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経営層と担当者で展示会を120%有効活用

経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • 異なる部署の社員と経営層が一緒にITイベントを見学するチャンスがあれば、お互いの思惑をじかにすり合わせながら仕事の改善案を探ることができる。
  • 疑問点はその場で質問し、解決してしまおう。社内の各部署と経営層の考え方がバラバラだと、ビジネスは弱くなる。キーワードは「つながる」だ。

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【社長の課題】IT整備の課題に気付き、積極投資で業績向上

気が付けばPCやネットワークがなくては仕事が全く進まないような状況だ。その分、社員からはIT設備に対しての不満や要望の声も高まっている。この傾向がさらに加速するとの判断で、今年は社内のITインフラを整備して業務効率化を進めることにした。しかし、担当によって要望がバラバラなので、会社全体の費用対効果も不明。そこで、具体的な課題を探り解決策を実際に見るために、総務担当者と営業担当者を連れて「実践ソリューションフェア2016」を訪れ、それぞれの視点で最新のシステムを見学してみた。

展示会で課題や解決策は発見できるのだろうか?

【課題】会社全体のITインフラ整備を検討するために、立場の異なる担当者と一緒に展示を見てみることにした。バラバラの視点や意見がまとまるとよいのだが…。

【解決策】実際の運用に即した複合的でリアルな展示が特長

社長の私と、総務担当Iさん、営業担当K君の3人で訪れたのは、実践ソリューションフェア2016 in 東京。会場は多くのビジネスパーソンでにぎわっていた。最初に入ってすぐのステージを一緒に見た。「つながると見える!ひろがるビジネス。」をテーマに、うちの会社でもありえるシチュエーションで演じられているステージを見て、お互いに笑いながら納得。社内の課題と解決策のイメージが掴めてきた。ネットワークで「つながる」ことで利便性とスピードが格段にアップするようだ。

マイナンバーの取り扱い=全社セキュリティの向上へ

【課題】マイナンバー対策だけにコストがかかるのはどうにも納得しづらいので、どうせなら全社レベルでのセキュリティを高めていき、結果的にマイナンバーの取り扱いも安心。とはならないだろうか。

【解決策】運用をリアルに展示「マイナンバー対策ステージ」

総務Iさん最大の関心事はマイナンバーの取り扱い。マイナンバー取り扱いルームを再現したマイナンバー対策ステージに興味津々だった。マイナンバーが記載された書類の取り扱いに神経を使うそうだ。役所に届け出る書類のみにマイナンバーが印字されるシステムは管理の手間やリスクを大幅に軽減できそうだ。複合機と専用PC1台で始められるのもよい。ICカードで使用者を判別する方法は他の機密書類の扱いにも応用できそうだ。これを基準に全社の文書セキュリティを検討することにした。

営業情報が全社にどれだけ生かされているのか?

【課題】営業担当者は外で活動するため情報共有が不足がち。事務部門との連携をよくすれば売り上げ管理などの伝票処理が速くなって、楽になりそうだ。しかし、何から手を付けていけばよいのだろうか?

【解決策】名刺を共有情報として全社がつながる!

営業担当K君はモバイル活用で営業効率化を唱えている。しかし、メールぐらいにしか使わないのではとの反対意見もあり実現には至っていない。「攻めのビジネス」コーナーで、モバイルの具体的な活用方法について展示・説明を受けた。顧客に最新情報を届け、社内には営業状況をリアルタイムに報告。そうすることで会社に戻る時間と手間を営業活動に全て振り向けられることに気が付いた。名刺も個々で管理しているが共有すると顧客情報として管理部門でも請求書の送付などへとさまざまな活用が図れそうだ。これには総務Iさんも納得の様子。

【総評】展示会は全社視点で情報収集するのがポイント

展示会の見学成果、有効に活用できているだろうか。展示会を見る場合、自身の業務に効果があるのかだけでなく、部署としての効果や全社的な効果を検証していかないと、社に戻って購入の検討から申請をする際に、説得力のある稟議書が作成できない。担当者の利便性だけでなく、経営判断となる費用対効果を検証しておきたい。その場合に大きなポイントになるのが「つながる」ことである。全社的な改善につながって業務効率向上に寄与するという「コスト」から「投資」としての視点で展示会を見てみよう。

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