数万件に及ぶ紙の契約書類を複合機アプリケーションで電子化。検索性の向上でスムーズな顧客対応を実現

「書類をデータ化して検索性を高めることで、お問い合わせに即応できる業務環境が実現。個人情報を保護するセキュリティ対策にも万全を期しました」

エスエスアイ富士菱株式会社 導入事例

金融・保険業1~100名文書管理・スキャニング複合機・コピー機活用セキュリティ紙文書の管理・活用経営基盤強化・リスク対策コスト削減・売り上げ向上

大阪府守口市に本社を置くエスエスアイ富士菱株式会社は、少額短期保険を扱う保険会社である。延べ約3万人にも及ぶ契約者からのさまざまな問い合わせに対応するには、別室の書庫に保管された数万枚の契約関係書類から該当書類を探しにいく必要があった。これらの業務環境改善に向け同社は、複合機を最新の機種に置き換え、書類を電子化するためのアプリケーションソフトとドキュメントファイリングソフトを導入。全ての書類を電子化することで問い合わせに即応できる体制を整えると同時に、個人情報保護のための万全のセキュリティ対策も施した。

2018年11月取材

エスエスアイ富士菱株式会社

導入先の概要

業種
保険業
事業内容
少額短期保険の引き受け
従業員数
10名(2018年11月現在)
ホームページ
http://www.fujibishi.com/

導入の狙い

  • 顧客情報の検索性を高めたい
  • 複合機によるコピーのカウンター料金を低減させたい
  • 電子化した顧客情報を厳重に管理したい

解決策

最新の複合機とアプリケーションを活用しての紙書類の電子化をご提案

導入したメリット

  • 機能的なデータ検索が可能になり、問い合わせに即応できるようになった
  • 顧客情報を安全に管理できる体制が整えられた
  • 複合機によるコピーのコストが低減した
  • 代表取締役 川野 洋司氏

    「当社が保管するデータには個々のお客様のセンシティブ情報が含まれるので、現状に満足することなくさらに強固なセキュリティ環境を整備していくつもりです。今後も大塚商会さんの提案力に期待しています」

  • 専務取締役 宮武 栄徳氏

    「少人数の担当者で多数のお客様のお問い合わせに対応する当社にとって、データ検索性の向上は喫緊の課題でした。当社の業務内容にマッチするソリューションを提供していただけたことに満足しています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
リコー製複合機RICOH MP Cシリーズ詳しく見るお問い合わせ
複合機アプリケーションQuickスキャン V4詳しく見るお問い合わせ
ドキュメントファイリングソフト楽2ライブラリ詳しく見るお問い合わせ

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

整形ずみPDFを入手

エスエスアイ富士菱株式会社 導入事例(PDF:2,819KB)

導入事例詳細

シニア層をターゲットとするオリジナルの少額短期保険を販売

シニア層に向けて目的を絞った少額短期保険の販売で業容を拡大

エスエスアイ富士菱株式会社は、2006年の保険業法改正を受けて販売可能になった、少額短期保険を扱う保険会社である。少額短期保険とは、生命保険や医療保険が1年、損害保険が2年と一般の保険に比べて保険期間が短期で、保障金額も少額のものをいう。「既に加入している保険を補強したい」「安価な掛け金で最低限の保障を確保したい」といったニーズに応え、入院部分に特化した医療保険など、ニッチな商品を取りそろえているのも特色だ。この少額短期保険を扱えるのは、金融庁が定める厳しい基準をクリアし、各地域の財務局に登録された事業者のみである。
「当社は全国11社の冠婚葬祭互助会の出資を受けて設立されました。主力商品は50歳から84歳の方を対象に、入院保障に目的を絞ることで保険料を低額にした『50歳からの入院保険』です。また、葬儀費用の負担を軽減するための『葬儀充当型保険』も販売しており、こちらも多くのお客様にご利用いただいております」と話すのは、代表取締役の川野 洋司氏。

保険の募集は、基本的に各地の冠婚葬祭互助会に設けられた代理店によって行われ、『葬儀充当型保険』については冠婚葬祭互助会会員のみへの販売だ。しかし最近は、同社のウェブサイトを通じて『50歳からの入院保険』に加入する非会員が増加傾向にある。

膨大な顧客データの検索性を向上させたい

延べ約3万名の契約者を持つ同社の業務にとって以前から大きな課題となっていたのが、保険契約に関する書類管理の効率化だ。同社では契約者ごとに保険加入申込書、病歴や健康状態が記載された告知書、保険料預金口座振替依頼書を保管している。これら約3万名分の紙書類は膨大な量になり、保管書庫のスペースが手狭になっていた。また、契約者からの問い合わせ業務の効率の面でも問題があった。

「当社のコールセンターには、お客様から契約内容等に関するさまざまなお問い合わせが寄せられます。それに対応するには、書庫に保管している膨大な数のバインダーから該当書類を探し出して参照しなければならず、その間、電話を保留してお客様をお待たせしたり、あらためてお客様に掛け直したりするのが実情でした。書類を探す手間を省いてお問い合わせに即応するため、紙書類を電子化して検索性を高める必要がありました」と、専務取締役の宮武 栄徳氏は語る。

