新型コロナ対策と業務効率向上を両立

そんな折、白岡市では2020年の緊急事態宣言を受け、市独自の新型コロナ感染拡大防止対策に着手した。その際、大きな課題として捉えたのが、市役所の窓口における現金のやり取りである。

「飛沫感染の防止はもとより、窓口での手と手による直接接触の機会を減らすため、キャッシュレス決済の対応や自動釣銭機などの導入が必要であると判断しました」（石川氏）

そこで、白岡市は県内他市で導入実績のある大塚商会に相談。石川氏は大塚商会について、「白岡市では以前より『たのめーる』を利用していたほか、PCの調達等で大塚商会さんとのお付き合いがありました」と語る。

また、総合政策部 税務課 主幹の近藤 徹氏は、「今回の導入は、新型コロナ対応という意味で迅速な対応が求められたため、調達力やスピーディーに対応できる企業力があるかどうかを注視しました」と振り返る。特に、世界的な半導体不足が製品供給に影響し始めたこともあり、そんな中で市の希望台数分機器を確実に確保できる総合力が契約の大きな後押しとなったいう。

実際に導入することとなったセミセルフレジは、白岡市の提携銀行が対応している機種からビジコム社の『セミセルフレジセット（自動釣銭機付）』が選定された。同市としては、できるだけコストを抑えつつクレジットカードや電子マネーといったメジャーなキャッシュレス決済に一通り対応したいという要望もあり、コストパフォーマンスが高く、かつ機能の充実した機器として選定した結果、大塚商会での導入を決定した。

「現在はキャッシュレス決済のサービスが増えており、その全てに対応できればより望ましいのですが、それぞれに対応するためには都度事業者として審査に通す必要があります。しかし、複数の審査結果を待っていては当初懸念していたスピーディーな対応という面で後れを取ることになるので、今回は金融機関の提供するキャッシュレス導入パックを契約しました。結果として複数のキャッシュレスサービスを利用可能になったうえ、速やかな導入も実現することができました」（近藤氏）

白岡市では、2021年11月よりセミセルフレジの利用を開始。運用に当たり、2週間程度のトレーニング期間を設けて、職員の研修を行った。現在は、自動釣銭機の機能があるレジを市民課、会計課、税務課に3台配置。自動釣銭機機能無しのレジを白岡駅前の市役所連絡所に1台配置している。

セミセルフレジの導入により、石川氏は「直接現金に触れることなく手数料等を収納できるため、新型コロナ感染拡大防止対策として効果が発揮されています」と分析する。また、収納に関わる事務処理が迅速になり、職員の事務負担も軽減するなど、窓口業務の効率向上といった効果も表れていると語った。

「以前は窓口の収入額を管理する際、紙の申請書と突き合わせながら間違いがないか確かめるアナログな集計作業が必要でした。この方法では時間がかかることはもちろん、ミスを誘発しかねません。しかし、セミセルフレジ導入後はPOS上で集計内容を簡単に確認できるため、収入管理という業務自体がほとんどなくなりました」（石川氏）

また、石川氏が特にセルフレジ導入の恩恵を感じているのは、業務終了後の釣銭管理業務だという。「窓口では市民への対応終了後、翌日の業務用に十分な釣銭を準備しておくという作業が必要です。この作業は、これまでは市役所の窓口が閉められた後、数時間に及ぶこともありました。しかし、現在は『100円玉何枚』『1,000円札何枚』といったように、POSレジから指定してすぐに出せます。そのため数分で作業が終わるようになり、大幅な作業量の短縮につながっています」（石川氏）

さらに、セミセルフレジは今後の機能拡張が容易という点でも利便性が高い。近藤氏によると、「セミセルフレジの画面には『印鑑証明』『納税証明』など手続き内容に応じてさまざまな取り扱い項目を表示させることができます。これらの項目はExcelのセルを配置するような感覚で自由に追加が可能なため、今後の取り扱い内容が変わった場合は簡単に対応できる点がうれしいですね」と語った。

画面上の表示レイアウトなども自由に調節できるため、取り扱い項目が多岐にわたっても使用感が複雑にならないよう調節できることがメリットだという。また、細かな点では、タッチパネルのボタンが大きく押しやすく、押し間違いなどが発生するリスクも抑えられている。