オフィスのIT全般の導入について、分かりやすくお答えします。

投資型マンションで成長を続ける不動産会社がIT基盤を整備。グループ企業全体の管理業務標準化に成功

株式会社えんホールディングス 導入事例

2018年5月取材

不動産業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理情報共有・会議システムセキュリティ営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

福岡県福岡市を拠点に資産運用型マンションを開発する株式会社えんホールディングスは、販売や賃貸管理などを行うグループ会社を擁している。その間接業務の管理には自社開発のシステムを用いてきたが、2016年に分社化したのを機に、本社とグループ各社の管理業務を統一して行えるパッケージシステムの導入に踏み切った。基幹業務システムやグループウェアを刷新すると共に、給与業務を支援するASPサービスや、営業部員が外出先からセキュアに会社の業務データへアクセスできる環境も整備し、多様な業務を効率化させている。

株式会社えんホールディングス

導入先の概要

業種
不動産業
事業内容
建築・開発・総合管理
従業員数
177名(2018年5月現在)
ホームページ
https://www.en-hd.jp/

お客様の声をご紹介

常務取締役 金内 里美氏

「グループ7社の多様な業務の生産性が大きく向上し、諸経費や労務費など経営情報も以前より正確に把握できるようになりました。業務効率が高まったことは、残業の縮減など“働き方改革”にも結び付けられると思います」

情報システム部 情報システムグループ 部長代理 中村 治氏

「システム構築からアフターケアまで、トータルサポートをしてくれるのが大塚商会さんの魅力です。さらなる業務効率化を実現するため、システムの活用法や最新のIT機器についての情報提供に期待しています」

大塚商会担当者からのコメント

「ITのより効果的な活用を全力でサポートします」

株式会社えんホールディングス様とグループ各社様の業務効率向上に向け、基幹業務システムやグループウェア、ASPサービスなどをご導入いただきました。さらに業務の生産性を高めていただくため、引き続きIT基盤の拡充をご支援します。

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導入事例詳細

資産運用型マンションを販売し、建物管理や賃貸管理までサポート

ハイセンスなデザインを施し、福岡の都市景観とも調和する「エンクレストシリーズ」。資産価値の高さから、投資家は全国に及ぶ

株式会社えんホールディングス(以下、えんホールディングス)は、福岡を中心に投資型マンションの開発・管理を行う「えんホールディングスグループ」各社を統括する企業だ。
不動産仲介業として創業したのは1989年。後に主業務を不動産仲介からマンション販売・賃貸管理に移行させ、2000年より自社開発のマンションブランド「エンクレストシリーズ」の供給を開始した。

「当社のマンションは、ご購入者様が自ら居住するのではなく、オーナーとしてご入居者様に賃貸しながら資産運用をしていただくものです。そのため、単身者向けに特化して販売しているのが特徴です」と話すのは、常務取締役の金内 里美氏。
洗練されたデザインで、各種設備やセキュリティも充実したマンションは、福岡県内の分譲マンション販売実績ランキング投資型部門で15年連続トップ(フクニチ住宅新聞調べ)となるなど、高いブランド力を発揮している。入居率は常に98~99%台とあって、近年は投資家が全国に広がり、若年層のオーナーも増えているという。

「その背景には、投資型マンションを販売するだけではなく、建物管理から賃貸管理まで、オーナー様をトータルサポートする独自のビジネスモデルがあります」と金内氏。
同社グループが右肩上がりで業績を伸ばしている要因として、空港や港が市街地に近接し、鉄道網も発達している福岡という都市の特性も挙げられる。福岡市の人口増加数と人口増加率は、全国の政令指定都市で1位(2015年10月国勢調査)。福岡市の発表する人口の伸びについても、2035年ごろまで続くことが予測されている。

博多駅の周辺地域は、企業の支店や支社が集まる支店経済都市であることに加え、九州新幹線の開通により人・モノの流れが活性化している。市内中心部では新しいオフィスビルや商業施設の開発による雇用の場が増加し、単身者向け賃貸マンションのニーズも拡大し続けている。
長く株式会社えんの商号で事業を展開してきたが、2016年7月に会社分割し、各事業部を100%子会社とするグループ体制に移行。親会社の商号が株式会社えんホールディングスに変更された。
そのえんホールディングスは人事や総務などの管理部門業務を担うほか、用地仕入れや新築マンションのデザインワークも担当。不動産市場の動向を把握すると同時に、小規模RC造マンション「LIEBE」シリーズの用地仕入れ・企画・建築管理を行う東京支店も擁している。