紙書類をスキャンして電子化できる複合機とアプリケーションを導入

そこで同社は、複合機の利用などで取引のあった大塚商会に相談。折しも複合機の老朽化に伴う入れ替えを検討していた時期に当たったことから、大塚商会は既存の機種と比べてカウンター料金が安価な最新鋭の複合機へのリプレースを実施。また、その複合機を用いて紙書類を電子化できるアプリケーション『Quickスキャン V4』と、電子化したデータを簡単に効率よく管理するために、ドキュメントファイリングソフト『楽2ライブラリ』との連携を提案した。
「課題に明確なソリューションを提案してくれる大塚商会さんに全幅の信頼を置いており、ほかのベンダーの製品と比較検討することはありませんでした。導入に際しては以前から懇意にしている技術担当者の方が何度も来社し、『Quickスキャン V4』と『楽2ライブラリ』の操作法を丁寧にレクチャーしてくださいました」(宮武氏)

こうして同社は、蓄積された紙書類を電子化する作業に着手した。個人情報でもある非常に重要な書類が万一にも破損や紛失しないように一枚ずつ慎重にスキャン作業を実施し、数万枚の書類を全てデータ化するのに、3名の担当者が半年以上の時間をかけたという。

契約者に関するあらゆる情報をデータ化

『Quickスキャン V4』は『楽2ライブラリ』と文書管理機能を連携させることができる。書類の電子化作業は、複合機のタッチパネル画面に『楽2ライブラリ』の階層が表示され、事前に作成した証券番号フォルダを選択することで自動的に保存される。書類の検索作業は、自席のPCで書庫の紙書類を探す感覚で目的のバインダーを選択するだけで、必要な書類を簡単に見つけることができる。また書類の閲覧もページをめくるように行え、マーカーや付箋の利用も可能だ。さらに、複数のスタッフが同時に閲覧可能なので、問い合わせ業務の効率が大幅にアップしている。

書庫に行くことなく目的の書類を検索できる環境を実現

取り込んだデータはバインダーにとじてキャビネットに保管。オフィスのキャビネットを再現した分かりやすい画面で管理

『Quickスキャン V4』によって紙書類が電子化されたことで、証券番号や名前で検索すれば目的の書類にすばやくアクセスできるようになり、その対応スピードは著しく向上した。
「担当者はPCで必要な書類をすぐに閲覧できるので、お問い合わせいただいたお客様を長時間お待たせして書類を探すことがなくなりました。『楽2ライブラリ』はデータを更新することも可能なので、お客様の情報を常に最新の状態にアップデートできるのも魅力です」(宮武氏)

契約書類などは原本を保存しておく必要があるため、書庫に保管しているのは以前と同様だが、『Quickスキャン V4』による電子化以降は、万一原本に破損や紛失などが生じてもバックアップデータがあるという安心感を得られたのも大きな収穫だと川野氏は言う。

『楽2ライブラリ』にはクラウドサービスを利用したモバイル連携機能もある。しかし、個人情報である病歴や現在の健康状態といった保険契約者のセンシティブ情報は慎重に取り扱い、絶対に流出を避けなければならない。あえてクラウド利用はせず、電子化したデータを鍵の掛かるサーバーラック内のNASに保管。データのバックアップもNAS内で行うなど、厳格な管理体制を敷いている。

業務効率化に加えさらなるセキュリティ強化も推進

マウスをクリックしながら、実物のバインダーのページをめくるような感覚でデータを閲覧できる

書類の電子化で業務効率を飛躍的に高めた同社は、将来の契約者数の伸びによっては、発行・送付コストを低減するため、保険証券のペーパーレス化なども検討する意向だ。ただし同社の契約者は比較的年配の層が多いことから、「紙の証券がないと不安」といった声も重視したいという。
「保険事業を行ううえで何よりも重要なのは、お客様の個人情報を保護するための万全なセキュリティ確保です。今後も当社の監督官庁である近畿財務局の監督指針に合わせたコーポレートガバナンスの強化を続けていく方針で、必要なIT面での整備については、引き続き大塚商会さんの力を借りたいと思います。重要な情報を保管しているオフィスに、より万全なセキュリティを施すべく、現在その施策についてご相談しているところです」と川野氏。

シンプルで分かりやすい商品設計や加入のしやすさを特長とする少額短期保険のニーズは、ますます高まりを示すことが見込まれる。今後のさらなる契約者数拡大を見据える同社は、顧客対応品質の向上につながる業務効率化とセキュリティ強化を重要な事業基盤として位置付けている。

大塚商会担当者からのコメント

「業務効率とセキュリティの向上を全力でご支援します」

エスエスアイ富士菱株式会社様の課題解決に貢献できたことをうれしく思います。さらなる業務の効率化とセキュリティ性の向上に向け、引き続き多角的なIT化をご支援させていただきます。

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

整形ずみPDFを入手

エスエスアイ富士菱株式会社 導入事例(PDF:2,819KB)

  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

関連する導入事例を見る

大塚商会は、オフィスIT全般について、幅広く対応します

大塚商会は、お客様のビジネスチャンスの獲得やコスト削減・生産性向上・競争力強化といった課題や要望に対するソリューションをワンストップでご提供しています。
また、販売したコンピューター・サーバー・通信機器・複合機などのあらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。そして、多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。

大塚商会の企業情報

大塚商会のサポートは、さまざまなメーカー・機器にも対応!

お客様のお手間を取らせず、一つの窓口でいつでも対応します。

導入後も支持される安心のアフターフォローとは?

おかげさまでお客様満足度 3年連続 No.1受賞

大塚商会は、株式会社J.D. パワー ジャパンが行った2018年度法人向けテクニカルサポートコールセンター満足度調査において、<業務ソフト部門>で満足度No.1の評価を受けました。

J.D. パワー“法人向けテクニカルサポートコールセンター満足度3年連続No.1<業務ソフト部門>”

出典:J.D. パワー 2016-2018年法人向けテクニカルサポートコールセンター満足度調査。2018年調査は従業員5名以上の企業2,106社からの回答を得た結果。jdpower-japan.com