複合機で電子化した文書をそのままクラウドストレージに直接保管し、業務の効率化とコスト削減を同時に実現

「複合機で電子化した文書が『Googleドライブ』の所定のフォルダーに自動的に保管される仕組みを低コストで実現し、働き方改革にも寄与しています」

株式会社ユーグレナ 導入事例

サービス業101~1,000名文書管理・スキャニング複合機・コピー機活用クラウド紙文書の管理・活用コスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化

株式会社ユーグレナは、豊富な栄養素を有する微細藻類のミドリムシを屋外で培養することに世界で初めて成功したパイオニア企業だ。ミドリムシを活用した健康食品や化粧品の製造・販売に加え、エネルギー環境事業にも取り組んでいる。同社では、FAXで送られてくる注文書をいかに効率よく管理するかが一つの課題だったが、リコー製の複合機と電子化アプリケーションを活用し、受信FAX文書をクラウドストレージに直接保管する仕組みを低コストで実現。同時に印刷枚数の削減にも成功している。

2018年12月取材

株式会社ユーグレナ

導入先の概要

業種
バイオベンチャー
事業内容
ユーグレナなどの微細藻類の研究開発・生産、食品や化粧品の製造・販売、バイオ燃料技術開発や環境関連技術開発など
従業員数
204名(単体:2018年9月末現在)
ホームページ
https://www.euglena.jp/

導入の狙い

  • 複合機で電子化した文書を、クラウドストレージに保管したい
  • 複合機の運用コストや出力コストを削減したい

解決策

複合機を活用した電子化アプリケーションの連携

導入したメリット

  • 複合機とクラウドの連携を低コストで実現できた
  • ICカード認証の実装で1人当たりの出力枚数が3割程度削減された
  • 複合機で受信したFAX文書を抜けもれなく確実に保管できるようになった
  • 管理部長 須佐 大介氏

    「ITによる業務改善は、当社の中でも働き方に変化をもたらしています。これからも業務改善につながる提案をお願いします」

  • 情報システム部 主任 山口 真弓氏

    「新しい複合機でICカード認証を実装したことで、印刷物の取り忘れなどがなくなり、社内文書のセキュリティ対策も強化されています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
リコー製複合機RICOH MP Cシリーズ詳しく見るお問い合わせ
複合機の活用ソリューションEasyファクス詳しく見るお問い合わせ
複合機の活用ソリューションリコー 個人認証システム AE2詳しく見るお問い合わせ
複合機アプリケーションQuickスキャン V4詳しく見るお問い合わせ

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導入事例詳細

豊富な栄養成分がある微細藻類のバイオベンチャー

微細藻類のミドリムシ(学名:ユーグレナ)を活用した健康食品や化粧品を製造・販売

株式会社ユーグレナ(以下、ユーグレナ)は、微細藻類のミドリムシ(学名:ユーグレナ)を活用した健康食品や化粧品の製造・販売を行っているバイオベンチャーだ。植物のように光合成を行い、栄養分を体内にため、動物のように細胞を変形させて動くミドリムシは、植物と動物の栄養素59種類(ビタミン、ミネラル、アミノ酸。不飽和脂肪酸など)をあわせ持っているため、サプリメントの材料として最適だという。特にミドリムシだけに存在する特有成分「パラミロン」は、食物繊維のような難消化性であるため腸内環境に作用して、さまざまな効果をもたらすことが明らかになっている。
「まだ明確な科学的根拠は解明されていませんが、ミドリムシの有用成分は、便秘に効く、目覚めがいい、血糖値が下がるなど、健康食品として多くのメリットがあるといわれています。当社は、そのミドリムシの屋外での大量培養に世界で初めて成功し、食品や化粧品のヘルスケア事業をいち早く展開しているパイオニア企業です」と管理部長の須佐 大介氏は語る。

近年は、ミドリムシをバイオ燃料として活用するエネルギー・環境事業にも注力。2018年10月31日に日本初のバイオジェット・ディーゼル燃料製造実証プラントを横浜市鶴見区の京浜臨海部に竣工(しゅんこう)し、商用化に向けた取り組みを開始した。
「ミドリムシは、二酸化炭素と太陽光で増殖します。体内に取り込んだ二酸化炭素が栄養素や油になり、その油を燃料に使用します。もともと大気中にあった二酸化炭素を活用するので環境に影響を与えず、地球に優しいことが大きな利点といえます」(須佐氏)

複合機で受信したFAX文書の課題解決に着手

ユーグレナは、全国の問屋を通じてスーパーマーケットやコンビニエンスストアに健康食品や化粧品を販売している。以前からFAXによる注文や紙の資料を複合機のスキャナー機能を使って電子化し、レンタルサーバーや社員各自のPCフォルダーに振り分けて管理する取り組みを行っていた。

しかし、従来のレンタルサーバーはデータ容量に制限があり、社外にいるときは電子化した文書を取り出せないなど、運用面でさまざまな課題に直面していた。
「以前からFAX文書の電子化は進めていたのですが、ネットワーク上の問題などによって、電子化した文書が所定のフォルダーにきちんと保管されていないことがあり、社員からクレームが寄せられることもありました」と情報システム部 主任の山口 真弓氏は語る。

