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マイナンバー運用は社内情報管理の見直しから(後編)

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • 自社の雇用形態をしっかり把握し、適切な形でなるべく労力をかけずにマイナンバー取得と管理を推進していこう。一般のひな形をそのまま流用することは避けた方が良い。
  • マイナンバーは次年度以降も継続して使われていく仕組みだ。負荷についても、年末調整と似たタイプの時期集中が起こる可能性がある。初年度にしっかり準備しよう。

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【社長の課題】マイナンバー収集で気をつける点は?

10月からのマイナンバー通知開始まであと1カ月。それなりに準備を進めてきたが、実際にマイナンバーを集めて管理するには漠然とした不安がある。何をどのようにすれば問題なく推進できるのか。また集めて管理する際に注意すべき点は何なのか。運用が始まる2016年1月までに支店、営業所、パート、アルバイト、社外ブレーンのマイナンバーを集める担当者の負担も相当かかりそうなので心配だ。また現在外部に置いてあるサーバーなど、自社のIT環境や設備、セキュリティはこのままでよいのだろうか。

マイナンバー対策で気をつけなければならないポイントは何か

(X社長)マイナンバーの通知開始にあわせて、番号の収集を準備しているが気をつけなければならない点はあるのだろうか。実際に収集開始をする前に注意すべき点を考慮しておきたい。

【解決策】自社の雇用形態を踏まえて手続きを明確にする

マイナンバーの取り扱いに不安を持たれている会社に共通しているのは、自社で運用する具体的なイメージができない場合が多いことです。マイナンバーそのものはそれほど難しい仕組みではありません。まず、自社の雇用形態における正社員・パート・アルバイトの比率がどうなのか、また、勤務先が本社のみか、支店・営業所・店舗が多くあるのかで番号収集の労力や方法が変わってきます。自社の雇用形態を把握しないまま一般のひな形に基づいて手続き(ルール)を決めると運用で混乱する原因になる場合があります。(山内)

マイナンバーの開始で手いっぱい。2年目以降はどうなるの

(X社長)目先のマイナンバー準備で手いっぱいで、来年以降のことまで考えられない。毎年このようにドタバタするのだろうか? また、開始にかかるコストに無駄がないか心配だ。

【解決策】初年度を土台に毎年発生する集中業務の体制作りを

2年目以降のマイナンバー運用も、年末調整などと似た「時期集中型」の負荷がかかる可能性があります。そのため、初年度は次年度以降の仕組みづくりの期間と考えて取り組むことが必要です。手順の調整と、誰が何をするかの取り決め、初年度を通して手順通り遂行できたかどうか、それらをしっかり確認しましょう。セキュリティは委託する場合でも責任が発生しますので、経営者が社会的責任を自覚し、安心して任せられるところを選定してください。疑問点などはぜひ大塚商会にご相談ください。(山内)

マイナンバー収集の具体的方法と担当者配置はどうするの?

(X社長)少ない担当者で全員のマイナンバーを短期間で収集できるのだろうか? 権限移譲によってマイナンバー扱い担当者を増やすべきなのだろうか。漏えいなどのリスクも気になる。

【解決策】「推進担当者」を決めて収集期間と手間を軽減

収集の担当者は決まっていますか? もし未定なら、年末調整を行っている方がマイナンバー収集を担当されることをおすすめします。次に番号申請の方法や本人確認の手順・方法を決めて周知し、あわせて「番号収集推進担当者」を選定してください。推進担当者は、番号未提出者の報告を受けて、未提出者に申請を促す役割で、通常は各部署の管理職が担当します。推進担当者の役割は提出の督促だけですので、番号そのものを扱うことはありません。収集担当者には番号の受付処理をすることに集中してもらいましょう。(山内)

【総評】マイナンバーは恒久的に続く制度。最初が肝心

マイナンバー対策は初の取り組みになるために不安を感じる担当者も多い。来年以降も続く業務と認識して慌てずに手続きなどのルールとそれに沿った人員配置を検討しよう。経営者は特定個人情報に関わる漏えいなどの責任を想定し判断することが必要になる。法的に罰則も重く委託にも経営責任が伴うが、会社存続に関わる「信用」という社会的責任の柱の一本にマイナンバー対策が存在し始めていることを理解したい。せっかくのIT投資なら、将来に備えて自信を持って「大丈夫」といえる仕組みを、全体を見据えて構築しよう。

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