属人化していた見積書作成を統一し、全社管理を実現

「見積書のフォーマットが統一され、そのまま請求書として発行可能に。社員の意識と働き方の改革も実現しました」

中央冷熱株式会社 導入事例

建設業1~100名ERP・基幹業務・業務管理セキュリティ営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策コスト削減・売り上げ向上

中央冷熱株式会社は、業務用エアコンの施工、点検、メンテナンス、フロンガス回収などのサービスを提供する専門会社である。東京、神奈川、千葉、埼玉の一都三県を営業エリアとし、スーパーマーケットをはじめとする大型店舗やビルなどにサービスを提供している。ITの活用によって社員の意識改革や働き方改革を目指した同社は、属人化していた見積書作成を統一するため、建設業向け支援システム「SMILE BS 2nd Edition POWER見積」を導入。プロジェクト原価管理システム『コストマネージャー』によって社員の原価管理意識を高めるなどの成果を上げている。

2018年6月取材

中央冷熱株式会社

導入先の概要

業種
設備工事業
事業内容
空調機器の販売および施工、点検、修理業務。給排気ダクト施工、整備、清掃業務。給水設備の整備および施工業務
従業員数
8名(2018年6月時点)
ホームページ
http://www.chuo-reinetsu.co.jp/

導入の狙い

  • 属人化していた見積書作成を統一したい
  • 社員に原価管理意識を持たせたい
  • 業務の合理化によって残業を減らしたい
  • Pマーク取得を視野にセキュリティを強化したい

解決策

業務の効率化、社員の意識改革、働き方改革を支援するIT導入のご提案

導入したメリット

  • 見積書の作成フォーマットが統一され、全社的な管理も実現した
  • 外出先で作業日報が作成できるようになり、残業時間が3割削減された
  • 社員の原価管理意識が高まった
  • 代表取締役 長水 和樹氏

    「ITの積極活用によって、社員の残業時間が従来よりも3割ほど減少しました。大塚商会さんからのご提案には本当に感謝しています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
建設業向け支援システムSMILE BS 2nd Edition
POWER見積
詳しく見るお問い合わせ
プロジェクト原価管理システムコストマネージャー詳しく見るお問い合わせ
UTM(統合脅威管理)Cloud Edge詳しく見るお問い合わせ
FortiGate詳しく見るお問い合わせ
クロスプラットフォーム型
データベースソフトウェア
FileMaker詳しく見るお問い合わせ
たよれーるどこでもコネクトリモート詳しく見るお問い合わせ
ビジネス用メッセンジャーアプリ
たよれーる
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導入事例詳細

フットワークの良さと24時間サービスで信頼を得る

業務用空調設備のスペシャリストとして、エアコンの取り付けや入れ替え、定期メンテナンスにいたるまで、ワンストップサービスを提供している

東京都中野区の中央冷熱株式会社(以下、中央冷熱)は、東京を中心に、神奈川、千葉、埼玉の一都三県で事業を展開する設備工事会社である。1969年の創業以来、スーパーマーケットなどの大型店舗やビル、マンション向けに業務用エアコンの施工、点検、メンテナンス、フロンガス回収などのサービスを提供してきた。

同社 代表取締役の長水 和樹氏は「ご用命があればすぐに駆け付けるフットワークの良さや、深夜営業も多い店舗向けに交代制で24時間サービスを提供している点などにご好評を頂いております」と語る。社員数8名ながら、そうした行き届いたサービスが提供できるのは、社員一人一人の能力の高さに加え、長水氏による徹底した社員教育と、「いかに効率よく、お客様にご満足いただけるサービスを提供するか」(長水氏)を念頭に置いた仕組みづくりを実現しているからにほかならない。

2015年4月に「フロン排出抑制法」が全面施行され、業務用エアコンの所有者に機器の簡易点検・定期点検や廃棄時のフロン回収などが義務付けられた。これによってフロンの回収や機器の入れ替えニーズが高まっていることは、同社にとって追い風である。

長水氏は、「地球温暖化防止に貢献するためにも、お客様にフロン排出抑制法に関する理解を深めていただき、全力で対応をお手伝いしていきたい」と語る。

属人化していた見積書作成の統一を目指す

『POWER見積』によって見積書の項目が統一され、全ての見積書の一元管理も可能となった

中央冷熱は2014年、大塚商会の建設業向け支援システム『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』を導入した。その狙いについて、長水氏は「属人化していた見積書の作成を統一したかった」と説明する。

かつて同社では8名の社員がExcelを使い、それぞれ独自のフォーマットで見積書を作成していた。同じ工事内容でも社員によって項目の表記が異なることが多く、社内のみならず、見積書を受け取る顧客にも混乱を招いていた。

社員に原価管理意識を持たせるためにシステムを導入

長水氏は、統一した項目名が自動入力されるシステムを求め、3社のベンダーからの提案を受けた。その中から大塚商会を選んだのは、「先代社長の頃からの付き合いで、大塚商会のサービス対応の良さを高く評価していたことと、『POWER見積』の使い勝手が他社のシステムに比べて格段に良かったこと」(長水氏)が大きな決め手となった。

