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知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革【前編】

PDFは変更できないと思い込んでいませんか? 思いどおりに編集して効率UP

働き方改革に伴い、どんなデバイス環境でも再現性の高いPDFの需要は高まっていきます。Adobe Acrobatなら、PDFを編集してより利便性の高いPDF活用ができます。

知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革【前編】

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この動画の内容をテキストでご紹介

「知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革 前編」と題しまして、実際にAcrobatを使って皆様の業務の効率化にお役立ていただける内容をお届けします。

この過去十年を振り返っても、ビジネスを取り巻く環境が主にデジタル化が進んだことによって変化してきています。どのような環境で開いても同じように情報を見ることができるPDFの需要というものは今後もますます高まっていくのではないでしょうか。
そもそもPDF、Acrobatと聞くと、例えばPDFは編集ができない最終フォーマットですとか、安価なツールを使ってPDFを作るという機能でも十分、編集されないから機密情報や契約書をPDFにしておけば安心、と思っている方も多いです。ところがこれらは全て誤解です。PDFを作成しただけでは編集もできますし、PDFは作成するツールによって品質が異なります。

PDFとは

PDFの最大の特長は、あらゆる形式の元文書の体裁とフォント、これを確実に再現できるフォーマットであるということです。皆さんはファイルを共有するときに、OSの違いによってファイルが開けなかったり、レイアウトが崩れていたりした経験はないでしょうか。PDFであれば、例えOSやソフトウェアの違うバージョンや、パソコン・タブレット・スマートフォンという異なるデバイスであっても、全く同じように表示することができます。さらに、テキスト、画像、動画、3Dといったさまざまな情報を表示することに加えて、セキュリティ機能なども情報として付け加えることができます。つまりPDFは、構造化した情報コンテナといえます。

AcrobatとReaderとは

Readerとは、PDFを閲覧するソフト、無償のAcrobat Readerを差します。そしてAcrobatとは、PDF作成や編集をする有償のソフトウェアとなります。
Acrobatを使うことで、文書にマーカーを引くなど、普段紙ベースで行っているような業務を電子化することができます。さらには編集や文章へのアクセスの制限や、文書の情報を保護する機能も付いています。

スキャン補正によるテキスト認識

Acrobatのスキャン補正を使用することで、元は紙だった画像のデータを電子化し、活用できるテキストに変換することができます。
では実際にやってみましょう。「スキャン補正」を押すと補正の項目内容が表示されます。その中にある「テキスト認識」を押下し、変換したいファイルを選択します。これだけでAcrobatがファイルにOCR文字認識をかけて、使用できるテキストとして変換しています。

高度な検索

大量のファイルから必要なものを探したい場合、左側の「編集」の中の「高度な検索」という項目を選択すると、指定したフォルダーの中から語句をピックアップして調べたり、適切なドキュメントを検索したりすることもできるようになっています。ペーパーレス化で、情報にすばやくアクセスできなければ意味がありません。「取りあえずスキャンしっぱなし」ではなく、Acrobatを活用し、テキスト検索可能なPDF化をしておくことで、必要なときにすばやく見つけ出すことができます。業務の効率化にぜひ役立ててください。

PDFの編集

Acrobatを使うことで直接PDFを編集することができます。Wordで作られているPDFも、右側にある「PDFを編集」を押すだけで、簡単に文字編集などが行えます。

Excelの表をコピーしたい場合は、表の上で右クリックを押し「書式設定を維持してコピー」というのが出ますので、こちらを選択します。
セルの情報はもちろん、シート情報も維持したまま書き出すことができます。

また、PDFからPowerPointに戻すという作業も可能です。
「PDFを書き出し」のボタンをクリックすると、何の形式で書き出すかを選択する画面が表示されますので、その中にある「PowerPoint」を選べば書き出すことができます。

なぜこのような品質の高い再利用ができるのか、それは「Acrobatのワンボタン変換を使って作成された」Adobe PDFだからです。このワンボタン変換は先ほどの変換したPowerPointの一番右側に、Acrobatが導入されているとできるタブの中の一番左の「PDFを作成」、これがAdobeのPDFに作成するということです。文書の構造などをきちんと解析して変換していますので、高い品質を保てるという仕組みです。Acrobatをご使用いただくことで、PDFのコンテンツを再編集性の高いデータとして有効利用できます。

PDFの品質

PDFの品質は後から変えることができず、変換したときに決まってしまいます。OS独自のPDF変換や、安価なソフトでは柔軟な再利用が行えないため、一度落ちた品質は後から向上させることができません。作成する段階からAcrobatのワンボタン変換を使えば、元文書の体裁を確実に保持した高品質なPDFをご利用いただくことができます。

事例:石本建築事務所様

石本建築事務所様では、データレス化、業務効率化に当たり、さまざまな課題があったそうです。CADやPowerPoint、Photoshop、Illustratorといったアプリケーションファイルが混在する中で、社内におけるPDF活用のニーズの高まりや独自の検索システムに対応することのできるPDFの標準化、また、それまで活用していたDocuWorksでのAdobe PDFエンジンの提供中止など。そこでAcrobatを導入していただいた結果、PDFの直接編集による文書、PDF化した図面により、文書業務を50%も効率化することができたそうです。

Acrobatのモビリティ

スマートフォンとタブレット端末用の「Acrobat Reader mobile版アプリ」をご紹介します。こちら無料となっていますので、ぜひインストールしてご活用ください。
また、Acrobat DCをお使いいただきますと、Document CloudというAdobeでご用意しているストレージがご活用いただけます。このストレージのご利用で場所やデバイスなどに制限されず、同じ文書にアクセスし、簡単に編集や共有が行えます。ご出張先、取引先、在宅勤務などにも、柔軟に対応することができるようになっています。

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電子化で情報資産を有効活用するには、情報にアクセスできなければ意味がありません。PDFならOCRで検索が可能。資産を活用しながらペーパーレスを進められます。またPDFのコンテンツを編集・再利用するならAcrobatでのPDF作成がおすすめ。コンテンツを高品質で編集・再利用することができます。

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