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濃い会議の実現とコスト削減を両立!(後編)

情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化

【この記事のポイント】

  • 複数の通信機器による情報共有を統合するUCが、スピードと仕事の密度を向上させる。最適な手段で連絡が取れることは、業務のストレスを軽減させるだろう。
  • 仕事はオフィスで、会議は会議室で。という常識から脱しさせ、あらゆる場所を業務スペースに変える鍵の一つがUCだ。長い目でIT投資を振り分け、徐々に切り替えていこう。

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【社長の課題】コミュニケーションをもっと迅速にしたい

店舗の拡大と採算の悪い店舗の対策をすばやく回すことが経営課題。少しでも遅れると会社が危機に陥る可能性もある。顧客の嗜好の変化やライバル店の動向を見逃さないためにも、現場との連絡を密にしたい。あらためて見渡すと、電話、PC、スマホ、タブレットをバラバラに導入してしまったが、統合してコミュニケーションをしやすくできないだろうか。複数の店舗を管理するエリアマネージャーからは、どこでも仕事ができる環境にしてほしいとの要望もある。良い方法はないのだろうか。

UC導入で無駄な時間やコストを削減

【課題】店舗を駆け回るエリア担当からの連絡が遅れがち

複数の店舗を受け持っているエリアマネージャーは移動中の連絡が取れない場合が多く、重要な報告が遅れることもしばしば。特にトラブルには迅速に対応したい。電話連絡だけでは限界にきている。

【解決策】UCの導入でコミュニケーションを一元化

電話やメール、チャット、テレビ会議やWeb会議などのさまざまなコミュニケーション手段を統合することをユニファイドコミュニケーション(UC)と言います。以前からこの概念はあったのですが、統合の要となる屋外でのネットワークが遅く利用料も高額だったためあまり普及しませんでした。しかし現在はネットワークが速く、安くなり、端末もスマホやタブレットなど、どこでも利用できるものが充実してきたことから、導入する企業が増えてきました。電話で話せなくてもまずはチャットで通信、状況に応じてWeb会議へ切り替えることで迅速に情報共有することができます。(藤田)

コミュニケーションスタイルを変革するには

【課題】電話やメール以外の簡単なコミュニケーション手段

連絡に利用しているのは、主に固定電話とメールだが、それ以外に簡単に連絡が取れる方法があれば使いたい。また利用頻度の低い固定電話はそろそろ削減したいのだがそれもUCでできるのだろうか。

【解決策】ビジネス用のチャットでコミュニケーション

これまでの電話やメールに加えて、チャットアプリなどをビジネスに利用する会社が増えてきました。例えば外出中の社員と連絡を取りたい場合、最初にチャットで今の状況を簡単に確認して、電車や自動車で移動中であればメールで用件を伝えるなど、最適な連絡手段を選択することが可能でストレスがありません。またUCによりデバイスを統合すると、会社で利用している固定電話をPCに置き換えることも可能です。PCが電話としても使えることで、固定電話を用意する必要がなくなり、コスト削減にも役立ちます。(藤田)

オフィスにいなくても同じように仕事をするには

【課題】社外のどこでも仕事がしたい

外回りの多い社員から、訪問先の担当店舗や自宅でも会社と同じように仕事ができれば時間を有効に使える、との要望がある。しかし、UCの導入費用はメリットと比べてどうなのだろう。

【解決策】スモールスタートでどこでもオフィス化

UCを導入することで自宅でも会社宛ての電話や内線がつながります。さらにテレビ会議に外出先からも参加でき、その場にいるようにデータを見ながらコミュニケーションが取れます。このようにUCでは社外でもオフィスと同じ環境が構築できますが、一度に全てを実現すると多額の費用がかかります。拡張することを前提に、専用サーバーとチャットなど必要最小限からスタートして、機器交換の際に徐々にUCに切り替えていくと無理と無駄がなく導入できます。(藤田)

【総評】統合と拡張の両面で「どこでもオフィス」に

PCのモバイル端末化、ネットワークの高速大容量化、そしてスマホ、タブレットの普及により、「個人デスク+固定電話+デスクトップ」というオフィスを象徴する風景が変わるかもしれない。広いオフィスを持たずにクラウドを基盤に営業する会社も登場している。今後も続くであろう一層のコスト削減、スピードアップの要望、慢性的な人材不足に対応していくためにはUCの導入が大きな鍵となりそうだ。どこでも仕事ができることを前提にして、業務スタイルや環境を根本から検討するべき時期がきている。

株式会社ビジネスボックス 及川 昭理

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