「『POWER見積』は、Excelと同じように簡単に使えるので、ITがあまり得意ではない当社の社員でも使いこなせるはずだと確信しました」(長水氏)。

その後、中央冷熱は大塚商会のプロジェクト原価管理システム『コストマネージャー』を2018年に導入した。工事受注に欠かせない原価管理意識を社員に持たせることが大きな狙いであった。

ITを活用して業務効率化と働き方改革を実現する

「8名の社員で数多くの案件をこなすと、どうしても1件ごとの原価管理に割ける時間が取れなくなってしまいます。本来なら、自分たちで手計算をして原価管理するのが望ましいのですが、これ以上社員の仕事量を増やすのは申し訳ない。そこで、システムを使って効率よく管理を行い、同時に社員の原価管理意識を高めてもらうことを考えたのです」と長水氏は説明する。

限られた社員数で膨大な業務をこなさなければならない状況を踏まえ、長水氏は「ITをもっと活用して業務効率化や働き方改革を実現したい」と考えた。そこで、サーバーと1人1台のPC導入や、iPadの支給など、社員全員がいつでもどこでもITをフルに活用できる環境を整え、労働時間の短縮や、少人数でもより多くの業務をこなせる体制づくりを目指した。

残業時間が3割減少! 着実な成果に満足

『POWER見積』の導入効果は狙いどおりであった。見積書の項目が統一されたことで混乱はなくなり、全ての見積書の一元管理も可能となった。長水氏は「一度作成した見積書はシステムにマスター登録されるので、同じお客様に同様の工事見積書を出す作業も楽になりました」と語る。

中央冷熱では、最初に登録した見積書を“原本”とし、そのコピーに修正を加えたものには枝番を振って保存するという仕組みを採用している。枝番の最も新しいものが最終見積りとなる仕組みだ。「最終見積りをそのまま請求書として出せるのも『POWER見積』の便利な点です」(長水氏)。

1人1台のパソコンで業務効率が格段にアップ

働き方改革を目指す中央冷熱は、『POWER見積』の導入と同時に、サーバーと社員1人1台のPCも導入した。それまでは見積書作成用のPCが社内に1台しかなく、ほかの社員が使っているときは順番待ちを余儀なくされていた。全ての社員が同時に見積書を作成できるようになったことで業務効率は格段にアップした。

一方、『コストマネージャー』については、案件ごとの実行予算が入力できる機能を使って、それぞれの社員が担当する工事の実行予算を必ず入力するというルールを決めた。長水氏は「本来なら予算を細かく計算してもらいたいところですが、過去の実行予算を参考にしながら作成するだけでも、どれだけ無駄が生じているかということはある程度分かります。これを繰り返すことによって、社員の原価管理意識が少しずつ高まっていることを実感します」と手応えを感じている。

会社に作業日報を送ることができる

もう一つ、中央冷熱が働き方改革の一環として採り入れたのが、『FileMaker』でフォーマットを作成した作業日報である。

同社の社員は、手書きの作業日報を提出するために、現場作業が終わってから必ず会社に戻らなければならなかった。これが社員の業務負担や残業時間を増やす大きな原因の一つとなっていた。

そこで同社は、社員全員にiPadを支給。『FileMaker』ベースの作業日報を現場で入力し、大塚商会の『どこでもコネクトリモート』によって、社内サーバーに送信できるようにしたのだ。社員にはモバイルプリンターを持たせ、作業報告書の控えをその場でプリントアウトして、顧客にも渡せるようにした。

この仕組みを導入したことによって、「社員の残業時間は従来よりも3割ほど減少しました。働き方改革の成果は着実に表れています」と長水氏は満足そうに語る。

現場にそのまま持ち運べるiPadとモバイルプリンターのセットボックス

プライバシーマーク(Pマーク)取得を目指し、セキュリティ基盤として、大塚商会からUTM(統合脅威管理)『FortiGate』『Cloud Edge』を導入

さらなる業務効率化や働き方改革を目指す

たよれーる『LINE WORKS』は、写真画像を含めた会話の内容は一切端末に残らない

中央冷熱は今後、顧客の個人情報管理をさらに強化するため、プライバシーマーク(Pマーク)取得を目指している。そのためのセキュリティ基盤として、大塚商会からUTM(統合脅威管理)『FortiGate』『Cloud Edge』を導入した。また、同社では社員同士のコミュニケーションツールとしてLINEを使用していたが、現場情報や顧客情報の漏えいを防ぐため、大塚商会のビジネス用メッセンジャーアプリの、たよれーる『LINE WORKS』に切り替えた。使い慣れたLINEと同じようにメッセージが交換でき、写真画像を含めた会話の内容は一切端末に残らないのが大きなメリットだ。

長水氏は「今後もITを積極的に導入して業務効率化や働き方改革を推し進めたい。大塚商会さんには、より効果的なITソリューションの提案を期待しています」と語った。

大塚商会担当者からのコメント

「これからも業務効率化と働き方改革に役立つソリューションをご提案します」

中央冷熱株式会社様は、最新のITを積極的に導入して、社員の方々の意識改革や働き方改革を実現されています。当社といたしましても、さらなる改革に役立つソリューションを積極的にご提案してまいります。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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