イベント内容の詳細やご紹介の製品ついて、お気軽にお問い合わせください。

「ついに登場!待望の『Adobe Acrobat DC』早速お見せします」
セミナー参加レポート

2015年4月7日、Document Cloudはじまる!

「Adobe Document Cloud」「Adobe Acrobat DC」がついに登場しました。どんな機能が提供され、導入した企業にどんなメリットをもたらすのでしょうか?

開催情報

開催日

2015年4月15日~2015年4月20日:東京

セミナー内容

  • 「Document Cloudとは何か?」(アドビシステムズ社 大矢博文氏)
  • 「Document CloudとAcrobat DCの機能紹介、導入メリット」(アドビシステムズ社 岩永秀紀氏・冨崎太一氏)

セミナーレポート

ついに登場したDocument Cloud、そしてAcrobat DCとは何か?

アドビから新たに「Adobe Document Cloud」、そして「Adobe Acrobat DC」が登場しました。
Acrobat DCにはどんな機能が提供され、導入した企業にどんなメリットをもたらすのでしょうか?さらに、アドビにとってCreative Cloud、Marketing Cloudに続く三つ目のクラウドとなるDocument Cloudとはどんな狙いを持ったものなのでしょうか?

その全容を知るために、アドビシステムズ株式会社の担当者が登場するセミナー、「ついに登場! 待望のAdobe Acrobat DCを早速お見せします」が開催されました。ここで紹介された、Acrobat DCの実力とはどんなものだったのかをご紹介します。

Document Cloudとは何か?

新たに登場した「Document Cloud」「Acrobat DC」。これがどういうものかを理解するために、アドビシステムズ株式会社 デジタルメディア営業統括本部 Document Cloud 事業開発 執行役員の大矢博文氏は、Acrobatの歴史を振り返り、Acrobat登場時点から話をスタートしました。

アドビシステムズ株式会社 大矢博文氏

「最初にAcrobatが登場したのは20年以上前、1993年のことになります。最初に登場したのはMacintosh版でした。当時、マイクロソフトのOSのメインは、WindowsではなくMS-DOSでした。インターネットも普及する前であり、Acrobatはメディアにインストールし、それもフロッピーディスクで提供されたのです。そしてAcrobatを提供した目的とは、『MacとWindowsの間で、体裁やフォントを気にせずに文書の共有ができないか』という狙いから登場したのがAcrobatであり、PDFでした。」(大矢氏)

このコンセプトは市場で高く評価されました。リーダーも当初は有償で提供されていましたが、米国政府からの強い要請により無償で提供がスタートしました。こうしてAcrobatは、無償のAcrobatリーダーとともに公的機関も支持されるものとなっていきました。

2008年にはPDFスペックはアドビの手を離れ、完全にISOスタンダードとなりました。現在では、1日にAdobe Readerがインストールされるモバイルデバイスの数は40万台、インターネットに公開されているPDFの総数は14億、過去1年間にアドビ製品開かれたPDFの数は500億にのぼります。

現在ではタブレット、スマートフォンが普及したことで文書を紙ではなく、デジタルで保管し、利用する電子文書の利用が進んでいます。紙の文書は再利用する範囲が限られるため企業の生産性を上げる際の妨げになっているからです。

各国で電子文書に関する意識調査を行うと、日本人では「紙による書類作業が生産性を妨げている」という回答が86%に及びました。「書類の扱いは紙ベースを好む」という日本人の回答率47%で、平均の52%を下回ります。日本人は決して書類が紙ではなくても抵抗を感じないのです。

ところが電子文書はなかなか普及しません。その理由を調査すると、「方法が分からないから」という回答が最も多く22%となりました。

そこで新たに登場したのが「Acrobat DC」と「Document Cloud」なのです。

「これまでアドビでは、マーケティング業務をデジタル化する『Adobe Marketing Cloud』、クリエイティブ用ソフト群をクラウド化した『Adobe Creative Cloud』を提供しましたが、それに続く第三のクラウドが『Adobe Document Cloud』になります。これまで電子文書では扱いにくかった署名、モバイル活用のためのモバイル機能の強力サポートも実現しています。具体的な機能についてはこの後のセッションでご紹介させていただきます。」と大矢氏は締めくくりました。

Acrobat DCは新UI、ドキュメントマジック、場所を問わない業務遂行を実現する!

Document CloudとAcrobat DCの具体的な機能の紹介、そして導入によるメリットを実感することができる事例の紹介を、アドビシステムズ株式会社 デジタルメディア営業統括本部 Document Cloud 事業開発 シニアマネージャー 岩永秀紀氏、ビジネス デベロップメント マネージャー 冨崎太一氏が行いました。

実はPDF/Acrobatに対しては、「PDFは編集できない最終フォーマット。AcrobatはPDF作成ソフトだが高機能過ぎて使いにくい。自分たちはMicrosoft WordのPDF作成機能で十分に事足りている。」という声も多いようです。それは本当なのでしょうか?

