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地域包括ケアの中核施設を目指し、介護老人保健施設がIT基盤を構築。情報共有化と業務効率化の向上を実現

医療法人社団 英世会 介護老人保健施設カトレア 導入事例

2017年12月取材

サービス業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理ITインフラの保守・管理モバイル・タブレット活用営業・業務プロセス効率化ITの運用・保守の負荷軽減

東京都日野市において介護老人保健施設3施設をはじめ幅広く医療・介護サービスを展開する医療法人社団 英世会 介護老人保健施設カトレアは、介護記録などを紙ベース運用・管理していることが課題だった。地域包括ケアの中核施設としての役割を期待される中、IT化推進は不可欠と判断し、このたびケア記録システムや介護保険請求システムを導入。R4システムの情報管理に加え、情報共有のスピードを加速させると共に、業務効率化による残業削減などを実現している。この成果に確信を得た同法人は、他の介護老人保健施設へのシステム導入も検討を開始している。

医療法人社団 英世会 介護老人保健施設カトレア

導入先の概要

業種
医療・介護
事業内容
介護老人保健施設入所サービス、ショートステイ、デイケア(通所リハビリテーション)、訪問リハビリテーション
従業員数
158名(2017年12月現在)
ホームページ
https://www.eiseikaihino.com/institution/cattlea

お客様の声をご紹介

施設長/医師 青木 利明氏

「病院では既に電子カルテの利用が一般的ですが、今回当施設に強固なIT基盤ができ、活用に向けて良いスタートを切れたと思います」

事務長 近 裕樹氏

「検討から導入、運用開始後も、大塚商会さんには迅速に対応いただきました。今後、他施設に展開する際も、引き続きサポートをお願いしたいと思っています」

リハビリテーション室長/作業療法士/福祉用具プランナー 中村 敏郎氏

「大変使い勝手が良く、職員情報共有が進んでいるのを実感します。現場の声を吸い上げ、さらに使いやすいシステムへと改善していきたいですね」

介護支援専門員/介護福祉士 鈴木 直大氏

「これまで各階、各部署に点在していたご利用者の情報が、パソコンの画面の中で、切り替えるだけで全て確認できるようになり、ケアプラン作成が大幅にスピードアップしました。ご利用者に向き合える時間を増やしながら、ケアプランの精度も高めていきたいと考えています」

介護支援専門員/介護福祉士 美保 佳代子氏

「システム導入に不安を感じていた職員が、今では日常的にタブレットを操作し、情報共有の早さや業務効率化を実感しているのを見て、うれしく思っています」

大塚商会担当者からのコメント

「英世会様の介護施設全体へのシステム導入をしっかりとサポートしていきます」

今回のカトレア様へのシステム導入では、職員の皆様がとても前向きで積極的に取り組んでおられたのが印象的でした。IT活用によって情報共有を加速し、働きがいのある職場作りのお手伝いができるよう全力でサポートさせていただきます。

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医療法人社団 英世会 介護老人保健施設カトレア 導入事例(PDF:3,263KB)

導入事例詳細

職員間のチーム力を武器に質の高い介護ケアを提供する

入所サービスのほか、通所・訪問リハビリテーションなど、明るい家庭的な雰囲気の中でご利用者本位のサービスを提供している

東京都日野市で医療・看護・介護サービスを提供する介護老人保健施設 カトレア(以下、カトレア)は、医療法人社団 英世会が運営する施設だ。同法人は日野市を中心としてクリニックや介護老人保健施設、地域包括支援センターなど八つの施設・事業所を運営し、地域に根差した医療・介護サービスを幅広く提供している。在宅支援にも注力しており、2016年からは訪問リハビリテーションサービスを開始した。
都心部にアクセスが良く、近郊型の住宅地として発展してきたこの地で加速する高齢化の波を見越し、英世会が介護事業を開始したのは2000年。八王子・府中・立川などの都市と隣接する立地で、多摩川に面した環境の良さからもご利用者数は増え、現在ではサルビア、ロベリアを加えた三つの介護老人保健施設を開設している。
「カトレアは、ご利用者やご家族の“不安”や“不便”、“困難”を心身両面から取り除くお手伝いをしたいと考え、病歴、認知症の有無、ADL、生活歴などを総合的に判断し、医療、看護、介護、リハビリなど、一人ひとりに適切なケアを見極めながら医療・介護サービスをご提供しています」と語るのは、施設長で医師の青木 利明氏。
カトレアではご利用者が有している能力を可能な限り維持・向上させることを目的に、自立した生活が送れるよう、リハビリテーションやレクリエーション、手工芸などを積極的に取り入れている。
近年は地域包括ケアの中核的施設としての役割を担うため、地域の医療機関や介護事業者との連携強化が課題になっていた。業務のIT化を視野に入れつつ、まず英世会が取り組んだのは、「サービス品質向上宣言」の作成だ。期待に応える施設になるために職員が共通の目標とすべきものは何かについて議論し、それを作成することにしたのだ。そして、(1)「私たちは『その人らしさ』を大切にし、心の通う人間関係を築けるよう努力します」、(2)「私たちは、全職員が協力し良質なサービスを提供します」、(3)「私たちは、地域との連携を強化し、社会に信頼される施設を目指します」のという三つが掲げられた。
このように不断の意識改革が根付いた組織風土で、求められる課題に対して前向きに取り組む職員がそろっていることは、カトレアの武器といえる。そして、職員間の良好なチームワークや知識・技術の習得に努める個々のモチベーションの高さによって厚い信頼を得ながらも、明るく家庭的な雰囲気も持ち合せていることは、ご利用者や家族からの高い評価につながっている。

