印刷物制作の労力とコストを軽減

実機を見学してその機能性を確かめ、カラーPOD機の導入を決断

『マテリアルカタログ』で用紙を選択して、幅広い用途の印刷に応用

これまで事務局が多くの時間を割いていた理事会評議員会の配布資料作成も、カラーPOD機で行われるようになった。

「毎回、200～300ページの資料を60部ほど作成していますが、従来の複合機と比べて印刷速度が格段に速くなりました。特にありがたいのは、出力時に自動でファイリング用の穴開けをする機能があることです。そのおかげで、資料作成に要する労力は3分の1ほど減りました」（松本氏）

ほかにも、コート紙への職員採用パンフレットの印刷や、長尺用紙を使った看板ポスターなど、多様な印刷にカラーPOD機を活用。耐水紙、不織布、封筒、板紙、クリアフォルダーなど、一般の複合機では印刷できない、カラーPOD機ならではの特殊用紙を活用している。『マテリアルカタログ』で紹介されているそれらの特殊用紙は、大塚商会が提供する通販サービス『たのめーる』で小ロットから注文することが可能だ。

「カラーPOD機を設置した園からは、画用紙にも印刷できるのが便利だという声が上がっています。また、事務局が特に重宝しているのは、A4サイズの用紙を折らずに封入できる角2サイズの封筒に宛名印刷できる機能です。以前は別途宛名ラベルを作って封筒に貼っていましたが、その手間をなくすことができました」（村武氏）

事務局では職員の連帯意識を高めるべく、最近刷新したロゴマークを印刷したシールも作成し、各園に配布している。そのような取り組みを、思いつくのと同時にパッとできるようになったことも、大きな導入効果だと村武氏は語る。

「折り紙に折り線を印刷するなど、カラーPOD機の用途は非常に幅広く、私どもがまだ使いこなせていない機能もたくさんあります。子どもたちを楽しませるため、また業務効率をさらにアップさせるため、引き続き活用レベルを高めていきたいと思っています」（田中氏）

ドキュメンテーション基盤を構築したい

松本氏は今後、年間約5,000部の印刷を外注している「法人報」を内製する意向だ。村武氏は、卒園や誕生日の記念に子どもの名前などを入れたオリジナルのクリアファイルのデザインフォーマットを作成して各園に提供することを計画している。

一方で田中氏が構想するのは、大塚商会を通じて導入した電子データファイリングソフト『楽2ライブラリ』とカラーPOD機の連携だ。

「そうすれば園の職員が作成する手書きの業務日誌もカラーPOD機を通じてデジタルバインダーに保存され、事務局がタイムリーに閲覧できるようになります。ドキュメンテーションの基盤を整備することによっても、園全体の標準化をしっかりと推進できると考えています」と田中氏は力強く語った。