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マイナンバー実務は役割分担で効率的に安心運用(後編)

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • マイナンバーはこれからも続いていく制度。しっかりと将来を見据えながら、なおかつ担当者の負担が重くなりすぎないような仕組みを構築していくべきだ。
  • 行政に提出する帳票は増加したり変更になったりと、さまざまな書式になるため、マイナンバー対策はそれらにすばやく、柔軟に対応できるものを選びたい。

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【社長の課題】マイナンバーで業務が煩雑になるのを避けたい

マイナンバーの通知が開始されたが、実際のところまだ具体的な対策は施していない。事務の担当者からは「業務が煩雑になるので増員か設備の導入を検討してほしい」といった要望が出ている。マイナンバー対策が一過性で済むのか恒久的に続くのかといった見通しが立たず、人的なリソースも少ないためすぐには対応できない。システムについてもどれを選んだらよいのか。場当たり的に導入して将来的に不要になるような無駄は絶対に避けたい。担当者に負荷がかからずに、継続して将来的にも利用できるシステムがないだろうか。

マイナンバーをさまざまな帳票に手軽に記載する方法は?

(X社長)マイナンバーを税務申告や社会保険の手続きで利用する場合、手書きの帳票など、届出先ごとに種類がたくさんある。これをマイナンバー事務取扱担当者だけで処理するのは難しいのではないだろうか。

【解決策】マイナンバーの書式定義でほぼどんな帳票にも対応

「らくらくマイナンバー対応システム」は、手書きやプリントアウトされた届書類をMFPでスキャン、データ化し、OCR機能を利用して各書類に記入された氏名や生年月日などをキーに、社員情報と紐付けして、マイナンバー付の帳票として出力します。マイナンバーが必要な帳票にはさまざまな種類がありますが、帳票ごとに、個人を判別するためにキーとなる情報、例えば、氏名や生年月日などのほか、必要な情報を帳票ごとに書式定義として設定し、キーに該当する個人のマイナンバーを判別して印字しますので、記述や提出方法に制限がある一部の帳票を除いて、ほぼどのような形式の帳票にも対応可能です。帳票の作成はマイナンバー無しでこれまで通り行い、マイナンバー取扱担当者のみがマイナンバー付帳票の作成を行いますので、事務処理やセキュリティ面で大きな効果を発揮すると思われます。(大村)

らくらくマイナンバー対応システム導入で準備すること

(X社長)マイナンバーの通知が開始されたが、まだ詳細な対策が具体化していない。らくらくマイナンバー対応システムを導入する場合、どのような準備をすればよいのだろうか。

【解決策】大塚商会がシステム導入のご支援をいたします

らくらくマイナンバー対応システムを導入される場合、システム導入の準備に関するお手伝いも大塚商会にお任せください。まず、導入診断サービスでマイナンバーの管理対象や人数、マイナンバーの取得方法などの基本状況をお伺いし、お客様に必要ならくらくマイナンバー対応システムのモデルを確認いたします。続いて導入支援サービスとして、システムをご利用いただくうえで必要な情報の整理と初期設定の支援をいたします。その後、システムのインストールや、お客様ごとの設定などを行い、必要なマスタの準備のご説明、マイナンバーの登録や利用・廃棄方法など、らくらくマイナンバー対応システムのご利用方法を指導いたしますので、システムをご購入いただき、どこから始めてよいのか分からないというお客様でも、安心してご導入いただけます。(大村)

マイナンバーの運用の長期的なサポート体制は?

(X社長)マイナンバーの取得が始まったが、長期的に取り組む必要がありそうだ。システム導入については恒久的な利用を前提に検討していきたい。長期的なサポートを受けることは可能なのだろうか。

【解決策】変更にはすばやく対応、サポート窓口は一元化 

マイナンバーの取り扱いは始まったばかりで、今後さまざまな変更が生じることが予想されます。当社の「らくらくマイナンバー対応システム」におきましては、保守にご加入いただくことにより、法改正等で、国などで、あらかじめフォームが定められている調書・届け出書類などのフォームが変わった際には、最新となる書式定義をご提供します。(注1)プログラムのアップデートサービスもインターネット環境を介して提供いたします。また、大塚商会からご購入いただき、保守にご加入いただいている製品につきましては、たよれーるコンタクトセンターにお電話をいただくことにより、受付スタッフが該当の専門スタッフへの取り次ぎを行い、迅速な対応をいたします。(大村)

  • (注1)提供対象の帳票は別途ご確認ください。

【総評】マイナンバー対策は長期的視点で取り組もう

いよいよマイナンバーの取り扱いが始まる。当初は社会保障・税・災害対策に用途は限定されているが、数年後には預貯金口座の連動をはじめとして広く活用されていく方向にある。目先の対策だけの対応をすると大きな無駄が生じるリスクがある。また、用途が広がればセキュリティも強化していかなければならない。大塚商会の「らくらくマイナンバー対応システム」はマイナンバーを限定的に取り扱えるので、業務フローの変更も少なく済ませることができ、手書き帳票を含めてセキュリティ上も有効な対策となりそうだ。

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