Adobe(アドビ)製品のことなら、お気軽にお問い合わせください。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

0120-434-466(平日 9:00~17:30)

知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革【後編】

WordもPowerPointもCADデータもまとめてPDF結合

Acrobatを利用して業務フローをさらに効率的にしませんか。複数資料の結合、ヘッダー・フッター、透かしの追加、さらにはファイルの変更点の比較などPDFをどんどん活用しましょう。

知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革【後編】

この動画は音声が含まれます。再生時は音量がオフになっています。再生中に動画プレーヤーの音量を調節してください。[動画再生時間:23分35秒]

この動画の内容をテキストでご紹介

本日は「知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革 後編」と題しまして、PDFの需要はどう変化しているのか、前編ではご紹介できなかった機能をお届けします。

過去十年を振り返っても、デジタル化が進んだことでビジネスを取り巻く環境は変化しています。異なる言語にデバイス、この多様化する時代に、誰がどの環境で開いても同じように情報を閲覧できるPDFの需要というものは、今後もさらに高まるのではないでしょうか。

PDFとは

PDFの最大の特長は、あらゆる形式の元文書の体裁とフォント、これを確実に再現できるフォーマットであるということです。PDFであれば、例えOSやソフトウェアの違うバージョンや、パソコン・タブレット・スマートフォンという異なるデバイスであっても、全く同じように表示することができます。さらに、テキスト、画像、動画、3Dといったさまざまな情報を表示することに加えて、セキュリティ機能なども情報として付け加えることができます。つまりPDFは、構造化した情報コンテナといえます。

AcrobatとReaderとは

Acrobat Readerとは無償のPDFを閲覧できるソフトウェアです。世界で最もPDFを閲覧されているソフトウェアでもあります(2018年10月時点)。そしてAcrobat DCとは、PDFをプラットフォームとして文書業務を電子化できる有償ソフトウェアです。普段紙で行っているような業務、文書に付箋を貼ったりサインしたり、またバインダーのように扱ったり、さらには文書を保護するセキュリティ機能も付いています。

複数の形式のファイルをスマートにPDF変換したい

一つ目の課題は、複数の形式のファイルをスマートに作成したいといったケースです。まずはPDFの作成方法からご紹介しましょう。PDFを作成する場合、Acrobat DCのツールに「PDFを作成」という項目がありますので、こちらを選択すれば作成することができます。またWordの資料をAdobe PDFに変換したいときは、資料ファイルのアイコンを右クリックし「Adobe PDFに変換」という項目からも作成が行えます。

Acrobatのアイコンにドラッグ&ドロップすることでも、PDFの作成が行えます。またWordの資料などのOffice製品の「印刷機能」を選択すると、中に「Adobe PDF」というタブがありますので、こちらからも作成が可能となっています。さらにプラグインが導入されているOffice製品であれば、「Acrobat」のタブに「PDFを作成」との項目がご用意されています。

続いて、複数のファイルを一枚のPDFにまとめる「結合」という機能をご紹介しましょう。PDF化したいファイルの上で右クリックすると、「ファイルをAcrobatで結合」という項目が表示されます。こちらはフォルダーでも作成できます。「結合」をクリックするとバインダーのようにまとめられて、中の資料が閲覧できるようになっています。必要のないファイルは削除したり、追加で資料を入れたい場合は、ドラッグで簡単に挿入したりすることが可能です。

PowerPointやWordなど、異なった形式でも一枚のPDFにまとめることが可能です。
資料の追加・削除が完了しましたら、「結合」のボタンをクリックします。するとAcrobat側が自動でPDF変換を行ってくれます。
またAcrobat DC Proをお持ちであれば、PDFに変換したファイルを3Dで確認することができます。

さらに作成したPDFを編集して、ヘッダー・フッター、日付を挿入してみましょう。
まずはPDFを開いて「PDFを編集」のボタンをクリックします。オプションから「追加」を選び「ヘッダーとフッター」を選択しましょう。すると左ヘッダー・中央ヘッダーと表示されますので、好きな位置にページ番号を挿入します。日付は書式設定からお好きな年月日を選び、「OK」を押してください。すると指定したヘッダー・フッターが反映されました。

「透かし」機能を活用すれば、結合でまとめたPDFも一括で編集することができます。
PDF編集の「オプション」の中に「透かし」という項目がありますので、こちらを選択してみましょう。すると透かしのウィンドウが表示されるので設定します。画像などを挿入することもできます。今回はテキスト部分に「社外秘」と入力し、OKを押します。すると全ての資料に「社外秘」の文言が挿入されました。オプションで印刷時に出力しないように設定することもできます。

校正済みのPDFも比較機能で変更点をすばやく確認

二つ目の課題、比較機能を活用してみましょう。校正済みのPDFが送られてきた場合、変更点を探すのに一苦労、ここで活躍してくれるのが比較の機能です。ツールの中に「ファイルを比較」という項目がありますので選択します。すると「比較するファイルを選択」と表示されますので、古いファイルと新しいファイルを指定し、比較ボタンを押しましょう。するとAcrobat上で二つのファイルに比較をかけ、合計この資料には幾つの変更点があったのか、比較レポートという形で表示してくれます。

Acrobatのモビリティ

スマートフォンとタブレット端末用の「Acrobat Reader mobile版アプリ」をご紹介します。こちら無料となっていますので、ぜひインストールしてご活用ください。
また、Acrobat DCをお使いいただきますと、Document CloudというAdobeでご用意しているストレージがご活用いただけます。このストレージのご利用で場所やデバイスなどに制限されず、同じ文書にアクセスし、簡単に編集や共有が行えます。ご出張先、取引先、在宅勤務などにも、柔軟に対応することができるようになっています。

最適化でファイルサイズを軽量化

もともとPDFは、PDF形式に保存することでファイルサイズが小さくなるのですが、中に入っている画像などをさらに小さくできる「最適化」という機能が入っています。

墨けしで文書データの完全削除

「墨けし」という機能を使用すると、ファイル内にある文書データを完全に削除することできます。セキュリティ対策としてお使いいただくことができますが、使用するとデータそのものがなくなるため、使用前にはあらかじめコピーしておくことをおすすめします。

Adobe Scan

スマホアプリのAdobe Scanを使用すると、資料のキャプチャーを撮影できます。Adobe Scanで撮影した文書はオンラインストレージの方にアップロードされ、後ほどパソコンで確認することができます。こちら無料ですので、ぜひご活用ください。

このセミナーのレジュメが無料でダウンロードできます

文字や画像の情報だけでなく、デバイスやOSに依存しないセキュアな情報コンテナとしての機能が満載のPDF。その基礎的な知識から、複数の形式のファイルを一つのPDFにスッキリまとめる方法や、校正済みのPDFを校正前のファイルと比較して、簡単に変更点を確認する方法など「知らずに損してる」便利な機能までご紹介します。

知らずに損してる!? PDFを活用して働き方改革【後編】(即効! ITライブラリー)

「即効! ITライブラリー」では、Acrobatを限界まで使いこなしていただくための無料ダウンロードできる資料をたくさん取りそろえています。ぜひご活用ください。

セキュリティ、編集と活用、3Dデータなど、実はこんなに広かったPDFの可能性を、多彩な資料集と共にご覧ください。

Adobe(アドビ)製品 導入事例をご紹介

ナビゲーションメニュー