきている。

    [2016年 8月23日公開]

100万社を超える実績の中から、関連する事例をご紹介

大塚商会から提案したソリューション・製品を導入いただき、業務上の課題を解決されたさまざまな業種のお客様の事例をご紹介します。