アドビシステムズ社 岩永秀紀氏

アドビシステムズ社 冨崎太一氏

Document Cloud/Acrobat DCの機能とともに、検証していきたいと思います。

まず、Document Cloud/Acrobat DCでは、三つの重要なコンセプトが設けられています。

  • 新しいユーザビリティ
  • ドキュメントマジック
  • 場所を問わずに業務を遂行

新しいユーザビリティとしては、タッチ操作への対応、スマートフォンとの連携により、デスクトップだけでなくモバイル環境で利用できる。誰でも簡単に操作するための機能強化です。
岩永氏は、「Acrobatは機能が多く、どう使って良いのか分からないという声をいただくことがあります」と話しました。
これに対し冨崎氏は、「確かに導線が複雑で分かりにくいという声がありました。そこで今回、タッチ操作とタブレットやスマートフォンとの連携を意識した、分かりやすいアイコンを用意しました」と実際のアイコンを画面に表示しながら説明を行いました。

今回、UIが改善され、アイコンが大きくなると共に、「ツール検索」に自分がやりたい作業、例えば「編集」と入力すると編集作業に関わるアイコンがまとめて表示されるようになりました。「Acrobatは機能が多過ぎる」と感じている人も、このツール検索で自分がやりたい機能を入力していくことで、必要な機能にすぐにたどり着くことができます。

PDFを作成する場合には、「PDFを編集」アイコンから作業を始めることができます。アイコンを押すと、「任意の形式からPDFを作成」が表示されます。単一ファイル、複数のファイル、スキャナー、Webページなどの中から、自分がPDF化したいファイル形式を選ぶとPDFを作成することができます。

「操作は全てタッチ操作で行うことができます。マウス、キーボードに頼ることなく全ての操作を行うことができます。自分の行うべき操作が迷うことなく、表示されるUIとなったと思います。」(冨崎氏)

二つ目のコンセプトである「ドキュメントマジック」について岩永氏は次のように説明しました。

「今日のデモンストレーションは、実は全てAcrobatで行っています。デモンストレーションの中にはIllustratorで作成したデザインファイルやビデオ、PowerPointで作成したプレゼンテーション資料とさまざまな形式のファイルが含まれていますが、これら全てをAcrobatに入れて利用できるのです。ビジネス現場のドキュメントを最大限活用するマジックを提供するのがAcrobat DCになります。」(岩永氏)

これまではドキュメントごとに異なるソフトウェアで扱う必要がありました。しかしAcrobat DCでは、さまざまなファイルを一つのドキュメントとして利用できるのです。

「PDF作成は、Microsoft Officeで十分というご意見もありますが、Acrobat DCは単なるPDF作成にとどまらない付加価値をお客様に提供するものとなったのです。」(岩永氏)

このマジックはドキュメント作成にも大きな力を発揮することを冨崎氏がデモンストレーションで紹介しました。

「ロゴの移動、文字を足す/消す、段落を増やす/減らす、写真の追加/削除といった作業が、Word、PowerPoint同レベルの操作で行うことができます。」(冨崎氏)

さらに複合機のスキャナー機能を使って取り込んだ文書ファイルをPDF化する際に、さらに大きなマジックが生まれることがデモンストレーションで紹介されました。

まだ電子化されていない古い社史をスキャナーで読み込みます。読み込まれたファイルは、当初は写真データとして認識されていますが、データを解析する機能を使うと文字部分を文字として認識して取り込みます。再加工可能な電子データとして紙の資料を蘇らせることができるのです。

また、資料を写真に撮って保存する人も多いと思いますが、スキャン補正機能を使えば斜めになっている写真をまっすぐに直し、保存してくれます。資料として保存していくには見栄えの悪かった写真も美しく保存できるようになる、まさにマジックといえる機能です。

三つ目のコンセプトである「場所を問わずに業務を遂行」は、Document Cloudのクラウドならではの強みが大きく発揮されることで実現します。

出張や外出の前、オフィス内で進めていたドキュメント作成作業をいったん止めなければならないことがあります。そんな時には、「Mobile Link オン」という設定を行っておくことで、自動的にクラウド上にバックアップが残り、外出先、出張先から作業の続きを行うことができるようになります。ファイルにある雲マークをクリックすると、クラウド上にあるファイルをダウンロードすることができます。

しかも作業はiPadで行うことも可能で、Windowsのツールアイコンとほぼ同じアイコンが表示され、同じ操作感で作業を行うことができるのです。

さらに岩永氏は紙の利点と思われている、「サインをもらう」という作業についても、Acrobat DCを使うことでより安全、安心に、しかも作業時間を最短にして行えることを紹介しました。

署名が必要な文書を電子メールとして送信すると、受信者はそこに自分のサインを入れて送り返すことができます。この作業は、受信者がAcrobat DCを利用していない場合でも利用できます。

「このE-signソリューションは、紙で行われてきた必要な書面を郵便などで送付し、サインを入れてもらったうえで返送してもらう際に必要だった時間を、大幅に削減することが可能となります。業務遂行を大きく変革すると思います。」(岩永氏)

事例から見るAcrobat DC導入効果とは?