IT基盤構築の目的は業務効率化と働きやすい環境作り

介護老人保健施設の介護サービスの特徴として、一人のご利用者に関わる職種の多さが挙げられる。医師、ケアマネージャー、介護職員、看護師、各療法士、栄養士など、R4システムを元に状態の変化に合わせて実に多くの専門職が携わる。各職種の記録を誰もが見やすい状態で一元化し、いつでもどこでも簡単に確認できる環境作りは、日常業務ではもちろん、地域包括ケアによって外部から情報を求められた際にも必要不可欠だ。しかし同施設では紙ベースで記録・管理を行っている状況だった。
「英世会の各施設が地域包括ケアの中核として機能していくためには、さまざまな専門職を擁する専門集団として、あらゆる相談に対応していかなければなりません。自治体や介護事業者、医療機関などとも、これまで以上に連携を強める必要があります。情報管理面でIT基盤構築は不可欠でした」と語るのは、事務長の近 裕樹氏。
IT化にはもう一つ狙いがあったという。質の高いサービスを安定的に提供するためには、職員が日々働きがいを感じ、働きやすい環境を整える必要がある。業務効率向上によって残業時間などの負担が軽減できれば気持ちに余裕が生まれ、ご利用者のケア時間の創出にもつながる。働き方を見直すきっかけにしたいとも考えたのだ。

介護保険請求システム『ワイズマンSP』の導入により、これまで紙の書類で行っていた記録業務を全て電子化。IT基盤を構築するうえで、大きな第一歩となった

そこで、2016年7月ごろからシステム導入の検討を開始。5~6社の中から選んだのは、大塚商会が提案する介護保険請求システム『ワイズマンSP』『介護老人保健施設管理システムSP(R4システムオプション)』、介護記録システム『すぐろくタブレット』だった。
「複数の展示会やベンダーのデモを見学し、何人かの職員には実際に試してもらいました。その結果、大塚商会さんの提案が一番使い勝手が良かったのです。充実したサポート体制や迅速な対応力も魅力でした」(近氏)
また、リハビリテーション室長で導入時のプロジェクトリーダー中村 敏郎氏は、選定の決め手を次のように語る。
「それまで利用していたシステムは一画面の情報量が多く、入力の自由度が高すぎる印象でした。R4システムで日々の情報管理を行う私たちにとってそれは、入力の仕方にばらつきが生じるなど、結果として使いにくくなっていたのです。『ワイズマンSP』『介護老人保健施設管理システムSP(R4システムオプション)』は表示される項目が絞られていて画面が見やすく、入力方法もパッケージに合わせてルールを整備することで、情報を活用しやすくなりました。何より、リハビリ業務システムが用意されていたのはワイズマンだけでした。介護老人保健施設ではリハビリへの取り組みは不可欠です。これらの情報を一括管理できることが、大きな選択理由になりました」(中村氏)

