知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革【後編】

PDFの最大の特長は、あらゆる形式の元文書の体裁とフォント、これを確実に再現できるフォーマットであるということです。PDFであれば、例えOSやソフトウェアの違うバージョンや、パソコン・タブレット・スマートフォンという異なるデバイスであっても、全く同じように表示することができます。さらに、テキスト、画像、動画、3Dといったさまざまな情報を表示することに加えて、セキュリティ機能なども情報として付け加えることができます。つまりPDFは、構造化した情報コンテナといえます。

Acrobat Readerとは無償のPDFを閲覧できるソフトウェアです。世界で最もPDFを閲覧されているソフトウェアでもあります（2018年10月時点）。そしてAcrobat DCとは、PDFをプラットフォームとして文書業務を電子化できる有償ソフトウェアです。普段紙で行っているような業務、文書に付箋を貼ったりサインしたり、またバインダーのように扱ったり、さらには文書を保護するセキュリティ機能も付いています。

一つ目の課題は、複数の形式のファイルをスマートに作成したいといったケースです。まずはPDFの作成方法からご紹介しましょう。PDFを作成する場合、Acrobat DCのツールに「PDFを作成」という項目がありますので、こちらを選択すれば作成することができます。またWordの資料をAdobe PDFに変換したいときは、資料ファイルのアイコンを右クリックし「Adobe PDFに変換」という項目からも作成が行えます。

Acrobatのアイコンにドラッグ＆ドロップすることでも、PDFの作成が行えます。またWordの資料などのOffice製品の「印刷機能」を選択すると、中に「Adobe PDF」というタブがありますので、こちらからも作成が可能となっています。さらにプラグインが導入されているOffice製品であれば、「Acrobat」のタブに「PDFを作成」との項目がご用意されています。

続いて、複数のファイルを一枚のPDFにまとめる「結合」という機能をご紹介しましょう。PDF化したいファイルの上で右クリックすると、「ファイルをAcrobatで結合」という項目が表示されます。こちらはフォルダーでも作成できます。「結合」をクリックするとバインダーのようにまとめられて、中の資料が閲覧できるようになっています。必要のないファイルは削除したり、追加で資料を入れたい場合は、ドラッグで簡単に挿入したりすることが可能です。

PowerPointやWordなど、異なった形式でも一枚のPDFにまとめることが可能です。
資料の追加・削除が完了しましたら、「結合」のボタンをクリックします。するとAcrobat側が自動でPDF変換を行ってくれます。
またAcrobat DC Proをお持ちであれば、PDFに変換したファイルを3Dで確認することができます。

さらに作成したPDFを編集して、ヘッダー・フッター、日付を挿入してみましょう。
まずはPDFを開いて「PDFを編集」のボタンをクリックします。オプションから「追加」を選び「ヘッダーとフッター」を選択しましょう。すると左ヘッダー・中央ヘッダーと表示されますので、好きな位置にページ番号を挿入します。日付は書式設定からお好きな年月日を選び、「OK」を押してください。すると指定したヘッダー・フッターが反映されました。

「透かし」機能を活用すれば、結合でまとめたPDFも一括で編集することができます。
PDF編集の「オプション」の中に「透かし」という項目がありますので、こちらを選択してみましょう。すると透かしのウィンドウが表示されるので設定します。画像などを挿入することもできます。今回はテキスト部分に「社外秘」と入力し、OKを押します。すると全ての資料に「社外秘」の文言が挿入されました。オプションで印刷時に出力しないように設定することもできます。

二つ目の課題、比較機能を活用してみましょう。校正済みのPDFが送られてきた場合、変更点を探すのに一苦労、ここで活躍してくれるのが比較の機能です。ツールの中に「ファイルを比較」という項目がありますので選択します。すると「比較するファイルを選択」と表示されますので、古いファイルと新しいファイルを指定し、比較ボタンを押しましょう。するとAcrobat上で二つのファイルに比較をかけ、合計この資料には幾つの変更点があったのか、比較レポートという形で表示してくれます。

スマートフォンとタブレット端末用の「Acrobat Reader mobile版アプリ」をご紹介します。こちら無料となっていますので、ぜひインストールしてご活用ください。
また、Acrobat DCをお使いいただきますと、Document CloudというAdobeでご用意しているストレージがご活用いただけます。このストレージのご利用で場所やデバイスなどに制限されず、同じ文書にアクセスし、簡単に編集や共有が行えます。ご出張先、取引先、在宅勤務などにも、柔軟に対応することができるようになっています。

もともとPDFは、PDF形式に保存することでファイルサイズが小さくなるのですが、中に入っている画像などをさらに小さくできる「最適化」という機能が入っています。

「墨けし」という機能を使用すると、ファイル内にある文書データを完全に削除することできます。セキュリティ対策としてお使いいただくことができますが、使用するとデータそのものがなくなるため、使用前にはあらかじめコピーしておくことをおすすめします。

スマホアプリのAdobe Scanを使用すると、資料のキャプチャーを撮影できます。Adobe Scanで撮影した文書はオンラインストレージの方にアップロードされ、後ほどパソコンで確認することができます。こちら無料ですので、ぜひご活用ください。