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注目度「高」PDFユーザー必見! 知って得する業務改善 虎の巻

実践ソリューションフェアでお送りしたAcrobatセミナーをダイジェスト版に凝縮

PDF編集、文字認識(OCR)、共有レビューや電子サインなど業務改善に役立つ活用方法を事例を交えてご紹介します。

注目度「高」PDFユーザー必見! 知って得する業務改善 虎の巻

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この動画の内容をテキストでご紹介

「注目度『高』PDFユーザー必見! 知って得する業務改善 虎の巻」ということで、大塚商会 実践ソリューションフェアでご紹介させていただきました内容をダイジェスト版にしお届けします。

Acrobatの生産性と三つの基本機能

Acrobatを利用した場合の生産性においては、Acrobatを利用しない場合に比べて64.5%もの生産性が向上していると、つまり今1時間かかっている作業が20分でできるというわけです。ここでAcrobatの基本的な機能を三つご紹介します。

まず「編集」機能です。画像の差し替えやトリミング、テキストの編集やフォント・色を変えるということがPDF上で可能になっています。

二つ目が「結合」機能です。これはWordやPowerPointなど幾つかの違う形式のファイルを一つにまとめるときにお使いいただきます。順番変更や不要なページの削除なども一気に片付けられ、ファイルをすっきりとまとめられます。

そして三つ目が「スキャン補正」機能です。スキャンだけでは画像の状態ですので、ファイルを見つけたり活用したりする手間となります。スキャン補正を使えばスキャンした文章を補正してくれるだけでなく、文字認識(OCR)をかけて文字のデータ化処理も行います。テキストの状態になればコピー&ペーストもでき、データとして活用できるようになります。

お問い合わせいただいたPDFの編集操作をデモで解説

「Acrobatでこんなことができないか」というお問い合わせの解決方法についてデモをお見せしながらお答えします。
まず「2年前に使っていたPDFに会議で決まった内容を反映したい。関係者のレビューもしたいですし、最後に部長に稟議を送るところまでをやりたい」という内容です。

右側にある「PDFを編集」をクリックするとWordと同じように簡単に文字の編集を行えます。
追加項目がある場合も「PDFを編集」をクリックします。箇条書きでしたら、改行するとブロック追加ができるようになっています。箇条書きでない場合は「テキストを追加」をクリックすると、テキストボックスに入力できるようになります。

写真を選択して右側の「オブジェクト」から画像の変更等ができるようになってます。「画像を置換」を押し、画像を選択するだけで瞬時に変わります。大きさ、場所の移動、トリミング、画像の反転なども「オブジェクトの編集」から簡単に行えます。

Acrobatを使うと撮った写真のデータから手打ちをしなくても文字を起こせます。写真の上で右クリックし「Adobe PDFに変換」でいったんAcrobat上に起こします。画像の状態になっていますので「スキャン補正」から「テキスト認識(OCR)」をかけ、テキストデータに変換します。これでテキストとして認識されますので、コピー&ペーストや検索機能にも使えるようになっています。

Excelのデータを入れていきたいと思います。これも簡単で、挿入したいExcelファイルをAcrobatのページの間に持ってくるだけです。そうするとAcrobat側が自動でExcelファイルをPDFに変換し、挿入したいページに入れてくれます。
ここまで約5分で編集できました。

「共有レビュー」機能を使うと注釈を複数人で共有できます。
右上の「共有」をクリックし、送り先のメールアドレスを入力し「ファイルのレビュー」を選択します。送信ボタンを押すと相手に招待状のような形でURLが記載されたメールが届きます。

共有レビューのメリットは、起案者(送信者)だけがAcrobatを持っていればよいという点です。受信者はメーラーがあればスマホでもタブレットでもレビューに参加可能です。
Acrobatだけで完結するため、起案者のとりまとめがスムーズになり、受信者側も時間が取らないといった効率の良いやり方になっているかと思います。

Adobe Signを経て、稟議を回すことも

稟議書もAcrobatで回すことができます。「入力と署名」から自分のサインを入れていきます。印鑑を登録できますので印影もお使いいただけます。

相手に送る場合にはAdobe Signを使っていきます。
相手にサインしてもらう場所を署名フィールドから作成し、送信します。受信者は「署名するにはここをクリックします」から名前を入力ます。タッチタイプでしたら書いても構いません。印影が登録してあれば適用することもできます。サインができたら「クリックして署名」を押すと相手に「署名が完了してメールを送りました」と届きます。サインした側の方はコピー版を保管しておくこともできます。

