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経営データが一目瞭然! 最新「BI」とは? (前編)

データ分析・活用業務データの活用

【この記事のポイント】

  • 報告書の精度、形式、深さが担当によって異なり、全体を俯瞰しにくい場合に役立つのがBI(ビジネスインテリジェンス)だ。エクセルでの管理には早晩限界が訪れるだろう。
  • BIを支援するツールを使うと、報告書の問題点の一部である「作成者の意図や作為」を最小にすることができ、客観的なデータに基づいた判断をすばやく下すことができる。

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【社長の課題】経営状況をすばやく把握し正しい判断をしたい!

創業20年目の中堅アパレル企業を経営している。流行に左右される業種のため仕入れや販売の経営判断をすばやく下す必要があるが、経営レポートは個人商店からの流れで担当や部署ごとにバラバラの形式で作成されており、とても分かりにくい。これまでの経験でなんとか経営判断しているが、取りこぼしや気が付かないことがあるのではないかと不安になっている。長年勤めているエリアマネージャーたちは慣れたやり方を変えられないと言っているが、もっと簡単にすばやく経営レポートを作ることはできないのだろうか?

担当者任せの報告書では総合的な判断が困難になっている

(K社長)各部署の担当者がそれぞれ部門の状況を報告してくるが、詳細に報告してくる者や単純な数値のみの者など担当者の性格が反映されたレポートとなっている。報告形式をそろえることは無理なのだろうか。

エクセルで報告書を作成する場合の注意点

各部署の担当者がエクセルを利用して会議用の経営資料を作成することは多いと思います。しかし、エクセルでの報告資料作成には限界があります。まず、エクセルで報告資料を作成するための時間と手間です。エクセルに精通した担当者が作業したとしても、10部署あれば10人×作業時間となります。これは本来の担当業務以外のコストです。また、日付や内容が少しだけ変更された訂正版が複数提出されることもあります。そうすると、どれが最新版の正しい資料なのかが分かりにくく、正確な判断が難しくなります。(若林)

各部バラバラの形式で提出される資料は統一したほうが良い?

(K社長)創業時からの流れで経営資料の作成は各部署に任せている。なんとかならないかと思うこともあるが現状は大きな問題もない。この方式を変えると混乱しそうな気もしている。今のスタイルを続けていても大丈夫だろうか。

【解決策】統一された資料で全社の意思決定や判断を

担当者や部署では注目しているポイントが役割によって違います。エクセルは良くも悪くも柔軟になっていて担当者が利用しやすい形で資料が作成でき、修正も簡単です。本当は赤字なのにそれを見えにくくこともできます。また、部門や担当者によって売り上げや仕入れなどそれぞれ異なる目標がありますので、当然資料もそれに沿った形で作成されます。しかし、全社で判断する場合は共通の指標を持って対比しないと客観的で正確な判断ができず、全社意思統一も難しくなり潜在的なリスクを見逃す恐れがあります。(若林)

全社共通の経営資料を作成するにはどうすれば良いのか

(K社長)経営者としては社員の稼働が一番気になっている。また月1回提出される各部署の報告では最新の判断を下すことが難しい。社員の負担も少なく短時間で全社共通の資料が作成できると良いのだが。

【解決策】BI(ビジネスインテリジェンス)ツールが最適

会社では売り上げや仕入れ、勤務状況などを入力する基幹システムを利用されていると思います。ここに蓄積されたデータを基に、経営者の見たい資料を自動的に作成する「BI(ビジネスインテリジェンス)」という便利なツールがあります。全社共通の資料がリアルタイムに作成でき、さらに利用者が気になる項目を追加することが可能となります。それにより、共通の認識と利用者それぞれが必要とするデータを分かりやすい形式での活用ができます。簡単な操作で作成できるため労力も時間もかかりません。(若林)

【総評】スピード感を持った客観的な経営判断を

会社発展のポイントは経営陣の鋭い嗅覚にある。その嗅覚を研ぎ澄ますためのツールとしてBIツールの活用をお勧めする。会議のための資料作りではなく、日常的に利用でき経営者が判断しやすいような、一目瞭然のグラフや表で客観的に経営状態を表し、注意点が深掘りされた資料の存在は経営判断に大きな効果を発揮する。経営者は自分の嗅覚に基づいた指標で良し悪しの判断と、見えないリスクの発見と除去に専念できる。社員もそれぞれの立場で共通の認識を持つことが可能となり、さらに全社一丸となった対応が可能になるのだ。

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