Acrobatユーザー様必見！差がつくPDF活用術

PDFが「コミュニケーション向上」と「業務改善」を実現する

Acrobatは、社内外の他者とのコミュニケーションツールとしても活用できるツールです。あまり知られていないAcrobatの使い方・PDF活用方法をたくさんご紹介します。

Acrobatユーザー様必見！差がつくPDF活用術

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Acrobatは単なる「PDF作成ソフト」「文書フォーマット」ではない

PDF、Reader、Acrobatの違いを説明します。PDFは、ファイル形式の一つで。あらゆる形式の元文書体裁とフォントを確実に再現でき、動画や3Dコンテンツも含められます。デバイス、OS、バージョン問わず表示可能です。Readerは、そのPDFを閲覧するための無償ソフトウェアです。Acrobatは、有償ソフトウェアで、PDFの編集、Office形式への書き出しなどを実装します。閲覧性、再利用性、安全性に優れた情報コンテナとして活用できます。

Acrobatの最新版は「Acrobat DC サブスクリプション版」

最新バージョンからインターフェイスが一新しました。ファイルを選択する「フォーム画面」、ツールを選択する「ツール画面」のどちらかから作業を始めます。アイコンが大きく、画面タッチ機能付きPCでも使いやすくなりました。画面左上にナビゲーションパネル、右上側はツールパネルウィンドウが配置されています。アイコンデザインが統一され、モバイル、デスクトップ、ホームメニューから場所やデバイスを選ばず、いつでもどこでも同じファイルにアクセス可能です。

【ポイント1】さまざまなファイルを使い勝手良くまとめる

Acrobat DCではOffice製品以外にも、Webサイトや画像データを簡単にPDF化できます。さらに、Photoshop、Illustrator、CADなどのソフトウェアをインストールしていなくても、ファイルがあれば簡単にPDF化できます。デバイスやバージョンが異なっても、Readerで閲覧可能です。Officeとの連携は「Acrobat」というメニューからワンボタンで、Illustratorのファイルは、ドラッグアンドドロップでPDF変換でき、レイヤー情報も保持します。

Acrobatの結合で、複数文書を一つのPDFに束ねられます。文字情報や表構成など、細かな情報を全て継承しPDF化します。画像解像度を下げて容量を小さくする「PDFのファイルサイズを小さくする」機能があります。ご自身で最適なファイルサイズをお選びください。アプリケーションがインストールされていない、バージョン違いで確認できないなどは、Acrobatが解決します。さまざまなファイルを使い勝手良くPDFにまとめてみてください。

【ポイント2】PDFのコンテンツを編集、修正可能な元データとして有効利用する

Acrobatを使えば、PDFを直接編集することもできます。ツールから「PDFを編集」をクリックし、編集を加えたいところで操作します。Excelの書式や値も、Power Pointの箇条書きなどの細かい情報なども、構造を解析・踏襲して変換するため、高い品質で再利用できます。「ワンボタン変換」機能により、これが実装されました。Acrobatがあれば、AcrobatでPDFのコンテンツを編集、修正可能な元データとして有効利用できます。

【ポイント3】情報にアクセスできて価値発揮、OCRで検索可能なPDFに

OCR機能を使って、PDFの文字を、文字として認識させることが可能です。スキャンしたものをAcrobatのツールから「スキャン補正」を選択するだけで、印刷された文字をコンピューターが利用できる文字コードに変換できます。一度変換すれば、検索から必要な情報を探し出すこともできます。情報はアクセスできなければ意味がありません。Acrobatを使って、まずはOCRをかけてあげてください。OCRをかけて保管しておくことで、検索可能なPDFになります。

【ポイント4】煩雑になりがちなメール添付から脱却し、安全・確実に情報共有

Outlookで添付ファイルを一度に複数送る場合は、「Send ＆ Track」を使ってみてください。自動的にPDFが作成され、Adobe Document Cloudへアップロードし、リンク先が表示されます。間違えて送信した場合は、送信後に該当ファイルを削除できます。アップロードしたファイルを先方が閲覧したかもご確認いただけます。社内外と安全確実に情報共有を行いたい、でもフォーマットや手段がばらばら、メールへの添付資料は煩雑、一度送ると取り消せないという課題を解決します。

【ポイント5】早く正確に、関係者全員と合意が取れる

文書や制作物のレビューって関係者合意に、Acrobatを活用できます。Acrobatの注釈ツールには、数多くの機能を備えています。任意の場所で文字をハイライトで表示させたり、下線を表示したりすることも可能です。テキスト注釈、テキストボックスを追加する機能もあります。また、電子印鑑では日付を自動的に取得し、使ったその日の日付印が押されます。紙と同じ感覚、そして紙ではできない「元データを添付」が、Acrobatならではの機能になります。

「Acrobat DC サブスクリプション版」をお使いの方であれば、「共有注釈用に送信」という機能を使用し、サーバーを介した共有レビューが行えます。ネットワークさえあれば簡単にこの画面で設定し、共有レビューに参加できるため、出張中や離れた拠点の担当者ともスムーズにやりとりが可能になります。社外の人とも共有レビューができます。Acrobatなら確認の手間や手戻りも減らし、正しくすばやく正確に、関係者全員と合意が取れます。

まとめ

AcrobatはPDF作成、編集のほかにも、社内外の他者とのコミュニケーションツールとして活用可能です。受信する側は無償配布のAcrobat Readerや既存のソフトウェアで対応でき、相手に負担をかけません。Acrobat DCなら常に最新機能やセキュリティアップデートのパッチが充てられるほか、ドキュメントクラウドサービスや、モバイルアプリの連携など、業務に役立つ機能が充実しています。ぜひ「Acrobat DC」で日常の文書業務の効率化を計ってみてください。