監査レポートで本人性の特定を担保

起案者側の稟議書の下に「監査レポート」が付いてきます。作成者が何時何分に作成して何分に送り、相手が何分に見て何分にサインした情報がIPアドレスまで表示されますので、本人性の特定という担保ができるのではないかと思います。

PDFで修正したものをPowerPointに書き出しすることも可能です。右側の「PDFを書き出し」から進んでいきます。WordまたはPowerPointを選び「書き出し」ボタンを押すと、書き出せます。Acrobatを使っていただくと、品質の高いものでやり取りができるようになります。

完成したファイルの改ざんを防ぐために保護をかけましょう。
右クリックの「文書のプロパティ」から現在の状態を確認すると「文書に関する制限の概要」が全て許可になっています。編集できないよう制限をかけるには、右側のツールの「保護」を選びます。「編集を制限」からパスワードを打ち保存し、もう一度文書のプロパティを見ると編集の変更が「許可しない」に変わりました。

もう一つ大事なポイントとして、文書のプロパティの概要タブには作成者の名前、メールアドレスが残っています。個人情報の流出につながってしまうので、これらの情報をあらかじめ削除しましょう。これも「保護」の中に入っている「非表示情報を検索して削除」から、消したい項目を選んで削除ボタンを押すだけです。再度概要タブを見ると作成者の名前とメールアドレスが消えました。

Acrobatが選ばれる理由

なぜAcrobatが多くの方に選ばれているかというと、PDFはデバイス・OS・ソフトウェアのバージョン問わず、全く同じように表示できるとフォーマットだからです。
Acrobat以外のツールで作成したPDFも大抵の場合Acrobat Readerで閲覧できますが、レイアウト崩れやレイヤーが反映されないったことも起こり得ます。大切な文書であればあるほど、Acrobatを使ってPDFを作成していただきと思います。

二つ目に長期保管の理由が挙げられます。
アドビはPDFの使用をISO国際標準規格に委譲し仕様を100%公開しています。万が一アドビが提供を止めたとしても誰でも仕様を読み解いて閲覧することができますので、長期的な閲覧に適していると言えます。AcrobatだけがISO標準規格に完全に準拠した信頼性の高いPDFを作成することができます。

アドビ社内での活用術を職種別にご紹介

アドビのさまざまな部署において、Acrobatがどのように活用されてるか事例をご紹介します。
広報部では秘密保持契約の業務にAcrobatの電子サイン機能を活用しています。メディア発表会の前に電子サインで署名を頂戴することで受付時間の短縮やメディア記者の手間を省けます。加えて紙の契約書を管理する手間と保管スペースの削減も実現できています。

続いて営業部では共有機能を使ってDocument Cloud ストレージに保存した文書のリンクを発行したり、追跡可能なリンクを設定したりしています。さらにDropboxやBox、OneDriveなどほかのクラウドストレージと連携させることで、場所やデバイスに制限されずにアクセスでき、お客様への迅速な対応につながっています。

最後に企画書やフライヤー、パンフレットなどの制作を行うマーケティング・制作部です。
この部署では複数のプロジェクト・関係者と並行して動いていますので非常に手戻りが多く、とりまとめに「共有レビュー」が欠かせません。閲覧履歴から進捗をチェックし、リマインド送ってあげることができます。

コミュニケーションツールとして進化するAcrobat

Acrobatは送ったら送りっぱなしとしないように、情報を確実に共有するという点でも非常に精度高く作られています。
ぜひ今日ご紹介させていただきました内容を皆様の今後の業務に役立てていただければと思います。

本動画でのご紹介サービス

Adobe Acrobatは、PDFファイルを生成、編集、管理など、PDFを最大限に活用する機能を提供します。ISO準拠、閲覧環境との互換性、セキュリティなど、企業ユーズの電子ドキュメント活用に適していて、多くの人に選ばれています。

Adobe(アドビ)製品 導入事例をご紹介