数万件に及ぶ紙の契約書類を複合機アプリケーションで電子化。検索性の向上でスムーズな顧客対応を実現

導入先の概要

導入製品情報

シニア層をターゲットとするオリジナルの少額短期保険を販売

保険の募集は、基本的に各地の冠婚葬祭互助会に設けられた代理店によって行われ、『葬儀充当型保険』については冠婚葬祭互助会会員のみへの販売だ。しかし最近は、同社のウェブサイトを通じて『50歳からの入院保険』に加入する非会員が増加傾向にある。

膨大な顧客データの検索性を向上させたい

延べ約3万名の契約者を持つ同社の業務にとって以前から大きな課題となっていたのが、保険契約に関する書類管理の効率化だ。同社では契約者ごとに保険加入申込書、病歴や健康状態が記載された告知書、保険料預金口座振替依頼書を保管している。これら約3万名分の紙書類は膨大な量になり、保管書庫のスペースが手狭になっていた。また、契約者からの問い合わせ業務の効率の面でも問題があった。

「当社のコールセンターには、お客様から契約内容等に関するさまざまなお問い合わせが寄せられます。それに対応するには、書庫に保管している膨大な数のバインダーから該当書類を探し出して参照しなければならず、その間、電話を保留してお客様をお待たせしたり、あらためてお客様に掛け直したりするのが実情でした。書類を探す手間を省いてお問い合わせに即応するため、紙書類を電子化して検索性を高める必要がありました」と、専務取締役の宮武 栄徳氏は語る。

契約者に関するあらゆる情報をデータ化

『Quickスキャン V4』は『楽２ライブラリ』と文書管理機能を連携させることができる。書類の電子化作業は、複合機のタッチパネル画面に『楽２ライブラリ』の階層が表示され、事前に作成した証券番号フォルダを選択することで自動的に保存される。書類の検索作業は、自席のPCで書庫の紙書類を探す感覚で目的のバインダーを選択するだけで、必要な書類を簡単に見つけることができる。また書類の閲覧もページをめくるように行え、マーカーや付箋の利用も可能だ。さらに、複数のスタッフが同時に閲覧可能なので、問い合わせ業務の効率が大幅にアップしている。

業務効率化に加えさらなるセキュリティ強化も推進

「業務効率とセキュリティの向上を全力でご支援します」

エスエスアイ富士菱株式会社様の課題解決に貢献できたことをうれしく思います。さらなる業務の効率化とセキュリティ性の向上に向け、引き続き多角的なIT化をご支援させていただきます。