傘下には、物件の販売、建物管理や賃貸管理、システム開発などを行う子会社がある。2017年には、近年福岡で活発なコンベンションやイベントなどをサポートする会社も設立され、親会社を含め全7社で構成されるグループは、総合力を生かして多様な事業を展開している。

自社開発システムとパッケージシステムの組み合わせで管理業務を最適化

2016年に各事業部門が分社化されたのを機に、えんホールディングスは人事給与、経理、勤怠など管理業務の効率化に向け、IT基盤の整理に乗り出した。それまでは不動産関連業務も間接業務も、自社で開発した独自のシステムで行っていたが、分社化に伴い複数のグループ会社の管理業務を標準化する必要に迫られたのである。
「賃貸物件の管理など、不動産業界に特化した業務については自社オリジナルのシステムを運用するメリットが大きいのですが、グループ各社の管理業務を統一して行うには、汎用(はんよう)性の高いパッケージシステムを利用する方が効率的だと判断しました」と金内氏は振り返る。

特に人事給与などの管理業務は法令改正があった際に即応する必要があるが、自社で開発したシステムでスピーディーな対応をするのは容易ではないという側面もある。
そこで数社のベンダーに相談して検討した結果、基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』や就業ソリューション『勤次郎Enterprise』などを推奨する大塚商会の提案が採用された。
「選定の基準としたのは、“使いやすさ”と、“柔軟性”です。『SMILE BS 2nd 人事給与』も『勤次郎Enterprise』も、デモを体験して操作性の高さに納得し、特別なカスタマイズをしなくても自社の業務内容にある程度マッチするシステムになるだろうと判断しました」と話すのは、情報システム部 情報システムグループ 部長代理の中村 治氏。
管理業務に新しいシステムを導入したえんホールディングスでは、『勤次郎Enterprise』と『SMILE BS 2nd 人事給与』のデータ連携を行ったことで、『業務効率が飛躍的にアップした』との声も人事部門から上がっている。自社開発した勤怠システムを使っていたときは、細かな残業代の計算などに苦慮していたが、システムを刷新してからはそのようなこともなくなったそうだ。

セキュリティの大幅強化で、生産性の向上と経費削減に結び付く

各専門分野に特化したグループ会社を統括・管理する株式会社えんホールディングスは、分社化後の間接業務の標準化・効率化という課題を克服した

『SMILE BS 2nd 人事給与』と連携して人事給与業務の効率をさらに高めているのが、『たよれーる 給与業務支援サービス』だ。導入以後、グループ会社の全社員がこのASPサービスを利用して給与明細データを閲覧。セキュリティを確保するため、データには社内PCからしかアクセスできない仕組みも構築した。
「以前のように各社員の給与明細を印刷して封かん、配布する作業が不要になり、管理業務の省力化に大きく寄与しています。配布ミスなどによる個人情報の漏えいも効果的に防止できるようになりました」(中村氏)

同社グループは申請業務を適正化するため、『eValue NS ワークフロー』とグループウェア『サイボウズ Garoon』も導入している。
「現在、グループ各社の承認ルートを設定中で、まだテスト運用の段階ですが、間もなく全面運用が開始される見込みです。これまでは稟議書などの承認を受ける際、Excelで作成した書類をプリントして各部署に回していましたが、その手間が省けるだけでも大幅な業務効率向上につながるものと期待しています」(中村氏)

また、グループウェア『サイボウズ Garoon』も活用。主に社内通達とスケジュール管理に利用され、グループ各社が情報を集約して社員間で共有することに役立てている。
自社ブランドのマンションを販売する株式会社えんの営業社員にはiPadが支給されており、メール、予定表、連絡先機能などにアクセスできる『たよれーるOffice365 Exchange Online』と、出先から社内の業務データにセキュアにアクセスできるモバイルソリューション『どこでもワークプレイス』が外出先での業務を支援している。

