PDF活用・共有編

よくある誤解として「どのソフトでPDFを作成しても同じ」「Acrobatは単純にPDFを作るするためのアプリケーションである」などがあります。Acrobatは文書を電子化し効率化できるだけでなく、紙では伝えきれない情報を伝え、利便性とセキュリティを兼ね備えたフォーマットです。

日常業務の課題として、カタログやチラシ、企画書、仕様書など、紙文書のレビューがあります。離れた担当者にそれぞれ原本を送って、コメントを返して郵送でとりまとめるなど、コストや手間がかかってしまします。AcrobatやReaderを使えば、紙と同じようにメモ書きをしたり、マーカーを引いたりすることも可能です。

Acrobatを使えば、複数人が同時にレビューできる「共有レビュー」が行えます。方法は二つあり、一つは共有サーバーに注釈を集約しリアルタイムにコメントが反映される方法、もう一つはメールで注釈用のステータスがついたPDFを送信・回覧していく方法です。レビューの起案者は、だれがいつどのようなコメントを追加したかトラックすることもできます。

レビュー関係者は、オンライン環境さえあればリアルタイムに複数人のコメントを確認することができます。一瞬で担当者全ての合意が取れるのでリードタイムも非常に効率化されます。テキストベースの文章だけでなく、ビデオや3Dモデル、WebページをPDFに変換した共有レビューもできます。

日々の業務は、Acrobatのアクション機能を使って自動化できます。毎日いろんなドキュメントを共有していると、うっかりミスが起こりがちです。アクションを使って処理を自動化すれば、ボタン一発で確実に日常業務を終えることができます。ファイルサイズ縮小や社外秘の透かし入れ、暗号化などの自動処理を行うことができます。

Acrobatは一連の作業を記録した「アクション」というファイルを使うことができます。使える項目をカスタマイズし、アクションウィザードで書き出し社内で共有すれば、ITリテラシーにかかわらず、だれもが同じ品質のファイルをボタン一発で構成できます。

スマートフォンやタブレットでメールを確認したり、電車に乗っている間にちょっとした作業を行ったりすることが多くなっているのではないでしょうか。「資料をモバイルでアップデートできれば」「ホワイトボードの写真から文字に起こすのが手間」「PDFの変換や書き出しがモバイルでできれば」というケースにはAcrobat DCが活用できます。

Acrobat DCモバイル版はAndroidとiOSでご提供しており、PDFを見るだけではなく、作成や書き出し、編集、Officeに変換してコメントや修正を入れて返すこともできます。また、Adobe Export PDFをご契約の方は、クラウド上やローカルにあるPDFからの書き出しや作成、申込書などのデータ収集、法的な実行力のある署名依頼といった、豊富なサービスを利用できます。

PDFを閲覧する際、9割以上の方がAcrobat Readerを使用しています。PDF作成ツールは多岐にわたりますが、Acrobat Readerでの閲覧を保証しているのは、Adobeのアプリケーションで作成されたPDFファイルのみです。第三者のアプリケーションで作成されたPDFは品質を保証するのが難しいため、閲覧を100%保証しているAdobe AcrobatでPDFを運用いただければと思います。

Acrobat、Acrobat Readerは、定例のセキュリティパッチに加え、セキュリティホールが見つかった場合は重要度に応じてセキュリティパッチが適用されます。サポート期間はリリースから5年間です。安全な状態でPDFをご利用いただけるよう最新版をご利用ください。

Acrobatは2種類のライセンス体系をご用意しており、オフライン環境で利用したい場合は永続ライセンス版、追加費用無しで常に最新版を利用したいお客様はサブスクリプション版をご利用ください。また、サブスクリプション版を導入いただいた場合、ライセンス管理ツールを法人のお客様全てにご提供しています。

最新のAcrobat DCは、デスクトップとモバイルの両方のアプリケーションを提供しており、サブスクリプションをご利用のお客様は豊富なオンラインサービスをご利用いただけます。また、法的に有効性のあるサインを行える「Acrobat Sign」の一部もご利用でき、承認、回覧業務にもお使いいただけます。

「PDFを楽しく調理！ 大塚商会のやさしくPDF活用レシピ」というポータルサイトをご紹介します。さまざまなPDF、Acrobatを活用した便利な機能を分かりやすく、図面を駆使しながら紹介しているサイトです。AcrobatでPDFを活用するヒントを数多くお届けしておりますので、ぜひご覧ください。

「安全に・確実に・効率的に」を実現できるAdobe Acrobatを、ぜひご検討いただければと思います。最新のアプリケーションはPDFデータの安全で確実な情報のやりとりが行え、Acrobatとサービスの活用で業務を止めずに効率化。最新版のAdobe Acrobatは全てを実現できます。