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会社のPDFは最新版の利用で安心便利活用 (中編)

製品の導入・活用支援経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • 全てのPDFが「編集できないファイル形式」ではない。書き換えられて便利という場面にも、書き換えさせずに保護という場面にも、設定次第で使える形式だ。
  • 各社員が好き勝手にPDF関連ツールを使っていてはセキュリティポリシーが統一できない。ワンクリックで統一した設定が施せるAcrobat Pro DCの全社導入を検討しよう。

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【社長の課題】PDFのセキュリティを全社的に徹底したい

うちの会社では、社外に送付する書類はPDFファイルにすることを原則としている。なぜなら会社の名前が入った書類が勝手に書き換えられることを防ぎたいからだ。例えば、Excelで作成した見積書を送って金額を高く書き換えられたら受注できなくなってしまう。だからPDFにするように徹底しているのだ。ところが社員から「PDFは簡単に書き換えできますよ」と言われて、慌てて調べたら「書き換えできる」ことに気が付いた。これからどんな対策をしていけばよいのだろうか。

PDFは編集できないファイル形式ではなかったの?

(K社長)PDFは編集できない形式と認識していたが、書き換えもできるようだ。どのようにすれば書き換えができるのか。また、書き換えできないように保護することはできないのだろうか。

PDFは書き換えもできるし、保護もできる

「PDFは書き換えできない」と思っている方はとても多いのですが、実はそうではありません。PDFを改ざんした事件も起きていますのでお気を付けください。PDF=編集できないフォーマットではなく、ロックを掛けていない状態であれば編集アプリケーションによって誰でも簡単に編集することができます。これはPDFの内容を変更する際に、原本となるファイルがなくても修正できる、実は便利な機能なのです。しかし、PDFを改ざんされたくない場合は変更できない設定にすることも可能です。(相川)

PDFのセキュリティ設定でできることを知りたい

(K社長)PDFでセキュリティの設定ができることは知らなかった。では、PDFのセキュリティはどのように設定できるのだろうか。また、内容の保護は簡単にできる?

【解決策】公開する範囲に合わせて適切なセキュリティ設定を

セキュリティの設定で大切なことは、誰に何を伝えたいのか? ということです。PDFファイルの内容、送り先、公開範囲を定め適切なセキュリティ設定を施すことが必要です。できれば無料のPDF変換ツールなどではなく、このセキュリティ設定機能がしっかり備わっているAcrobatのご利用をお勧めします。Acrobatであれば、閲覧者を制限するパスワードの設定、閲覧者の編集・印刷・コピーといった操作制限などの設定が可能です。さらに、改ざん防止に電子署名を付与することも可能です。(相川)

PDFのセキュリティ設定を社内で徹底する方法は?

(K社長)PDFのセキュリティ設定の重要性は理解したが、いまバラバラに使っているPDF変換ツールの統一や設定を全社員に徹底させるにはどうしたらよいのだろうか。

【解決策】アクションウィザードの活用で全社自動設定

PDFのセキュリティ設定自体は簡単なのですが、全社員に徹底するとなると手間がかかる上、時間経過とともに漏れが出てきます。解決策としてはAcrobat Pro DCのアクションウィザードという機能が有効です。これを使うと複雑なセキュリティ設定を自動適用できます。また、よく使うWordやExcelの画面にボタンとして登録し、ワンクリックでセキュリティ設定ができるようにすることも可能です。編集機能など、使いやすさも向上していますので、企業全体でのご活用をご検討ください。(相川)

【総評】PDFは会社の情報資産として利用環境を整備

官公庁の申請や届け出など公的な書類も、企業の情報も書面ではなく電子ファイルとして保管する時代だ。そしてPDFは情報資産のスタンダードなフォーマットとなっている。しかし、PDFに変換しただけで終わりにしていないだろうか。誰でも閲覧できるだけでなく、役員など閲覧できる人を限定する、マイナンバーの入った書類は印刷できないように設定するなどきめ細かく管理しなければならない。そのためにはPDFを扱う環境そのものを会社の情報システムとして一元管理していく必要があるのだ。

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