「ネットワークを通じて社内にある情報を画像として取得し、端末にデータを残さない『どこでもワークプレイス』は、契約関係など秘匿すべき情報を多く扱う不動産業にとって特に有用です」と中村氏。
このように同社はグループ各社の管理業務を標準化しつつも、積極的なIT整備によってセキュリティ性の高い営業環境を構築した。
分社化に伴うシステムの刷新から約2年が経過した今、「多くの業務で生産性の向上と経費削減効果が見られ、労務費なども以前より正確に把握できるようになったことを実感しています」と金内氏は満足そうに語る。

各システムが持つ機能をフル活用し、AIなど新たなIT投資にも意欲的

勤怠や給与管理から、給与明細の発行まで自動化し、さまざまな管理業務が大幅に省力化された

同社がこのようにIT基盤の拡充に注力する背景には、社員の残業時間をできるだけ減らして“働き方改革”を進めたいという思いもある。

「不動産事業をしている関係上、営業部門では新築物件の竣工時、賃貸管理部門では新年度直前の繁忙期などに残業をしなければならないケースもありますが、将来的には19時にオフィスを一斉消灯しようと計画しています。それを実現するために重要なのは、ただ社員に残業禁止を強いるのではなく、業務の生産性を高めて残業そのものを圧縮することだと思います」と金内氏。
IT化はそのための手段であり、深刻な人手不足時代に対応するために不可欠な投資でもあると金内氏は言う。その狙いどおり、同社の取り組みはグループ各社の業務効率化に大きな成果をもたらしたが、中村氏には、「各システムに備わっている多様な機能をまだ十分には使いこなせていない」という思いもあるようだ。

「さまざまな業界への導入事例をお持ちの大塚商会さんには、さらにハイレベルなシステム運用の方法についてアドバイスを頂けることを期待しています。同時に社員には、用意されたIT環境に満足することなく、各業務を効率化するための活用法を自ら模索し、それを全社に提案する姿勢も望まれます」と、中村氏は社員の自発的な取り組みを重視する。
金内氏は、これまで社内に蓄積された不動産業に関する情報を分析し、新たな事業展開に役立てるためのAIの活用にも関心を寄せている。

「膨大な量のデータを蓄えていても、私たちにはそれを分析する手法がありません。最近の大塚商会さんはAIに関するソリューションも扱っておられるので、ビッグデータの活用法についてヒントを頂けるとありがたいですね」(金内氏)

分社化して以後も堅調に業績を伸長させている同社は、既存事業のさらなる拡大と新規事業の開拓に向け、今後も必要なIT投資を意欲的に行っていく構えだ。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』

    人事管理から定型の給与計算業務までをフルサポート。自由項目を利用した独自の人事情報や、履歴の管理、人事異動の判断材料などを収集することができます。

  • 就業ソリューション『勤次郎Enterprise』

    多様化する雇用・勤務・賃金形態に、幅広くスピーディーに対応し、複雑で煩雑な勤怠情報を自動計算する就業(勤怠)管理システムです。

  • グループウェア『eValue NS ワークフロー』

    申請・承認の電子化で、業務プロセスの標準化をサポートします。「帳票の電子化」だけでなく、申請フォームに承認ルートや運用ルールを埋め込んだ「簡単ルート管理」で「内部統制」に対応した業務プロセスの標準化を支援します。

  • グループウェア『サイボウズ Garoon(ガルーン)』

    シンプルで使い勝手の良いインターフェイスで、誰もが使いこなせる操作性を実現したグループウェアです。日英中の3カ国語に対応しています。

  • 『たよれーる 給与業務支援サービス』

    従業員に対する給与明細書の配布業務と給与振込業務を支援するASPサービスです。給与計算処理後に印刷、封かん、仕分けといった面倒な作業は不要となり、業務効率の向上とコスト削減を実現します。

  • 『たよれーる Office365 Exchange Online』

    場所や時間に関係なく、会社PCやモバイルPC、スマートフォンなどのデバイスからメール、予定表、連絡先にアクセスできます。さらに、ウイルスやスパム対策も標準搭載し安心してご利用いただけます。

  • モバイルソリューション『どこでもワークプレイス』

    スマートデバイスの紛失・盗難や、社内業務システムへの接続による情報漏えいといったリスクを軽減する「どこでもワークプレイス」をご紹介します。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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