事前アンケートで不安を知り研修会でフォローを開始

導入決定後、約一年かけて段階的なテストを行い、本稼動したのは2017年9月。運用期間はまだ3カ月だが、既にその効果を実感しているという。ケアマネージャーの美保 佳代子氏は導入時のプロジェクトリーダーの一人だ。職員に対して行ったアンケートでは、情報共有が進んだことを評価する意見が数多く寄せられたという。
「各現場では排せつの回数や食事の漏れはないかなど、こまめに記録を確認しますが、『すぐろくタブレット』が入ってからはタブレット一つですぐに閲覧でき、操作が簡単なので入力時間も短縮されました。また夜勤から早番への申し送り事項はシステム上で事前に個々に確認・共有できるので、一堂に集まる必要がなくなり、勤務開始後すぐに業務に取りかかれるようになったことはうれしい効果です」(美保氏)
ケアマネージャーの鈴木 直大氏は施設内の複数のケアマネージャーと協働しながら、3カ月ごとのアセスメントの評価を行い、ご利用者のケアプランを作成するという。ご利用者の介護記録は、入所者の記録は入所者が過ごす2階3階に、通所者の記録は通所サービスを提供している1階に紙ベースで管理されていたため、情報を集めるために各階を1日に何度も往復しなければならなかった。
「それが今では、パソコンの前に座ったまま全ての資料を見ることができます。身体的に楽になりましたし、残業もかなり減りました。かつては、仕事の7割程度を書類作成に当てなければなりませんでしたが、活用の幅が広がればもっと短縮させられるのではと期待しています」(鈴木氏)
今ではこのような効果も出始めているが、稼動前に行ったシステム導入についてのアンケートでは、多くの職員がデジタル機器の操作に不安があると回答したという。
同施設には20歳代から70歳代まで幅広い年齢層の職員が勤務しているが、紙での記入に慣れていた世代ほどその不安が大きかったようだ。
そこで美保さんは、IT機器の操作に「不安がある」という職員を対象に声をかけ、個別に時間を取ってもらって入力方法や情報の見方などを少しずつ教えていくことにした。ここでも、日ごろの職員間のチームワークの良さや知識向上に対する前向きさが発揮され、地道な研修会の継続によって職員のITスキルは着実にレベルが引き上がり、不安も解消されていった。本稼働を迎えた際、職員にはスムーズに受け入れられたそうだが、その背景には、このような丁寧な対応と準備が非常に効果を発揮したといえるだろう。
また、研修会ではPCよりタブレットの操作方法を中心に指導したこともスムーズなスタートに直結したそうだ。
「職員はスマートフォンを日常的に使っており、タブレットの操作はスマートフォンに近いので、パソコンより入りやすかったのです」と美保氏は振り返る。

カトレアのIT活用モデルを他の施設にも展開

タブレットを使用することで、いつでもどこでも介護記録を入力・確認できるほか、入力業務にかかっていた負担も軽減された

カトレアは、2016年から在宅支援の一環として訪問リハビリを開始している。その際、医療・介護連携サービス『Mell+』を導入し、タブレット一つで医療と介護の両方の記録を確認できるようにした。
「初めて訪問するお宅の場合、以前は地図を印刷して、カルテも持って出かけていたのですが、今はタブレット一台持っていくだけで、カルテの情報は全て『Mell+』で見られますし、写真付きで地図も出てきます。これは非常に便利で、大きな変化になっています。また、複数の職種が一つのシステムに入力するようになったことで、多職種間での情報共有が深くなり、より多くの職種が情報を交換しながらケアプランを作成するような変化ができてきました」(鈴木氏)
また、同施設は入力業務効率化の助けになればと、音声認識ソフト『AmiVoice SP2』も導入し、活用を開始している。
ほかにも、副次的な効果も見られたという。2年に一度定期的に実施される東京都による実地検査では、数日前から関連書類を集めて準備するなど非常に時間と手間がかかっていたが、「今回は、情報を一元管理できていたおかげで非常に短時間のうちに終わりました。実地検査担当者からも、分かりやすい、見やすいと、高い評価をいただけたことは、想定外のうれしい効果でした」(中村氏)
今回、カトレアへのシステム導入が成功したことで、カトレアの活用を導入モデルとして効果を検証し、実績を積み上げながら、近く他の二つの介護老人保健施設にも段階的に導入していく考えだ。同法人の中でカトレアが中核的な存在としてIT活用をリードしていくことは、地域包括ケアにおいての先導的な役割にもつながっていくことは間違いない。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 介護保険請求システム『ワイズマンSP』

    提供票の取り込みも可能で、業務を幅広くサポートします。ケア記録オプション「すぐろくTablet」との連携も実装し、記録業務の対応も充実。システム連動で情報共有をさらに強化し、施設管理業務を多面的にサポートします。

  • 介護保険請求システム『介護老人保健施設管理システムSP』(R4システムオプション)

    通所予定の自動作成、サービス提供票の取り込みも可能。介護報酬や利用料・入金管理まで幅広い事務作業に対応します。タブレットによるケア記録などのオプションも充実しています。

  • 医療・介護連携サービス『Mell+』

    地域包括ケアや法人内連携など、医療と介護のシームレスな連携を実現する医療・介護連携サービスです。医療関係の情報と介護関係の情報をクラウドのデータベースに蓄積し、それぞれの施設から「必要な情報を必要なときに」どこからでも共有・閲覧することができます。

  • ケア記録オプション『すぐろくタブレット』

    介護・福祉施設の利用者の健康状態や介護状況を記録・参照するためのケア記録支援ソフトです。ご利用者様のケアをしながら、バイタル、食事摂取量、ケア内容などの入力が可能になります。記録時間を短縮しながらも記録の密度は向上できるので、より良いケアの充実と事務の省力化を実現できます。

その他の導入システム

  • 音声認識ソフト『AmiVoice SP2』

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  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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