まずはお気軽にご相談ください。

【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター

03-6743-1671(平日 9:00~17:30)

PDFは簡単セキュリティ対策で全社安心活用

セキュリティ経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • セキュリティ関連の人的ミスはなかなか無くならない。Acrobat Proが搭載する「アクションウィザード」機能で操作をプログラム化し、「うっかり忘れ」を防止しよう。
  • 電子契約上の調印に欠かせない「双方のサイン」はAcrobat Proの署名機能で実現できる。契約書類の迅速で省力化されたやりとりを、ぜひPDFで実現させよう。

インタビューをより詳しく、さらに解説も加えた資料はこちら!

「Adobe製品の導入効果」についての資料をご用意しました。ダウンロードは無料!

【社長の課題】万全のセキュリティで重要書類もPDF決裁

業務の迅速化と効率化で収益アップを目指している。そのためのタブレットなど、モバイルデバイスを導入。現場の社員から送られてくる情報を上司や経営層が目を通して指示を戻している。どんなデバイスでも正確に閲覧できるように書類はPDFに変換してやりとりしているが、販売状況などの機密書類でセキュリティの掛け忘れが目立ってきた。トラブルが起きるとせっかくの業務効率化が台無しになり、会社の信用に関わる危険性もある。PDFのセキュリティの掛け方と社員に浸透させる方法を知りたい。

PDF書類で効果的なセキュリティ対策を教えてほしい

(W社長)PDF書類にセキュリティを施して送る習慣が、ようやく全社に浸透しつつある。しかし、印刷不可の設定をしなければならない書類での掛け忘れなどが無くならない。即効性のある対策はないのだろうか。

【解決策】アクションウィザードで全社のセキュリティ対策を

ITリテラシーには個人差がありますし、ついうっかりといったミスも生じます。その人的トラブルを防ぐために、あらかじめ必要な操作をアクションウィザードという機能でプログラム化することをお勧めします。例えば「取引先用」「顧客用」などの名前を付け、PDFに対して必要な操作を登録しておくと、ワンクリックでAcrobat Proが実行してくれます。さらにこのプログラムは他のAcrobat Proユーザーと共有できますので、会社全体のファイル統制に効果を発揮します。(大坂)

PDFの利用に役立つセキュリティ対策はほかにもあるの?

(W社長)その「アクションウィザード」のように、社員に負担がかからず簡単にセキュリティ対策ができる機能の組み合わせがほかにもあれば教えてほしい。

【解決策】「透かし」「墨消し」機能のご利用がお勧め

PDFのセキュリティを高めるAcrobat Proの機能として「透かし」や「墨消し」はいかがでしょうか。このうち「透かし」はファイルの閲覧や印刷の際に「取扱注意」などの注意喚起の文面が表示される機能です。情報流出を抑止する効果が期待できます。

また、電子ファイルはメタ情報といって、ログイン情報など画面に表示されないさまざまな情報を持っています。このメタ情報を残したままでPDFを外部公開するのはとても危険です。Acrobat Proはメタ情報を確実に抹消できる機能も持っていますのでぜひご利用ください。(大坂)

安心して利用できるPDFで契約書のやりとりをしたい

(W社長)PDFで契約書といった重要な書類を取り交わすことができるのだろうか。Acrobat Proを利用していない他の企業ともやりとりは可能?

【解決策】Acrobat Proの署名機能で電子契約実現

既に欧米では契約そのものがEC化していますが、日本でも契約スピード向上と手間やコストの削減で「電子契約」へ移行するものと予測しています。Acrobat Proでは、お互いに「いつ何が行われたか」といった証跡とともにワークフローとしてPDFを利用できる機能を備えています。契約書に署名をしてもらいたい発信者側でAcrobat Proをお持ちであれば相手側にはなくても電子契約を実行できます。Acrobat Proをお使いの貴社ならすぐにご活用できますので、ライバルの一歩先を行く迅速な契約対応が可能となりますよ。(大坂)

【総評】PDFのセキュリティは電子契約を念頭に対応

PDFはデバイスやOSにとらわれない書類のスタンダード形式として浸透している。誰もが利用できるだけにそのセキュリティ対策は重要である。日常的に利用するものだけに、利便性を損なわないアクションウィザードでのセキュリティ設定は便利だ。そして何よりも全社員で共有できるのはケアレスミスによる流出トラブルの防止など会社全体のITリテラシー向上に貢献する。PDFが安心して利用できてこそ契約書などの重要書類も電子化でき、やりとりが迅速になり省力化されるEC化のメリットを享受することができるのだ。

「Acrobatの導入でこんな効果があった!」そんなお客様の声を集めました

大塚商会からAcrobatを導入いただいたお客様に独自にアンケート。その結果をまとめた資料をご用意しました。

  • お客様からの実際の感想を集めました
  • グラフなどもあって分りやすい
  • ダウンロードは無料!
  • 他の資料もまとめてダウンロード可能

資料をダウンロード(無料)

「Adobe CCが新機能でいかに使いやすくなったか」をまとめた資料をダウンロード!

Photoshop、Illustrator、InDesignに関して「Adobe CC」と「CS」との機能比較資料をご用意しました!

  • バージョンごとの比較表で分りやすい
  • 新機能だけがまとまってる
  • ダウンロードは無料!
  • 他の資料もまとめてダウンロード可能

資料をダウンロード(無料)

インタビューをより詳しく、さらに解説も加えた資料はこちら!

「Acrobat Pro,Adobe Creative Cloud」についての資料をご用意しました。

  • ダウンロードは無料!
  • 過去の資料もまとめてダウンロード可能

資料をダウンロード(無料)

社内でプロ用のデザイン環境を簡単に構築する秘訣

「いまどきのIT活用」から同じキーワードや課題の記事をご紹介

  • 経営基盤強化・リスク対策

    2020年における全世界のデジタルデータ量は?

    IT機器の普及によって、生活はどう変わったでしょうか? フィルム式のカメラを使わなくなった? 手書きの機会が減って漢字をすっかり忘れてしまった? 友達の連絡先は全部携帯電話に入っていて電話番号そのものは思い出せない? そうやってあらゆる情報がデジタル化し、クラウドへ集積していく中で、地球全体のデータ量もまた爆発的増加を遂げているのです。(クラウド Watch特約)

    [2016年 9月26日公開]

  • 経営基盤強化・リスク対策

    人工知能が人知を超えるとされる時期は?

    第3次ブームを迎えたAI(人工知能)は、コンピューティング能力の飛躍的向上もあいまって賢さに磨きをかけています。テクノロジーがさらに進化した先、人類をも凌駕する知能を備えることはあり得るのか? 今、そんな議論が真剣になされています。(IT Leaders特約)

    [2016年 9月12日公開]

100万社を超える実績の中から、関連する事例をご紹介

大塚商会から提案した製品・ソリューションを導入いただき、業務上の課題を解決されたさまざまな業種のお客様の事例をご紹介します。