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会社のPDFは最新版の利用で安心便利活用 (後編)

製品の導入・活用支援経営基盤強化・リスク対策

【この記事のポイント】

  • PDFは、さまざまなデバイスで表示でき、見栄えも崩れない形式というだけではない。また、「編集不能である」という誤解をしないように注意しよう。
  • 情報の利活用とセキュリティの両立を前提に設計されているのがPDFのいいところだ。適切なセキュリティ設定を施しておけば、紙で保管するよりも安全で便利だ。

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【社長の課題】Acrobatはよく使うだけに知っておきたい

会社では業務効率とコスト削減の観点から、書類は極力プリントアウトしないで電子文書を使うようにしている。それぞれの社員は自分の使いやすいソフトで文書を作成しているため、作成後の書類は一律でPDFに変換することを義務付けようと考えている。でもPDFに統一することで利用しにくくなることはないのだろうか。よくよく考えると普段あたりまえのようにAcrobatを使っていながら、変換ツール以上のことは知らないことに気が付いた。そもそもAcrobatってどんなソフトなの?

いつも使っている「Acrobat」とはどんなソフト?

(K社長)AcrobatはPCやモバイルでも閲覧できるPDFファイルを作るソフトだと思っているが、それ以外の用途はあるの? ずいぶん前から使っているが、どんなソフトなのか考えたことがなかった……

PDFは正しい情報共有を図る、電子文書交換の標準形式

スマホなどでメール添付のPDFファイルを確認することもあると思います。この「PDF形式」は、確実に、簡単に、安全に、環境に依存せず、正しく情報共有ができるという理念のもと、弊社(アドビシステムズ)で開発されました。現在では国際標準規格(ISO32000-1)としても認定され、全世界で幅広く普及しています。そしてPDFは、作成ソフトと閲覧ソフトとのセットがそろって初めてその閲覧性を担保できます。AcrobatおよびAcrobat Readerは信頼性が高く、世界中の企業や官公庁で広く利用されています。(永田)

ビジネスでPDFをフル活用するとどんなことができるのか

(K社長)PDFは電子文書としての保管と社外に送るときに使っているが、それ以外の使い道ってあるのだろうか。 新しい使い方ができると、皆が使っているだけに普及も簡単そうだけど。

【解決策】PDFを活用して、さまざまな日常業務を電子化

PDFのことを、内容を書き換えられたくない時に使う「情報を固める形式」だと思っていませんか? PDFファイルはロックしなければほとんど生のデータと同じようにご利用になれます。PDF形式は、情報の利活用と保護の両立を前提に設計されていますので、用途と目的に応じた使い分けが必要です。例えば、Officeファイルから生成されたPDFをAcrobatで再びExcelやWord形式などに戻すことも容易なのです。また各種承認業務や、アンケートの配布・集計もPDF上で行えます。(永田)

Acrobatとクラウドサービスとの相性はどうなのだろうか

(K社長)仕事でスマホ、タブレットを利用する社員も多くなってきたので、業務に必要な書類はクラウドに保管してどこからでも利用できるようにしたい。Acrobatとクラウドの相性はどうなの。

【解決策】安全性・モバイル活用でクラウドとの相性抜群

Acrobatとクラウドは非常に親和性が高く、PDFの作成や抽出といったさまざまな作業を、モバイルからクラウド経由で利用できます。クラウドにデータを保管することを心配する方もいらっしゃいますが、アドビの提供するクラウドストレージはAWSを採用しているほか、OneDriveやDropboxといった既存インフラとも統合されています。親展も設定でき、紙で共有するよりもむしろ安全と言えるのではないでしょうか。もちろん、PDFに適切なセキュリティを施しておくことも忘れずに。(永田)

【総評】書類はPDFを活用して効率よく安全に管理運用

業務上の文書には、長期保管が必要なもの、社内部署間をまたいで交換する必要があるもの、第三者による改変をされては困るもの、社内外に広く情報共有すべきもの……などがある。このような場合には、アプリケーションのバージョンや閲覧環境が多様化している現在の状況だからこそ、PDFを(正しく)活用することをお薦めする。安心して文書をやりとりでき、ビジネス全体の生産性・効率性・安全性を高められるだろう。PDFファイルを「編集をできないようにする形式」という思い込みだけで使うのは非常にもったいない。

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