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濃い会議の実現とコスト削減を両立!(前編)

情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化

【この記事のポイント】

  • 会議の開催頻度が高いほど、テレビ会議の初期費用回収は早まり、コストメリットが際立ってくる。Web会議は安価であり、小規模な打ち合わせに向いている。併用もオススメだ。
  • 離れた拠点間で情報共有ができる「網の目」を持っておけば、万が一の場合の災害対策になる。それと普段はテレワークの基盤として活用できるようだ。

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【社長の課題】店舗の増加で会議開催が困難になってきた

出店が急拡大しているため、エリア担当者の会議が幾度となく行われている。店長会議やエリアミーティング開催のスケジュール調整が徐々に難航するようになってきた。また、会議に参加する担当者の拘束時間は、往復の移動時間を含めるとかなり長時間になり、交通費や人件費などの費用も増加する。現場と経営の距離を縮めたいのでなるべく密接にミーティングを行いたい、という理由からテレビ会議の導入を検討している。本当にコミュニケーションが深まりつつ、会議コストを減らせるのだろうか。

会議の活性化とコスト削減を実現するテレビ会議

【課題】会議開催が担当者や現場の負担になっている

店長会議やエリアマネージャー会議が増えている。ただでさえ多忙を極める担当者の移動時間を含め、スケジュール調整をするのが大変。店舗数も拡大の一途をたどっているので交通費や人件費の負担も大きい。

【解決策】テレビ会議システムでコストと時間を削減

テレビ会議システムは移動のためのコストと時間を同時に削減して生産性を向上させるものです。会議が頻繁であればあるほど交通費や移動時間を減らせるので、初期費用を勘案しても大きなコストメリットが創出されます。テレビ会議で結べる拠点数は(システムのメーカーや構成にもより、費用を度外視すれば)サーバー次第で最大480カ所にもなります。費用がそれほどかからない「専用ソフトウェア内蔵タイプ」ですと、8拠点までハイビジョンの高画質で接続することが可能です。(内村)

Web会議とは? テレビ会議とどう違うの?

【課題】担当者同士の小規模な「打ち合わせ」も改善したい

会議だけでなく担当者同士のミーティングも同じように効率化を図りたい。Web会議という手軽な方法があると聞いたが、テレビ会議とは違うものなの?

【解決策】目的と用途でテレビ会議とWeb会議を両立する

テレビ会議は専用の装置を用いますが、Web会議はPCを利用します。大きな違いは、映像と音声の品質、参加形態、操作性です。テレビ会議は大勢の人が会議室に集まってのコミュニケーションを図っているため、表情や発言が鮮明である必要があり、映像と音声が高品質です。操作性ではリモコンでの操作が可能となっています。Web会議はPCで担当者同士が気軽に会話しながらマウスを操作し資料データを共有して成果物を作成するのに適しています。会議はテレビ会議で、カタログなどの制作物を共同作成するのはWeb会議で、というような組み合わせる利用で生産性や業務効率がさらに高まります。(内村)

テレワークなど、会議以外にも使い道がありそうだ

【課題】便利そうだが、会議以外での利用法はあるの?

せっかくテレビ会議の設備を入れるのであれば、遠隔コミュニケーションを会議以外でも利用できそうだ。会議以外での活用方法があれば教えてほしい。

【解決策】災害復旧やテレワークでも活用されています

テレビ会議は2011年の東日本大震災時、被災地域と復旧状況をやり取りするためにも役立ちました。当時、電話回線はパンクしましたがインターネット回線はつながったため、テレビ会議で災害対策を打って早期に復旧を遂げた企業があります。また、SARSやMERSなどの感染症流行地域との会議開催などBCP的な使い方ができます。またテレワークでは地方や海外の自宅から会社にWeb会議で常時接続して会話しながら作業をし、テレビ会議にも参加する、など会社にいるのと同じように活躍されている方もいらっしゃいますよ。(内村)

【総評】コミュニケーション密度が会社を強くする鍵となる

会社を強くするには、コミュニケーションを密にして一体となる風土が必要だ。テレビ会議はリアルな映像を共有することでコミュニケーション密度を高めている。「テレビ会議でできないことは現物の品物を届けることだけ」とまでいわれている。余談で「会議後に一緒に飲むことができないのでは?」と聞いたら、タブレットやスマホをそれぞれの飲食店に持ち込んで遠隔で盛り上がることもあるという。社内の物理的な距離を解決しコミュニケーションを活性化する方法として、テレビ会議、Web会議の利用を検討してはいかがだろうか。

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