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会社のPDFは最新版の利用で安心便利活用 (前編)

製品の導入・活用支援経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • PDF形式にさえなれば、PDFアイコンがついていれば、とにかく安心……というのは間違い。目的と用途に合わせた品質のPDFでないと、実は情報流出の原因となり得る。
  • 実は既にサポートが終了しているバージョンのアプリケーションを使っているかもしれない。使用バージョンには特に留意し、最新版Acrobatを使っていこう。

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【社長の課題】PDFを安心して積極的に活用していきたい

ITには詳しいと自負していたK社長。社員にはPDFの積極活用を勧めていた。特に最近はWordやExcelで作成された書類をタブレットやスマホで閲覧するケースも増えているので、書類のPDF変換は必須と社内に号令をかけていた。何といっても無料で使えるのはありがたい。しかし、取引先からPDFにきちんとパスワードをかけてほしいと指摘を受けてしまった。なんでも情報漏洩の危険があるそうだ。会社としてPDFの使い方を全面的に見直したいと思っている。

「PDF形式にさえなればよい」って間違った常識なの?

(K社長)PDFを閲覧する際は無料で使えるAcrobat Readerを使っていたが、それだけでは問題があるの? 特に問題もなく便利に使っていたのだが。

企業で使用するPDFにはセキュリティ対策を

いえ、そのような考えはとても危険です。PDFはPCのOSやアプリに依存することがないため広く利用されています。しかし、近年企業・組織の機密情報を狙ったサイバー攻撃が急増しています。PDFファイルを媒介とした情報の流出や改ざんを防止するために、最新のセキュリティ対策が施されたバージョンのAcrobat、Acrobat Readerをご利用になることをお勧めします。第三者へ情報を共有・公開する前にPDFの内容の保護(非表示情報は削除しておく、パスワードセキュリティを設定しておく)などが適切か、確認しておくと良いでしょう。(相川)

最新版のAcrobatを使用しないと何が起こるのか?

(K社長)PDFを利用するのにソフトのバージョンは気にしたことがなかった。以前からPDFを使っているので古いバージョンのAcrobatを使っているのかもしれない。最新のAcrobatを利用しないとどうなるの。

【解決策】最悪は会社のPCが乗っ取られる可能性も

Acrobat、Acrobat Readerでは、リリース日より5年間のサポートが提供されます。サポート終了後は、テクニカルサポートや、セキュリティアップデートの提供が行われません。サポートが終了したソフトウェアを使い続けると、 見つかった脆弱性を修正するセキュリティパッチが提供されず、無防備で危険な状態になります。PDFは広く普及しているので 攻撃を受けた場合、ウイルスに感染したPCを介して社内や取引先のPCが攻撃者に乗っ取られる可能性もあります。(相川)

サポート終了はXPと同じ! どのように対策すればよいのか

(K社長)サポート終了でセキュリティが脆弱になるのはXPの時と同じだね。あの時は古いPCは買い換えたけれど、PDFの場合はどうすれば良いの?

【解決策】常に最新のAcrobatが利用できる環境を作る

PDFセキュリティの具体策としてはAcrobat、Acrobat Readerを最新に更新することです。Acrobat Xについては2015年にサポートが終了しておりAcrobat XIについても2017年10月15日でサポートが終了します。

Acrobatを最新版にすると、不正プログラムの実行を阻止するアプリケーションセキュリティを活用することができます。安心してご利用いただくために、サポート切れの旧バージョンAcrobatやフリーのPDF変換ツールなどにはご注意いただき、最新版のご利用を推奨します。(相川)

【総評】PDFは費用対効果を考えて利用する時代

いまや当たり前のように使っているPDFファイル。特にモバイル活用ではOSやアプリに依存せず表示も崩れないため、ファイルのやり取りにとても重宝する存在となっている。しかし、広く利用されているだけにウイルスなどの標的とされることも多いが、不断の努力で提供し続けられている最新バージョンであればリスクを極小化できるはずだ。PDFを安全に使い続けるには企業にも努力と工夫が求められる。また一律に同じPDFファイルを利用するのではなく、用途目的に合わせて適切な設定が施されたPDFを利用する必要がある。

株式会社ビジネスボックス 及川 昭理

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