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首都圏にドミナント展開する介護サービス企業が複合機を全面リプレース。コストや管理の手間を削減すると共にペーパーレス化の基盤も構築

株式会社ケアサービス 導入事例

2017年9月取材

サービス業1,001名~複合機・コピー機活用文書管理・スキャニング紙文書の管理・活用営業・業務プロセス効率化ITの運用・保守の負荷軽減

首都圏を中心に各種介護サービスを手がける株式会社ケアサービス。介護保険制度がスタートする前から介護の仕事に携わり続ける同社の強みは、利用者の信頼を得る中で培われてきたノウハウと、介護からエンゼルケアまで一貫して手がける点にある。一方同社は100を超える拠点を展開する過程で、複数ベンダーから導入した複合機の運用コスト削減と管理の省力化が大きな課題となっていた。その全面的な見直しは、将来的なペーパーレス化に向けた基盤整備にもつながっている。

株式会社ケアサービス

導入先の概要

業種
介護サービス
事業内容
居宅介護支援、デイサービス(通所介護)、訪問入浴、訪問介護、訪問看護、小規模多機能型居宅介護、福祉用具貸与・販売、クリーンサービス、エンゼルケア(湯灌・メイク)、サービス付き高齢者向け住宅
従業員数
1,200名(2017年9月現在)
ホームページ
http://www.care.co.jp/

お客様の声をご紹介

人事総務部付統括課長 兼 総務課 課長 山内 元氏

「介護という仕事を真に支援し得るソリューションであれば、サービスの質的向上という観点からも積極的に導入していきたいと考えています。パートナーである大塚商会さんの提案にはこれからも期待しています」

大塚商会担当者からのコメント

「多拠点展開企業様ならではのお困りごとは、大塚商会にお任せください」

株式会社ケアサービス様は100を超える拠点を運営されており、今回は複合機のリプレースによる大幅なコスト削減と窓口一本化による運用管理の省力化を実現されました。大塚商会の総合力でこれからもしっかりとサポートします。

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導入事例詳細

介護からエンゼルケアまで一貫したサービスを提供

エンゼルケアを「介護の到達点」と位置づけ、利用者の人生観や価値観を大切にしたサービスを提供する

世界有数の超高齢社会である日本において、介護サービスは社会に欠かせない存在になっている。介護市場が拡大する中、着実に成長を続けているのが東京・大森に本社を置く株式会社ケアサービス(以下、ケアサービス)だ。1970年に寝具消毒乾燥事業で創業した後、早くから介護サービスを手がけてきた同社の特長の一つは、介護の先にある「エンゼルケア」(死後処置)を介護の到達点と位置づけ、利用者の人生観や価値観に基づくサービスを提供している点にある。亡くなられた方の湯灌(ゆかん)、着付け、化粧を行うエンゼルケアは、故人の尊厳を保つだけでなく、残された家族の心のケアという観点でも大きな役割を担う。それだけに同社が提供する、介護から尊厳と共に旅立つことをお手伝いするエンゼルケアまでの一貫したサービスは、利用者だけでなく残された家族からも高く評価されている。

