建設・建築業界必見！ PDF徹底活用セミナー

ここからは、文書業務の課題に対する解決方法をご紹介します。CAD、Excel、PhotoshopやIllustratorのデータを合わせ、設計協議や施工管理のための文書作成するような場合、さまざまなソフトウェアを扱います。全員が、ファイルをPDF形式に統一すると、特別なソフトウェアをインストールしていなくてもReaderで閲覧することができます。

Acrobat DCではWord、Excel、Power Point、Webサイトや画像データから簡単にPDFを作成できます。特別なソフトウェアをインストールしていなくてもファイルだけあれば簡単にPDF化できます。さまざまなファイル形式のファイルを一つにまとめることも簡単です。「ポートフォリオ」という、PDF内で元のファイル形式を保ちながらまとめる方法もあります。

文書のやりとりは社内の部門間、複数名の関係者で行われます。文書は変更したけれど変更箇所を伝達や確認は意外と面倒です。そこでアップデートされた文書の修正点だけをリストアップする「ファイルの比較機能」と複数人で文書レビューをタイムリーに行う共有レビューについてご紹介します。

「ファイルの比較機能」は、Acrobatが自動的に二つのファイルの相違点を検出し比較結果を表示します。注釈機能を使用すればPDF上に直接コメントや修正指示を書き込むことができます。「ダイナミックスタンプ」で日付・時間を自動的に取得し、指示出しと同じ感覚でスタンプを押印できます。共有レビューを利用すると、チーム全員がコメントを共有できます。Acrobat Readerさえあれば誰もが参加できます。

社外との情報共有や重要なやりとりには、相手がファイルを受け取ったかどうかをAcrobat上で確認できる「送信とトラック」がおすすめです。オンラインサービスの「Document Cloud」と連動し、クラウドへファイルがアップロードされ、ファイルURLを共有相手にメール送信できます。相手の閲覧確認は、Acrobatのホーム画面「送信済み」より表示回数から確認できます。

紙文書を、PDF変換し、長期保管に適した形に変換できます。Acrobatの補正機能は、例えば、斜めに取り込まれたものを真っすぐにしたり、OCRをかけてテキストデータ化したり、スキャンしただけの画像データを補正できます。テキストデータ化により、情報の検索も可能です。Acrobatモバイル版アプリでも同様のPDF変換ができます。

Acrobatには、特定ユーザーのみPDFの表示や印刷、コピー、編集などを行えるようにするパスワード保護、透かしの挿入、証明書による文書の保護、セキュリティポリシーの適用など、公式な文書に対応できる強固なセキュリティ機能が備わっています。これにより情報の漏えいや、文書の改ざんなどPDF文書の不正利用を防ぐことができます。

ツールパネルウィンドウの「保護」より、パスワードによるセキュリティをプルダウンで簡単に設定できます。「概要タブ」にも個人情報が入ることがあるため、表示不要な情報は削除します。アクションウィザード機能を使うと、登録、保存などの頻繁に行う作業を自動化でき、かつ他のユーザーと共有可能のため、社内文書の均質化やセキュリティ統制に役立てられます。

Acrobat DC の活用し、煩雑な文書業務の課題を解決してみましょう。共有レビューやファイル比較、送信、トラック機能、長期的な文書の保管にはスキャンした文書を補正機能とOCRを使って保存、そして徹底したセキュリティ保護、アクションウィザードという機能を使ってみてください。