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通関手続きで発生する膨大な紙書類を効率的に電子化。オンラインストレージによる安全な共有も

第一港運株式会社 導入事例

2013年8月取材

第一港運株式会社は通関書類などをスキャンし効率的に分類・整理するために『Quickスキャン V2』を導入。また『どこでもキャビネット』を採用し、データの共有体制を強化した。業務の迅速化や顧客満足を実現している。

業種 運輸・通信業 従業員数 101~1,000名
キーワード [情報共有][検索性][名刺管理][通関業務][ペーパーレス]

導入前の課題

  • 電子書類の共有化
  • スキャニングした文書の分類・整理作業の合理化

解決策

○ セキュアなオンラインストレージサービスとスキャナアプリケーションの採用

システム導入:

導入による効果

  • 通関手続きに不可欠な商品資料などの簡単な共有が実現
  • 他拠点や外出先でもデータの共有が可能に
  • 物理的な管理の不要な共有フォルダの獲得

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第一港運株式会社
第一港運株式会社 概要
業種
物流事業、コンテナターミナル事業
事業内容
輸出入業務、輸出入混載業務、通関業務、倉庫保管管理業務、各種梱包業務、定期コンテナ船のターミナルオペレーションと関連業務
従業員数
120名(2013年8月現在)
ホームページ
http://www.daiichi-koun.com/

ターミナル事業と海貨事業の両事業を展開。いずれも、顧客から高い信頼を得ており、長年にわたって日本の物流に貢献している

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背景
ターミナル事業と海貨事業の双方を手がけ、日本の流通を支える

第一港運株式会社は、東京港で海運コンテナの積み下ろしを行うターミナル事業と、海運貨物の通関手続きなどを行う海貨事業(物流事業)を展開する企業だ。40年もの歴史があるターミナル事業は、規模は決して大きくないものの、業界における同社の貢献と信頼度は非常に高い。一方、海貨事業についても、40年以上の経験とノウハウに裏打ちされたサービスの専門性と迅速さ、確実さで顧客の信頼を集めている。
同社では3年ほど前に、全社のITシステムの標準化を推進。業務内容をよく理解したサービスを提供してくれると考え、大塚商会に窓口を一本化した。

経緯
スキャンした電子書類の分類・整理作業を合理化

輸出入手続きでは、保管する紙の書類が膨大な量になる。そのため同社では、保管スペースの縮小や書類の検索性向上を目指して、各種書類の電子化に取り組んできた。
そこでスキャン機能付き複合機を導入すると共に、『Quickスキャン V2』を採用。スキャンした書類を合理的に分類・整理できる態勢を整えた。

新たに複合機とファイルサーバ(QuickスキャンBOX)を導入

ポイント
自由な情報共有によって迅速な業務と顧客満足を実現

同社では『Quickスキャン V2』と同時期に『どこでもキャビネット』も導入。スキャンデータの保存サーバと連携させ、スキャンデータが『どこでもキャビネット』に自動的にアップロードされるようにしているほか、スタッフ間の共有フォルダとしても利用している。別の拠点で業務を行うときや、外出先で急な問い合わせがあったときも必要なファイルを自在に取り出せるため、重宝しているという。

『Quickスキャン V2』の導入でスキャン作業が効率化された

導入効果と今後の展開
名刺管理やiPhone連携など、機能のさらなる活用を目指す

今後は『どこでもキャビネット』の機能をさらに活用したいと考えている。『Quickスキャン V2』で名刺をスキャンすることで、『どこでもキャビネット』上で整理・保存できる「名刺管理機能」がその一つだ。
また、iPhoneからの『どこでもキャビネット』アプリの利用も、活用したい機能の一つだという。撮影した写真をiPhoneから直接アップロードできるため、積み下ろしの現場の状況を顧客に知らせる必要が出た場合にスピーディーな対応ができる。こうしたさまざまな機能をさらに活用することで、ますます業務効率化を推進していく。

『どこでもキャビネット』でデータを確実に保存。スタッフ同士での共有が自在なだけでなく、BCP対策にもなっている

お客様の声をご紹介

横浜支店 取締役 支店長 武藤 彰夫氏

「『どこでもキャビネット』と『Quickスキャン V2』を導入したおかげで、通関書類の作成作業がますますスピーディーになり、顧客満足も向上しています。まだ活用しきれていない機能もあるので、業務に生かしていきたいですね」

総務部 部長 山中 浩亮氏

「3年ほど前から拠点ごとにばらばらだったシステムやネットワークの統一を、大塚商会さんを窓口にして進めています。ほかのベンダーさんとも付き合いはありますが、ITの導入においては、常に大塚商会さんが中心的存在になっています」

横浜支店 業務課 課長代理 吉岡 真沙樹氏

「『どこでもキャビネット』なら、他拠点にいるときや外出先にいるときでも、必要なファイルを思いのままに取り出せるので、非常に便利です。iPhoneからも利用するようになれば、さらに業務効率が向上しますね」

大塚商会担当者からのコメント

「システムやネットワークの統一を全面的にお手伝いします」

第一港運株式会社様は、全社のITシステムやネットワークの管理を一元化することで、標準化やコスト削減といったメリットを獲得しています。これからも、あらゆるビジネスソリューションを提案できる総合ベンダーとして、全面的に支援していきます。

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2013年8月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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