もう一つの特長は、介護保険制度スタートに先立つ1980年代から介護サービスへの取り組みを開始したことで、介護をビジネスとして成り立たせるためのノウハウが蓄積されている点だ。2015年に中国・上海に、2017年には中国・北京に子会社を設立するなど、日本と異なり公的な介護保険制度がない中国において積極的に介護ビジネスを展開する背後にその強みがあることは間違いない。一人っ子政策が長く続いた中国は、今後、日本以上に急速に高齢化が進むと見られている。こうした中、ビジネスとしての介護のノウハウは同社の大きな強みになるに違いない。
居宅介護支援、デイサービス、訪問入浴、訪問介護、訪問看護、小規模多機能型居宅介護、福祉用品貸与・販売など介護に関する多様なサービスを提供する同社のもう一つの特色は、急速に高齢化が進む首都圏、特に東京23区内を中心にドミナント戦略を進め、質の高い介護サービスを効果的かつ効率的に提供できる体制を構築している点にある。現在、同社の事業所数は首都圏を中心に100拠点を越え、従業員数は1,200名に及ぶ。
介護業界では、スタッフの定着率向上が課題になることが多い。こうした中、同社が力を入れているのが、人材育成を通した定着率向上だ。人事総務部付統括課長 兼 総務課 課長の山内元氏は言う。
「特に新入社員の教育については、サポート部門の人材開発課が研修からOJTサポートまで一元的に対応する体制を構築し、新人スタッフのサポートに努めています。また研修は事前課題の提出、集合研修、事後課題の提出と添削フィードバックという流れで、一人ひとりに見合ったかたちで進めています」
また、自社のフィロソフィとして物事の判断基準等をまとめた100ページほどの冊子を全従業員に配付していることも注目点の一つ。冊子は、同社の従業員が課題に直面したとき何をすべきか、具体的に示す役割も担っているという。

全体最適を図るべく複合機環境の見直しに着手

定着率向上を実現するうえでは、介護スタッフの待遇改善も避けて通ることができない課題である。介護報酬の枠組みは法律によって定められているだけに、その改善は企業努力によって図っていくほかない。同社も、サポート部門を中心に、徹底的なムダの削減に取り組んできた。
こうした中、浮かび上がったのは、複合機を巡るいくつかの課題だった。同社の100を超える拠点では日々複合機が活躍しているが、それらはベンダーもメーカーも異なり、その結果、スケールメリットが出しづらくなっていたのだ。
「一口に言うと、企業の成長に部分最適で対応してきた結果、規模の経済性の実現が困難になったわけです。課題は大きく二つありました。一つは、規模のメリットがコスト削減につながらないという問題です。もう一つは、ベンダーが多岐にわたることで、我々の管理業務が煩雑化してしまったという反省です。こうした問題が浮上する中、この機会に一度、複合機環境を全面的に見直す必要があると考えるようになりました」
複合機配置の全体最適の実現に向け、同社はベンダー2社に提案を依頼。双方の提案を入念に検討したうえで選定したのは、ASP型調達システム『MAたのめーる』などで以前から取引があった大塚商会によるリプレース提案だった。選定理由を山内氏はこう説明する。
「組織間の折衝である以上、対応が可能な要求と対応できない要求があるのは当たり前のことです。大塚商会さんの提案はそれ自体魅力的なものでしたが、それに加え、こちらの要求に対し、常に迅速なレスポンスをいただけたことがとても印象的でした。このフットワークの良さも選定の決め手の一つでしたね」
複合機環境の全面的刷新のパートナーに大塚商会を選んだ同社は、2017年3月の18拠点の複合機リプレースを皮切りに、現在各拠点の複合機リプレースを進めている途上にある。

複合機運用の4割近いトータルコスト削減を実現

サービス利用者とその家族への各種お知らせや、地域のケアマネージャーへの説明資料の出力に、モノクロ、カラー問わず複合機を利用している

同社の各拠点では、サービス利用者とその家族への各種お知らせや、地域のケアマネージャーへの説明資料の出力に、モノクロ、カラー問わず複合機を利用している。大塚商会は、各拠点の利用状況をリサーチし、レンタル方式による「トナー・定期交換部品・保守」まで含めたプランで具体的な年間コストを算出。それは、これまでのトータルコストを4割近く削減するものだった。その提案を受け、同社は2017年中に約60拠点の複合機リプレースを終えたうえで、そのほかの拠点についても、計画を前倒ししたリプレースを進めていく予定だ。
「既存複合機のリースアップを待つだけでなく、契約を中途解約しても十分メリットがあると判断したものについては前倒して入れ替えを進めています。できるだけ早く、全拠点の複合機の窓口を大塚商会さんに一本化したいと考えています」

