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テレビ会議の活用で一体化と効率化を推進!(後編)

情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化

【この記事のポイント】

  • これまでの会議スタイルをなるべく踏襲してテレビ会議システムを構築することが望ましい。タッチパネル操作タイプも登場して、使用はますますカンタンになってきている。
  • ネット回線は既設のものでもよいが、専用の高品質ネットワークがあると会議の質が大幅に向上する。研修や面接など、会議以外でも活用の場を広げるべきだ。

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【社長の課題】テレビ会議を導入する際のポイントについて

全国に営業拠点や工場を持つ食品加工・卸売りの会社を営んでいる。以前は手の出なかったテレビ会議システムの低価格化が進んでいると聞き導入を検討している。しかし、導入に当たって会議室をどうしたらよいのか、機種の選び方、ネットワークなどの不明点に加え、操作は誰でも簡単にできるのか、運用はどうすればよいのかなど不安も多い。無駄な投資や費用を抑えて導入するための方法を知りたい。一方で、PCやスマホとの連携や会議以外の使い方もあれば導入コストの回収も早まりそうな気がする。

テレビ会議導入に必要な環境はどのように整える?

(I社長)テレビ会議を導入する際の留意すべきポイントを知りたい。普通の会議と同じような感覚で利用できるとよいのだが。カメラやマイクが向くと緊張して話せないという社員もいる。

【解決策】自然なコミュニケーションができるテレビ会議

普段行っている会議スタイルを大きく変えると、慣れるまでは会議が円滑に進行しなくなる恐れがあります。業務上変えられない場合もあるでしょう。会議の形式を変えずにその場にいるのと同じように遠隔地の方と自然に会話できることがテレビ会議導入のポイントです。できるだけ既存の会議形式に沿ってディスプレイの設置やマイクの配置を決め照明や音の調整をするのが基本です。最新のシステムはマニュアル無しでもタッチパネルで簡単に操作できますので誰でもご利用いただくことができます。(久保)

テレビ会議のネットワークは既存の回線でも利用できるの?

(I社長)ネットワークはいま利用しているインターネットの回線でよいのだろうか。またテレビ会議を設置する会議室はどこでも大丈夫なのだろうか?

【解決策】普通のネットワークで利用可能だが注意が必要

テレビ会議は、既設の一般的なインターネット回線でも利用可能です。ただし、映像や音声のリアルタイム性を重視するシステムであるため、PCのデータ通信より回線品質の影響を受けやすい弱点があります。それを回避するために、専用の回線を設定する、既存回線を増強する、回線混雑時の制御を行う等の方法を考慮する必要があります。ネットワークが引き込める会議室であれば、テレビ会議の設置は可能です。周囲の音が気にならない(音漏れが少ない)専用の部屋が望ましいです。(久保)

テレビ会議を他の用途でも有効に活用したい

(I社長)営業拠点との会議は週に1回程度。それ以外でも有効活用できないかと考えている。ほかにどんな活用の仕方があるのだろうか。スマホなどのモバイル機器も活用できると便利そう。

【解決策】離れた場所を結ぶ会議以外での活用が拡大

テレビ会議とWeb会議を組み合わせることでタブレットなどのモバイル機器を使って作業現場から会議に参加し、現場の状況を映像で見せながら報告をすることもできます。また、時差のある海外拠点と日本国内で会議を行う場合、深夜までオフィスで待機するのではなく、自宅からタブレットで会議に参加することでワークライフバランスの向上も期待できます。その他、オフィス間の常時接続、遠隔地での採用面接や災害時のコミュニケーション手段など、さまざまな業務で利用が進んでいます。(久保)

【総評】テレビ会議をきっかけとしたコミュニケーション醸成

テレビ会議がWeb会議と大きく違う点は、画面の大きさと高解像度映像・高音質音声による現実感だと思っている。相手が目の前にいるような臨場感があるということだ。コミュニケーションは文字や声だけでなく相手の表情の変化や動き・しぐさも大きく影響している。家庭で観ているテレビがハイビジョンから4Kといった高画質になっているのも、映像内容をより自然に違和感なく伝えるための進化なのだ。それがストレスのないコミュニケーションへとつながる。テレビ会議をどんどん活用して一体感を持った企業活動に役立てよう。

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