では、本当にアドビのAcrobatを導入すると、どんな効果があるのか、ユーザー事例からご紹介していきましょう。

NTTファシリティーズ様は、NTTグループの中で不動産の管理、コンサルティングなどの事業を手がけています。全社セキュリティ統制を目的としてAcrobatを導入しました。

同社が高く評価したAcrobatの機能を冨崎氏がデモで紹介しました。PDFの文書のプロパティを見ると、ファイルのタイトル、作成者の氏名などを見ることができます。

「この情報は社内での活用にとどまっている場合には、メタデータとして活用することができます。一方、社外に出た時には、作成者のIDや社員番号など明らかにしたくない情報が混じっている場合、個人情報が流出する危険があります。また、セキュリティタグで文書に関する制限を設けておかないと、一見すると正しい文書だが、実はリンクのURL部分だけ書き換えられ、マルウェア被害を起こすといったトラブルも起こり得るのです。」(冨崎氏)

こうした問題を防ぐために、「文書に関する制限の概要」から、印刷、文書の変更、文書アセンブリといった項目の許可するのか、しないのかを決めていくことができます。NTTファシリティーズ様では編集を許可しない設定としたことで、文書の改ざんを防ぐ対策を採りました。

ただし、文書ごとに設定を行っていると、ミスによって設定を行わないまま文書が外に出てしまうこともあります。そこで個人依存によるミスをなくすための提案として「アクションウィザード」という機能が紹介されました。

「設定を行うことを個人に依存するのではなく、利用者に負荷をかけずにルールとして社内に定着する工夫をすることで、NTTファシリティーズ様はトラブルを回避しました。PDFにしておけば安全と誤解されているようですが、PDFとは安全を保証することが目的ではありません。では安全を実現するためにどうするのか、NTTファシリティーズ様はきちんと対策を採ることで、問題解決につなげられました。」(岩永氏)

二つ目の事例として紹介されたのは、松戸市役所様の事例です。松戸市役所様では複数メーカーのPDF作成アプリが乱立していたため、品質がバラバラという状態でした。東日本大震災が起こった際には、自治体から出される情報の質と正確性が求められたこともあり、Acrobat導入が行われました。

「PDFを見ることについては、ほぼ99%の方がAcrobat Readerを利用されていたようですが、比べてみるとPDF作成アプリの違いによって、PDFの質に違いが起こっていました。」(冨崎氏)

こうした見た目の問題と共に、NTTファシリティーズ様の事例で紹介したようにPDFの保護が行われないという問題もありました。こうした観点からAcrobat導入した結果、市民の皆さんにとって安心・安全かつ正確な情報の提供が実現できるようになりました。

三つ目の事例は清水建設様の事例です。建設会社である清水建設様では長期的に自社が手がけた建設案件の図面を残していくためにAcrobatを導入しました。建設会社にとって図面は重要な資産となります。しかし、CADデータは受け取った側にビューアーが必要となるなど、利用が制限される側面がありました。

「専用ビューアーでしか見ることができないCADデータは、将来、ソフトがなくなり、見ることができなくなる可能性があります。時間が経って図面を見ることができなくなるのは、企業にとって大変なマイナスになります。そこで長期的に利用が可能なPDF採用を決定されたのです。」(冨崎氏)

オートCAD用PDF化機能を利用したことで、図面ファイルだけでなく、CAD特有のレイヤーごとのデータ保存にも対応しました。さらに3DモデルのPDF化も実現しました。

このPDF化によって、清水建設様では東日本大震災が起こった際にはネットワークが復旧すると同時に現地に入って図面をもとにしたメンテナンス作業を実施しました。清水建設様側では、「PDF化できていなかったら、初動作業が一週間以上遅れることになっていた」と話しています。震災後のケアにもPDFが大きな力を発揮したのです。

「電子文書化によってペーパーレスを実現するといいますが、実は紙にはなかったメリットを実現するのが電子文書化の大きなメリットです。清水建設様の事例はそれを示していると思います。」(岩永氏)

四つ目の事例はシャープ様です。シャープ様ではペーパーレス化を進め、上位マネジメント層が持つモバイルデバイスをさらに活用してもらうことと、電子決済システムとして使うファイルフォーマットがバラバラになっていることを是正することを狙い、Acrobatを導入しました。