また、営業部門や経営企画部門では、PCで作成した提案資料や会議資料を、複合機を使ってカラーで印刷する機会が多く、トナー代や紙代などを削減することも喫緊の課題の一つだった。
「当時は出力枚数の管理をまだ行っていなかったので、カラーもモノクロも好きなだけ印刷していました。その結果、出力コストは増え続ける一方でした」(須佐氏)

そこで、複合機の老朽化を機に、業務効率の向上とコスト削減を図るため、業務環境を刷新する取り組みに着手することにした。

複合機の電子化アプリケーションを有効活用

複合機で受信したFAX文書をオンラインストレージに自動的に保管される仕組みを構築し、業務効率を高めている

出力環境の再構築に際しては最初にレンタルサーバーの見直しを行い、Googleが提供しているクラウドストレージサービス『Googleドライブ』への移行を決めた。
「『Googleドライブ』を選定した理由は、低コストで大量のデータを保存できることです。また、モバイルデバイスからデータを取り出せば、いつでも仕事ができる環境を整えられることが大きな利点でした」(須佐氏)

ITベンダー数社に複合機の入れ替えについての提案を依頼した同社は、その中から大塚商会が提案した複合機『RICOH MP Cシリーズ』を選定した。
「大塚商会さんの提案内容は、保守費用を含めた運用コストが最も安く、1枚当たりの印刷費用を大幅に軽減できるという点で、他企業と比べてメリットがありました。そのうえで、FAX文書の電子化には『Easyファクス』、紙文書の電子化には『Quickスキャン V4』を導入することで、複合機で受信したFAX文書やスキャンデータを『Googleドライブ』に自動的に保管する仕組みを、低コストで構築できることが決め手となりました」(須佐氏)

複合機とクラウドサービスのデータ連携を実現

複合機の操作パネル上で保存先フォルダーの設定やファイル名の付与が簡単に行えるようになった

『Easyファクス』や『Quickスキャン V4』を活用することで、複合機とクラウドサービスのシームレスな連携を実現し、保存先フォルダーの設定やファイルのリネーム処理が手間なく簡単に行えることが大きな導入のポイントだった。
「『Easyファクス』は、FAX番号を元に自動的にお客様ごとのフォルダーを作成し、そこに受信した注文書が自動的に振り分けされます。今回、大塚商会さんに提案いただいた複合機ソリューションは、当社の煩雑な業務フローをスリム化できる、最適なシステムでした」(山口氏)

複合機は東京本社に3台設置し、その後、大阪営業所と横浜市鶴見区の中央研究所に1台ずつ設置。全ての複合機から『Googleドライブ』へデータを直接保管できる業務環境を、短期間で構築することに成功している。

必要なファイルを即座に参照できる業務基盤を構築

今回のシステムを導入したことで、業務効率が確実に向上している。具体的には、保存先のフォルダーの設定が簡単に行えるようになり、所定のフォルダーに確実に保管されるようになった。それにより、必要なファイルをすぐに取り出せるようになった効果は大きい。
「お客様から過去の注文内容について問い合わせがあったときに、たとえ担当者が不在でも、そのお客様のフォルダーを見て検索すれば、即座に対応することができます」(山口氏)

また、レンタルサーバーを利用していたときはデータ容量に制限があるため、不要なファイルを取り除くメンテナンス作業を定期的に行う必要があった。しかし、『Googleドライブ』へ移行してからは、そうしたメンテナンスの手間も省けるようになった。
「『Quickスキャン V4』でスキャンしたデータを『Googleドライブ』に保管しておけば、モバイルデバイスを使って、外出先や自宅からでも確認できるので、いつでもどこでも仕事ができます。その意味では、当社が進めている働き方改革にも寄与しています」(須佐氏)

ICカード認証の実装で社員のコスト意識が高まる

新しい複合機は、社員証を利用したICカード認証も実現している。誰がいつどのファイルを何枚印刷したのか、情報システム部できちんと管理していることを周知することで、社員の印刷物に対するコスト意識が格段に高まったという。
「集計した部署別の出力枚数を発表したところ、不要な印刷物が一気に減りました。今の複合機は、操作パネル上で事前に出力イメージを確認できるので、印刷を取りやめたい場合は中断できます。出力枚数は、おそらく1人当たり3割程度は削減されていると思います」(山口氏)

また、ICカードで複合機の操作パネルにタッチしないと出力できないので、以前のようにトレーに印刷物が放置されている状態がなくなり、部外者への情報漏えいのリスクも軽減された。

ユーグレナでは、社内の規約や申請書類などを電子化して共有する文化は根付いているが、今後もあらゆる業務の電子化を推進し、ペーパーレス化を促していく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「お客様の要望に合った最適なソリューションをご提供します」

株式会社ユーグレナ様は、複合機で電子化した文書をクラウドストレージに保管することで、さまざまな業務改善を実現されています。今後もお客様の期待に応える最適なソリューションをご提供します。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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