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マイナンバー運用は社内情報管理の見直しから(前編)

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • マイナンバーは重要だが、それだけに忙殺されないように注意したい。マイナンバーが記載された書類は最小限にとどめ、扱う人員もなるべく少ないのが理想だ。
  • 重要な個人情報であるマイナンバーもビジネス上の機密情報の一部である、と考えればよい。マイナンバー対策を好機として、企業の情報セキュリティ対策も見直していこう。

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【社長の課題】マイナンバー対策の効率的な進め方は?

いよいよ10月からマイナンバーの個人番号が通知される。会社でもマイナンバーの収集・管理体制を一応構築してみたが、実際これで問題なく作業できるのか心配。給与担当者からは「例年忙しくなる年末調整の時期と重なるので不安……」との声も聞こえる。特定個人情報として、漏えいに対しての罰則も厳しそうなので万全の準備で臨みたい。

そのためマイナンバーを管理する担当者に大きな負荷がかからずトラブルが起きないようにしたい。具体的なマイナンバーの集め方と管理の仕方はどうすればよいのだろうか。

マイナンバーの具体的な収集・管理のポイントを知りたい

(X社長)10月からのマイナンバー通知にあわせて、自社でも社員や関係する社外・臨時スタッフのマイナンバー収集を開始する予定。メールだけでマイナンバーを手軽に収集したいが、可能なの?

【解決策】社員と外部個人のマイナンバーは分けて集める

マイナンバーの集め方は、社員の方と外部個人の方では大きく異なります。社員の方の場合、社内で定めた方法で番号の取得・確認ができますが、社外個人の方から通信によって番号を取得する場合にはセキュリティを施した通信システムの利用が求められます。また、ITに不慣れな方や通信手段を持たない方からは機密性の高い書留などでマイナンバーを送っていただくことになります。郵送で送られてきた書類は特定個人情報が記載された帳票として厳重保管しなければならず、管理運用も厳格に行う必要があります。(持田)

マイナンバーの管理で担当者にはなるべく負担をかけたくない

(X社長)マイナンバー実務が始まるのは年末に向けて忙しくなる時期。普段の業務と並行してマイナンバーを集めて管理するのは大変。また、番号が記入された書類はどのように管理したらよいのだろうか。

【解決策】マイナンバーの担当者と記入済み帳票は最小限に

マイナンバーの管理担当者を必要以上に多く配置してしまうと、誰がどのように管理しているかを把握しにくくなり、漏えいのリスクも高まります。必要最小限の担当者できめ細かく管理していくことをおすすめします。また、マイナンバーが記入された帳票は特定個人情報の保護対象となり、帳票が分散するとセキュリティ強化の必要から運用管理の負担が増大します。帳票にマイナンバーを記入しないで保管し、行政に送付する書類のみマイナンバーを印字する安全で便利な方法などについては、ぜひ大塚商会にご相談ください。(持田)

マイナンバーと会社の機密情報の関係は?

(X社長)マイナンバーの取り扱いには高い機密性が課されているが、会社で扱う営業機密情報の扱いと保管・運用方法は違うのだろうか。情報共有での業務効率向上を推進しているが矛盾しない?

【解決策】マイナンバーの扱いを機に社内情報の棚卸しを

マイナンバーの管理は、既存の機密情報に新しく追加される項目として考えてよいでしょう。約10年前に個人情報保護法が施行された際、社内の個人情報の棚卸しをしたと思います。また最近でも不正競争防止法が強化されました。マイナンバーの取り扱いを機に、特定の人しかアクセスできない情報、社内限定の情報、公開情報などの機密レベルを見直す「情報の棚卸し」をすることをおすすめします。機密情報は厳重に守りつつ、共有情報はどこからでも使いやすくすることで、時間と労力の効率化を図ることが大切です。(持田)

【総評】マイナンバー対策は情報セキュリティ強化の序章

いよいよマイナンバーの国民への通知が目前に迫ってきている。どの会社でも運用に漠然とした不安を抱えているのではないだろうか。ポイントは、必要最小限の体制ですばやく実施し、不具合が発生したらすぐにフィードバックすることである。本件はマイナンバーだけの対策という考え方をせずに、安心できて収益性の高い事業基盤の確立に向けて、ITノウハウを「再装備する」ステップとして取り組むことをおすすめする。情報セキュリティ対策は、この先もずっと会社経営と密接に関係する課題なのだ。

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