従来紙だった電子決済の文書をスキャン作業したところ、曲がった状態でスキャンされてしまった、画像データとして登録されているために検索ができないといった点が問題だとされていました。

そこでAcrobatを導入し、曲がった文書ファイルを修正し、画像として認識されていた文書の文字をテキストとして認識する作業を行いました。

テキストデータとして認識された文書は、検索など再活用しやすいものになりました。

「シャープ様の事例は、単なるペーパーレスの推進にとどまらず、経営判断のスピードアップとなる電子化になると思います。」(岩永氏)

今回紹介された四つの事例から、岩永氏は次のように締めくくりました。

「Acrobatを全社導入することで、松戸市役所様の事例のようにPDFの品質確保を実現し、NTTファシリティーズ様の事例ではセキュリティ統制が実現されたと思います。ペーパーレス化による業務効率向上は、シャープ様の事例、清水建設様の事例が大変良い参考例です。モバイル活用による業務のスピードアップについてもシャープ様の例もそうですし、清水建設様の東日本大震災の時のようにタブレットを利用することで非常時でも高い効果を上げていることがお分かりいただけたのではないかと思います。膨大な紙文書をどう電子化すればいいのか分からないといったケースにも、今回の四つの事例は参考になる部分が大きかったのではないでしょうか。」

大塚商会がアドビ製品導入を強力サポート!

セミナーの最後のセッションでは、大塚商会からワークスタイルの変化に合わせ、大塚商会が全面的な支援を行う体制を持っていることが紹介されました。

インターネット、スマートフォン、タブレットといったデバイスの利用により、従来のオフィス内にしばられていたワークスタイルは大きく変化しています。

そこでよく利用されているオンラインストレージですが、「企業での利用売る場合には、値段や利便性だけでなく、サポート体制やセキュリティ体制といったことも十分にチェックすべきではないでしょうか。」とアドバイスされました。

そしてさまざまな選択条件に対応するサービスとして、「たよれーる どこでもキャビネット」が紹介され、ドラッグ&ドロップの簡単な操作での登録と、図面や動画ファイルなどどんなファイルにも対応し、電子メールでは送信が難しい、容量の大きなファイルの送受信にも利用できることなどが紹介されました。

特にセキュリティに関しては、管理ミスが原因となって情報漏えいが起こるケースが多くなっています。そこで大塚商会ではデータ配信後の制御を行う、「たよれーる PDFセキュリティサービス」を提供。閲覧者ごとの許可やデータに有効期限を設ける、コピーされても出所を明らかにする、誰がいつファイルを開いたのかログを残すなどの機能を提供します。

モバイルデバイスとしてもさまざまなメーカーから、さまざまなデバイスが発売され、選択が難しくなっていますが、アドビ製品との相性が良く、1台でパソコン、タブレットのどちらとしても利用が可能なのがマイクロソフトの「Surface Pro 3」です。

1台でタブレット+パソコンの機能を兼ねるため、別々に導入した場合に比べコストメリット、持ち歩きがしやすいというメリットがあります。大塚商会からSurfaceを購入した場合には、専用アプリケーションに書き込んだ情報をサーバーやクラウドを利用することなく共有できる、「活文 Team Idea Sharing」がセットで提供され、企業ユーザーにとってはお得となっています。

タブレット、スマートフォン導入後の管理については、「たよれーる デバイスマネジメントサービス」を導入することで、万が一紛失や盗難にあっても内部データを遠隔制御し、端末情報の取得機能によって状況を把握してコンプライアンスに役立てることができます。不要なものをインストールすることを禁止することができる利用制限、さまざまな端末を一括設定することもできます。

また、最近ではマイクロソフトのOffice 365、アドビ製品のように、ソフトウェアを購入するのではなく、利用ライセンスを期間限定で購入するサブスクリプションモデルが登場しています。企業にとってソフトウェアは資産ではなく、経費へとコストの位置づけも変化しているのです。

管理の際もWebから管理画面で確認できるなど、ソフトウェアとのつきあい方にも大きな変化が生まれています。それ以外にも常に最新版の利用が可能となり、サポート付き、そのほかのWebサービスが利用できるといったメリットもあります。

支払いについても、大塚商会からアドビ製品の申し込みを行った場合、他社では提供されていない月ごとの支払いを選択することができます。

こうしたメリットからも、大塚商会からアドビ製品の利用を検討してはどうでしょうか?という提案が会場で行われました。

Adobe(アドビ)製品 導入事例をご紹介

お気軽にお問い合わせください。

イベント内容の詳細を知りたい」「製品のことを教えてほしい」など、気になることはお気軽にお問い合わせください。

お電話でのお問い合わせ

大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-434-466(平日 9:00~17:30)

Webでのお問い合わせ

お問い合わせ

*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。

ページID:00114536

ナビゲーションメニュー