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PDF活用・入門編

そもそもPDFって? Acrobatで何ができるの?

PDFが開発された目的やAcrobatでできること、日常の文書業務の効率化や意外と知らないPDFの活用法などを「PDFの基本編」としてご紹介します。

PDF活用・入門編

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この動画の内容をテキストでご紹介

PDF最大の特長は「元文書の体裁とフォントを確実に再現できる」

そもそもPDFは編集できない最終フォーマット、どのソフトでPDFを作っても同じと思っている方が多くいらっしゃいますが、誤りです。PDF最大の特長は「元文書の体裁とフォントを確実に再現できる」こと。ISOとして国際標準規格化され、非常に公共性の高い文書交換用フォーマットになりました。

PDFは「万能のコンテナ」

フォームに入力されたデータ、テキスト、画像、3D、動画などのリッチコンテンツはもちろん、注釈コメントや、PDF内に添付ファイルの設定など、さまざまな情報をファイルフォーマットの中に含めることができます。それに加えて、暗号化によるPDFの内容保護、文書署名やタイムスタンプを付けてファイル存在証明、閲覧者のアクセスコントロールも行えます。

「Acrobat」と「Adobe Reader」の違い

「Adobe Reader」は、無償の閲覧ソフトで、誰でも、いろいろな環境で、OSを問わずにダウンロードして使うことができます。「Acrobat」は、Readerの全ての機能に加えて、PDFを作成、編集、保護などのハンドリング機能があります。単純に「PDF作成ソフト」というだけではなく、さまざまな文書業務を電子化できる側面も持っています。

PDFは「編集と保護の両立を前提に設計された」フォーマット

PDFは、Acrobatを使って紙業務をPC上で実現できるツールです。印刷する、クリップで束ねる、バインダーにとじる、保管するなど、編集業務をPDFベースで実現できます。さらに、忘れてはいけないのが、「文書保護」です。文書のアクセスをコントロールすることもできます。

活用ケース1:Officeからの変換をもっと便利に行いたい

Acrobatの「Officeツールの変換機能」を使って、例えば、Wordだったら変換と同時に編集不可にしたい、Excelの大きめのシートをA4サイズにフィットさせて変換したい、Power Pointのスピーカーノートを保持したい、電子メールに添付するのを簡単にしたいなど、Officeからの変換をもっと便利に行えます。

活用ケース2:ファイルを確実に相手に参照してもらいたい

添付ファイルは確実に相手に参照しているか分からないし、受信側も見落とすことがあります。Acrobatで複数のファイルフォーマットを一つの連続したPDFファイルにまとめて、オンラインサービスを用いてファイルのアクセスを追跡できます。伝えたい情報を整理し、分かりやすく、安全確実に情報共有が可能です。

活用ケース3:PDF変換前の元文書がない! 一から作り直したくない

Acrobatは、Officeの文書構造を解析して、再現性が高い元文書を作成できます。例えば、Wordなら「箇条書き」構造を保持、Excelは表データのセル設定値や書式も保持、Power Pointは「スライドマスタ」も再現されます。OCRでスキャンしたPDFをテキスト化の機能もあります。再現された元文書も「データ」として再利用でき、有効活用できます。

番外編:PDFを作成するツールは、Acrobat以外じゃダメ?

Acrobat以外のソフトで作成されたPDFは、Adobe Readerと互換性がないため、文字列検索、テキスト貼り付けなどの操作がうまくいかない可能性があります。Acrobatは、Adobe Readerとの100%の信頼性があります。ほとんどの人がPDFの参照にAdobe Readerを使うことを考えると、最も親和性の高いAcrobatでのPDF作成をお勧めします。

まとめ

PDFの大前提として、PDFは開発当初から編集と保護の両立を前提に設計されたフォーマットになっているため、「利便性」「セキュリティ」の側面を考慮してください。サポート期間にもご注意ください。旧バージョンの場合、標的型攻撃の対象にされるリスクがあるため、最新バージョンにアップデートすることを推奨します。

Acrobatは「永続ライセンス版」「サブスクリプション版」の二つのプランをご用意しています。「サブスクリプション版」については、継続的な新機能のリリース、定額制のためコストの見通しが立てやすいという側面があります。ファイル送信・追跡機能のようなさまざまなオンラインサービスやモバイルとの連携も充実しているので、ぜひご検討ください。

動画でご紹介したご質問・回答

「Adobe Reader」が正しい名称なのでしょうか。

Acrobat XIのときまでは、Readerの名称は「Adobe Reader」でした。最新版の「Acrobat DC」(バージョンXII)からReaderの名称が変わって「Acrobat Reader」となりました。機能は従来の「Adobe Reader」と同じです。

PDF結合時、削除したページはどうなりますか?

PDF変換と元文書(Office文書など)の添付が同時に対応できます。PDFと元文書を合わせて相手に共有したい場合は、元文書もPDFに添付できるので、変換後データとオリジナルデータを両方のデータが送付できます。「ワンボタン変換」のオプションパネルに「変換するときに元文書を添付する」にチェックが入れることで対応できるので、ぜひご活用ください。

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