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テレビ会議の活用で一体化と効率化を推進!(前編)

情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化

【この記事のポイント】

  • テレビ会議はますます低コスト化と品質向上が進み、比較的安価に遠隔地の会議室を臨場感の高い大画面と高音質で接続できるようになってきている。
  • 遠隔拠点とも「今すぐ会議」が実現するのがテレビ会議の利点であり、スモールスタートでまずは効果を実感してみるとよい。本社・支社間の情報格差も小さくなるだろう。

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【社長の課題】全社の課題解決と周知を迅速に図りたい

国内9カ所に営業拠点、3カ所に工場がある食品加工・卸売りの会社を営んでいる。新製品を発売するサイクルが短くなっており、開発会議や販売会議を頻繁に行っている。遠隔地の担当者を集めるのに日程の調整をするのが難しく、移動も含めたコストもかかるが、電話とメールだけではどうにもならないのでテレビ会議の導入を検討している。大手の会社で使っているのを見たことがあるが、とにかく高いというイメージがある。IT系のシステムは価格が安くなってきているようだがテレビ会議システムはどうなのだろうか。

テレビ会議は高機能・高品質化が進み、導入コストは下がっている

(I社長)テレビ会議はずいぶん前からあったと思うけど、今はどうなの? 以前見積りを取ったらうちの会社では到底検討もできないような金額だったのであきらめた経緯があるが、そのあたりも変わっている?

【解決策】高品質・低価格化が進むテレビ会議システム

現在はテレビ会議製品の単価も下がり、導入にかかるコスト負担は大幅に軽減されています。また、伝送圧縮技術も進化し、専用線でなくインターネット回線を利用できるようになったので回線にかかるコストも削減できるようになりました。

大塚商会では現在約130拠点で日々テレビ会議を利用しており、この経験をもとにしてお客様に提案をしております。また、テレビ会議システムのメーカーであるPolycom(ポリコム)社が認定するパートナープログラムにおいて最高峰のプラチナパートナーとして、販売・サポート体制が確立しているので導入後も安心してご利用いただけます。(市川)

テレビ会議システムの種類ってどうなっているの?

(I社長)テレビ会議はテレビ電話とどのように違うの? テレビ電話だったらスマホやタブレットで簡単にできそうに思えるのだが。導入で気を付けなければならないポイントがあれば教えてほしい。

【解決策】リアルな環境で会話できるのがテレビ会議システム

確かにテレビ会議とWeb会議(テレビ電話)との境界はぼやけつつあります。テレビ会議の場合は会議室で利用しますので多数の参加者が利用するための大画面映像と聞きやすい高品質な音声という設備・環境が必要です。Web会議はPCやスマホ、タブレットというパーソナルユースなものを利用するため個人間の打ち合わせに適しています。インターネット回線を利用すると状況によっては映像・音声の遅延や寸断が発生しやすくなるため、ネットワークをどのように構成するかがとても重要になってきます。(市川)

テレビ会議の導入はどのようにして進めればよいのか

(I社長)テレビ会議を導入する場合、どのように進めればよいのか? 初めて導入する場合のアドバイスを聞きたい。最初から全国の拠点全てをつなげるようにしたほうがよいのだろうか。

【解決策】最初はシンプルな構成で簡単スタートがお勧め

初めて導入される場合、最初から多地点(3カ所以上)が同時に会議をする構成ではなく、一対一の双方向で会議を行うことから始めて徐々に接続箇所を増やしていくことをお勧めします。同時に接続する会議室が増えていくと参加者のスケジュール調整が大変です。必要な時にタイムリーに会議が行えるようにすることで、テレビ会議の稼働率も上がり十分な効果が得られるでしょう。これを基本に接続する拠点を増やしたり、現場からも参加できるようにWeb会議と組み合わせたりするとさらに使い勝手が向上します。(市川)

【総評】テレビ会議で即時に課題解決、全社一体化

複数の拠点を持つ場合、移動にかかる時間と交通費、スケジュール調整の難しさなどから会議の回数は限られてくる。そのためリアルタイムでの状況把握や適切な対応ができず、機会損失の可能性は高くなる。また本社・支店の情報格差による一体感の喪失リスクもある。テレビ会議システムは劇的にコストが下がりつつあり導入のハードルは低くなっている。またWeb会議と組み合わせることでさらにリアルな情報を共有することも可能だ。企業活動を円滑に進めるうえでテレビ会議の導入と効果的な運用について検討してみることをお勧めする。

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