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オフィスの複合機配置の最適化を通し、ランニングコスト削減とセキュリティ強化。さらに紙資料スキャンの簡素化を実現

「複合機の最適な配置によるコスト削減、さらに出力環境のセキュリティ強化を実現する提案に感謝しています」

株式会社アルク 導入事例

2018年9月取材

サービス業101~1,000名文書管理・スキャニング複合機・コピー機活用セキュリティコスト削減・売り上げ向上経営基盤強化・リスク対策紙文書の管理・活用

ビギナーから専門的なニーズまで、目的に応じた多様な語学教育ソリューションを提供する株式会社アルク。2016年、都内に分散する拠点を東京・千代田区の新オフィスに統合した同社では、各拠点から集まった複合機の再配置が大きな課題になっていた。最新機種への移行でランニングコストを削減し、新たな費用負担なしに配置最適化を図った同社の取り組みは、課題だった出力環境のセキュリティ強化や、クラウド連携による紙資料の電子化の実現など、新たな効果をもたらしている。

株式会社アルク

導入先の概要

業種
教育
事業内容
通信講座の企画・制作・販売/語学系出版物の企画・制作・販売/eラーニング教材の企画・制作・販売/法人向け語学研修/小中高留学
従業員数
240名(2018年2月現在)
ホームページ
https://www.alc.co.jp/

導入の狙い

  • 出力にかかるランニングコストを削減したい
  • 出力環境のセキュリティを強化したい
  • 紙資料の電子化を効率よく行いたい

解決策

最新鋭の複合機・プリンターを最適配置し、社員証(ICカード)やクラウドとの連携によるセキュリティ強化と利便性の向上

導入したメリット

  • 出力にかかるランニングコストを10%削減できた
  • クラウド連携で紙資料の電子化を実現した
  • 個人認証で出力環境のセキュリティ強化が実現した
  • 情報システム部 インフラチーム 田中 滋氏

    「セキュリティ強化はユーザーの協力が不可欠です。それだけにユーザーが特にストレスを感じることなく使ってもらえる環境を整備できたことに大きな意義があると考えています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
リコー製複合機RICOH MP Cシリーズ
リコー製プリンターRICOH SPシリーズ
リコー個人認証システム AE2
複合機・コピー機・プリンターQuickスキャン V4

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導入事例詳細

多様なユーザーに語学教育のトータルソリューションを提供

「グローバルコミュニケーションを求める全ての方に」をキーワードに多彩な語学教育サービスを提供する株式会社アルク。1969年に創業し、1971年には日本初の「声の月刊誌」として英語学習誌『The English Journal』(現ENGLISH JOURNAL)を創刊。1本のカセットテープから始まった同誌は、47年たった今も「生きた英語」を学ぶ教材として高く評価されている。

現在は通信講座やeラーニング事業、法人向け研修事業、学校教育の教材としての採用実績も数多い「ユメタン」「キクタン」といった人気シリーズに代表される出版事業、留学支援などを展開し、語学教育のトータルソリューションを提供する企業に成長している。2015年には、語学教育の専門研究機関「アルク教育総合研究所」を設立し、信頼性の一層の向上に努めている。最近では、定評あるコンテンツ開発力と長年にわたり蓄積したノウハウを生かし、スマートスピーカーAmazon EchoのAlexaスキル(利用コンテンツ)として英会話教材を提供。各種デバイスに対応したソフトウェア開発も手掛けていることでも、同社の取り組みは注目されている。

オフィス統合に伴う出力環境の見直しが大きな課題に

2016年に同社は、都内に分散していた複数の拠点を東京・千代田区九段の新オフィスに統合した。その際に、各拠点から持ち込んだ複合機の利用状況が課題になっていた。複合機は合計で23台あり、中には導入から10年以上が経過し老朽化した機器も数多く含まれていた。そのためトラブルも頻発し、毎月複数回の修理対応が必要な状況が続いていたのだ。当時の状況を情報システム部 インフラチームの田中 滋氏はこう振り返る。

「従業員の多くがコンテンツ制作を手掛ける編集者ということもあり、社内にはゲラ(校正版)への赤入れをはじめ、紙出力を多用する業務フローが定着しています。そのためオフィス統合の際も、従来同様の利便性を確保する必要がありました。しかし、老朽化に伴う出力機器のトラブルは、ランニングコストの増大へとつながっていたのです」

ランニングコスト削減を軸に出力環境の見直しに着手

最適化配置によって最新鋭の複合機12台とプリンター5台に入れ替えたことで、約10%のランニングコスト削減を実現している

こうした状況を受け、田中氏は出力環境の全面的な見直しに着手。前提となったのは、機器の入れ替えに伴うイニシャルコストをランニングコストでカバーするという方針だった。
「状況を見ると、最新機種に入れ替えることで修理にかかるランニングコストを圧縮できるのは明らかでした。また、当社の専属講師は教材のプリントに複合機を利用することもあり、毎月の出力枚数は17万枚にまで達していました。この出力スケールであれば、最新機種への移行に伴う契約内容の見直しによっても、ランニングコストは大幅に削減できると考えました」

