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マイナンバー実務は役割分担で効率的に安心運用(前編)

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • マイナンバーは、目の届くところでしっかり管理したい。個人情報・機密情報の取り扱いポリシーについて、あらためて社内において確認すべき好機といえる。
  • 大塚商会の「らくらくマイナンバー対応システム」は、不必要に表示しない、印刷しない、取り扱いの際にはログを残す、などの安全対策で漏えい事故を防いでいる。

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【社長の課題】マイナンバー実務は安心・円滑に処理したい

いよいよマイナンバーの通知が開始された。社員や個人支払先のマイナンバー取得と事務処理の変更準備を進めているが、人員やセキュリティに不備はないだろうか。マイナンバー取扱担当者からは年末の忙しくなる時期と重なるため、対応に不安との声もあがっている。マイナンバーを効率よく実務に取り入れるためにはどうしたらよいのだろうか。情報漏えいのリスクを考えるとマイナンバーを扱う一部の担当者に負荷がかかりすぎることになるような気がして不安になっている。何かよい方法がないのだろうか。

マイナンバーの適切な管理方法は?

(X社長)マイナンバー対応が目前に迫り、社員やスタッフの重要な情報なので漏えいへの不安も強くなってきた。実際にマイナンバーを利用する届出書類の作成は社内で行うが、マイナンバーはどのように管理運用すればよいのだろうか?

【解決策】マイナンバーは目の届くところでしっかりと管理

マイナンバーはご存じのとおり、給与支払いなどの税務申告や社会保険の届出で利用することになります。これらの帳票作成は社内で行うことになるため、マイナンバーデータの保管運用は社内でしっかりと対策することが重要です。大塚商会ではマイナンバーをオンプレミス(自社内に設置したサーバーなど)で運用することをお勧めしています。社内には、マイナンバー以外にも個人情報をはじめとする機密情報が多々あると思います。それらも含めて会社のセキュリティ対策を高め、安心して利用できる環境を整えましょう。(須田)

マイナンバーを扱う担当だけに負荷を集中させない

マイナンバーを取り扱う担当者に、届出書類など、帳票の作成が集中する懸念がある。しかしむやみに担当者は増やしたくないため、できるだけ今までの流れで事務処理をしていきたいのだが可能なのだろうか。

【解決策】マイナンバーは役割分担で効率的な運用が可能に

人事給与ソフトはバージョンアップでマイナンバーの記載が可能になります。しかし、ほとんどの人事給与ソフトで出力できる調書・届出書類はほんの一部で、手書きが必要なものがまだまだあります。これらの処理がマイナンバー事務取扱担当者に集中すると、その負荷は計り知れません。

大塚商会の「らくらくマイナンバー対応システム」は、マイナンバー以外の部分の帳票記入はこれまでどおり一般の事務の方が行い、記入されたその帳票をスキャナーで読み取ってPDF化してからOCR機能を使い、文字データとした氏名や社会保険番号などをキーにマイナンバーをデータベースから自動的に差し込み印字していくシステムです。記述方法に制限がある一部の帳票を除いて、ほぼ全ての帳票に対応しています。(須田)

マイナンバーを不用意に流出させない備えが必要

(X社長)マイナンバーを実際に扱うようになると、担当者のうっかりミスでデータが漏れてしまうことが心配だ。「らくらくマイナンバー対応システム」にはそのような備えはあるの?

【解決策】標準ではマイナンバーを表示させない、印刷できない

マイナンバーを集中的に扱う「らくらくマイナンバー対応システム」は、不用意な漏えい事故を防ぐために標準ではテキスト印刷のメニュー項目がありません。さらに、ディスプレイ表示もマイナンバーを表示するたびにパスワードの入力が必要です。そのため、事務取扱担当者以外の方がマイナンバーの印刷や登録・修正作業を行うことができないようになっています。正規の操作であっても利用ログは記録されますので、不正があればすぐに発覚します。このように二重三重の備えでマイナンバーを保護して安全性を高めています。(須田)

【総評】マイナンバーで問われる社内のセキュリティ環境

マイナンバー実務で課題となるのが利用と管理の方法だ。利用のしやすさと厳重な管理は相反する作用が働く場合が多い。ITが進化し利用シーンが広がるとさまざまな犯罪も発生するため、さらに厳重なセキュリティが求められる。企業が健全に発展していくためには、そうした情報管理はもはや避けられない時代となっている。マイナンバー対応を起点に発想を変えて、守るべき情報と利用する情報の棚卸しを行い、メリハリのある情報管理を行ってみてはいかがだろうか。安心できて利用しやすい環境を創るのがこれからの経営課題だ。

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