複合機のリプレース効果はコスト削減だけではなく、窓口の一元化が図れたことで、サポート部門の管理負荷軽減にもつながっている

リプレース効果はコスト削減だけではない。山内氏は、同社のサポート部門の管理負荷を軽減した点も高く評価している。
「従来は拠点ごとにベンダーが異なっていたため、消耗品の手配や毎月の請求への対応などの管理業務がとても煩雑になっていました。リプレース後は、大塚商会さんのサポート体制を生かし、窓口の一元化が図れたことで、管理負荷は大幅に軽減しています。業務効率化に取り組むうえで、こうした管理業務の負荷軽減は大きな意味を持つと実感しています」

将来のペーパーレス化に向けた基盤構築を実現

ケアサービスは複合機のリプレースにあわせて、紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化する複合機アプリケーション『Quickスキャン V4』と、電子文書をP C上でバインダー状にファイリングして管理できる文書管理ソフト『楽2ライブラリ』も新たに導入している。
「当社は、環境問題という観点からも個人情報の保護という観点からも今後、ペーパーレス化に積極的に取り組んでいきたいと考えています。こうした中、提案を受けたのは、『Quickスキャン V4』を軸にした一連のソリューションでした。現在は、主に管理部門におけるペーパーレス化の基盤としてその具体的な運用法を検討しているところです」
その一方で山内氏は、介護の現場のペーパーレス化推進は時期尚早ではと指摘する。
「介護という仕事は、人と人とのつながりがとても大きな意味を持ちます。そのため、現場では各種帳票の記入もお客様と対話する中で行うことが一般的です。こうした環境にPCやタブレットを持ち込むことはあまり現実的ではありません。また、これまでの紙ベースの業務形態を継続する一方で、複合機をゲートウェイとした電子化を推進することは、現場スタッフの負担の増大につながります。現場スタッフによる拠点レベルの『QuickスキャンV4』の活用は、もう一工夫が必要になると感じています」
確かに、ペーパーレス化を推進することで現場の介護スタッフに新たな負担が生じるなら、それは本末転倒と言うほかない。介護の現場におけるペーパーレス化の実現は、まだまだ課題が多いのが実情だ。その一方で、介護業界ならではのI T活用が求められる領域も存在すると山内氏は語る。その一例が、移動や入浴などの介護業務を支援する介護ロボットの活用だ。介護の仕事は力を必要とすることも多く、利用者を抱き上げる際などに腰や膝を痛める介護スタッフも少なくない。
「介護スタッフの労働環境改善という観点からも、介護という仕事を真の意味で支援するソリューションについては積極的に導入、活用していきたいと考えています。当社は、取引先企業をパートナーと呼んでいますが、我々が目指す複合機の運用コスト削減やオペレーションの効率化に共に取り組んでくれた大塚商会さんはまさにパートナーであると実感しています。複合機リプレースに際し、将来のペーパーレス基盤の整備という新たな提案を投げかけてくれたのと同様に、今後の介護の現場におけるIT導入においても心強いパートナーであり続けてくれることを期待しています」
ITによる介護スタッフの支援は、利用者に向き合う時間の拡大や質的向上につながる。利用者一人ひとりの人生観や価値観を反映したサービスを心掛ける同社は、これまで以上に利用者に向き合う時間を確保するためにも、今後もIT導入を積極的に推進していく考えだ。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • リコー製複合機「MPシリーズ」

    最新のデジタルフルカラーやモノクロ複合機、A0判対応の広幅複合機など、幅広い機種をご用意。お客様に最適な機種をご提案します。

  • Quickスキャン V4

    スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプまで、マルチな機能を提供。複合機をもっと活用したい、に応えます。

  • 楽2ライブラリ

    オフィスのキャビネットをまるごと電子化し、紙文書と同様の感覚で管理・閲覧、グループ内の情報共有が可能です。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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