同社は、社内の複合機利用状況を調査したうえで、RFP(提案依頼書)を作成し、既存ベンダーも含めた複数のベンダーに提案を依頼。入念な検討の末に採用したのは、セキュリティソフト導入などで取引があった大塚商会の提案だった。最も高く評価したのは、機器配置の台数を大きく減らすことなく、イニシャルコストをランニングコストでカバーするという条件を満たした点にあった。
「紙出力をベースにした業務フローが根付く当社の場合、複合機が一台故障するだけで部署の業務がマヒする状況はなんとしても避けたいところでした。また教材販売事業では、FAXによる注文が今も大きな割合を占めている都合上、複合機の故障は営業的観点からも大きな問題につながります。こうした背景を考慮したうえで、ゆとりを持った複合機の最適化提案をしてもらえたことを高く評価しました」

個人認証で出力文書の保護と操作の簡素化を実現

個人認証を行ったうえで出力を行う仕組みは、ミスプリントの削減や機密情報を安全に出力できるなど、効果が実感できる面も多くユーザーにも好評だ

同社では複合機の最適化配置とあわせて、大きく二つの点の改善している。一つは、個人認証機能による出力環境のセキュリティ強化だ。同社では『個人認証システム AE2』によって、社員証(ICカード)を複合機のパネルにかざし、個人認証したうえで出力する仕組みを採用。これによりミスプリントの削減と情報漏えい防止の強化につながっている。

もう一つがスキャン操作の効率化だ。複合機で紙資料をスキャンする場合、データはファイルサーバーの所定フォルダーに一括で蓄積され、ユーザーがそのフォルダーにデータを取りにいくことが一般的だ。それに対し今回は、複合機側のアプリケーション『Quickスキャン V4』とActive DirectoryおよびGoogleドライブの連携で、ストレスなく紙文書を電子化する環境を実現している。機器の入れ替えは2018年1~3月にかけて実施。業務への影響を最小限に抑えるため段階的に行われた。
「ICカードによる個人認証の仕組みを取り入れたこともあり、導入時のトラブルの可能性も十分に考慮しました。また出版関連企業である当社は、色をはじめとする出力品質についても非常にシビアです。現場の評価を確認しながら導入を進めたいという狙いもありました。それらの影響を最小限に抑えるため、既存機器との並行稼働を行いながら段階的に入れ替えを行ったのです」

ランニングコストを10%削減しつつ、情報漏えい対策を強化

ランニングコスト削減を軸に出力環境の見直しに着手

導入効果は大きく三つに分けられる。一つ目がランニングコストの大幅な削減だ。23台あった複合機を、配置の最適化によって最新鋭の複合機12台とプリンター5台に入れ替えたことで、約10%のランニングコスト削減を実現している。

二つ目が個人認証システムとの連携によるセキュリティの強化だ。出力するためにICカードをかざすという手間が増えることもあり、導入前は利用者の反発も懸念されたが、運用はスムーズに進み、利用現場での評価も高いという。
「個人認証を行ったうえで出力を行う仕組みは、ミスプリントの削減や機密情報のプリントを機器に放置せず安全に出力できるなど、効果が実感できる面も多く利用する社員間でも好評です。セキュリティ強化には苦労がつきものですが、特に大きなトラブルなく出力環境のセキュリティ強化が実現した意義は大きいと思います」

スキャン後のデータ管理の徹底化を実現

『Quickスキャン V4』とGoogleドライブを連携し、所属部署やユーザー個人のGoogleドライブへスキャンデータを保存できる仕組みを構築

最後が『Quickスキャン V4』とGoogleドライブの連携による、よりスマートな紙文書の電子化だ。
「当社では以前より、ユーザーとPCを管理するActive DirectoryとG Suiteを利用していました。Active Directoryのユーザー管理情報を利用して、『Quickスキャン V4』とGoogleドライブを連携したのです。これにより、所属部署やユーザー個人のGoogleドライブへスキャンデータを直接保存できる仕組みを構築しました。今までは部署ごとに複合機を管理していたこともあり、ファイルサーバーに保存されたスキャン後のデータ管理まではなかなか手が回らないのが実情でした。しかし今は、各自のGoogleドライブに保存されるので、データの取り忘れや消し忘れがなくなり、より安全な運用が実現しています。また組織改編や異動があっても、Active Directoryのユーザー管理情報をGoogleドライブに反映させるだけなので運用も楽ですね」

移行からおよそ半年が過ぎた今、同社は複数ページ印刷など複合機の機能活用に関する啓発を通し、今後一層の出力枚数の削減に努めていく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「複合機を通して現状の課題を共有し、将来に向けてのビジョンが共有できた事例です」

最新とはいえなくなった機器と今後やっていきたいことをお客様の業種に合わせて見直し、一従業員になったつもりで田中様と二人三脚で歩めました。その結果が業務効率向上、コスト削減に結果的につながったと思います。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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